Hộ kinh doanh cá thể có cần phải có hóa đơn đầu vào không?

Trong việc sản xuất kinh doanh thì hóa đơn luôn là bằng chứng xác thực cho nguồn gốc hàng hóa và chứng minh doanh thu của cá nhân, tổ chức. Hộ kinh doanh cá thể được thành lập hợp pháp có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thực hiện việc kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Vậy hộ kinh doanh cá thể có cần thiết phải có hóa đơn đầu vào hay không?

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hiện nay, khi giao dịch mua vào hàng hóa, dịch vụ thì pháp luật quy định cá nhân, tổ chức cần có hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa rõ ràng, không phải hàng nhái, hàng giả, hàng buôn lậu và giúp cơ quan nhà nước quản lý về thuế để ngăn chặn việc trốn thuế, gian lận thuế. Hóa đơn đầu vào gồm có nhiều loại như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hay còn gọi hóa đơn trực tiếp, chứng từ thu tiền, …. do cá nhân, tổ chức kinh doanh đã được thành lập hợp pháp đặt in, đăng ký khởi tạo với cục Thuế phát hành hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy.

Theo quy định pháp luật hiện nay có các loại hóa đơn khi kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ gồm:

+  Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn mà các cá nhân, tổ chức khi kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước, hoạt động vận tải trong và ngoài nước, xuất khẩu hoặc xuất vào khu phi thuế quan thực hiện việc kê khai về tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ  

+ Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn mà các cá nhân, tổ chức khi kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nước, xuất khẩu hoặc xuất vào khu phi thuế quan hàng hóa hoặc dịch vụ, kinh doanh hàng hóa trong khu phi thuế quan thực hiện kê khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

+ Một số loại hóa đơn khác như: tem phiếu thu tiền, thẻ, các loại vé, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu phí,….

Hộ kinh doanh cá thể bắt buộc có hóa đơn đầu vào hay không? Theo phân loại hóa đơn trên thì khi hộ kinh doanh nhập hàng hóa, dịch vụ có nhất thiết phải có hóa đơn đầu vào và nếu bắt buộc phải có hóa đơn thì phải là loại hóa đơn nào. Theo quy định thì hộ kinh doanh cá thể khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ thì không được cấp phép sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, chỉ được sử dụng hóa đơn bán hàng (nếu có đăng ký), tức là không thể xuất hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra mà chỉ được xuất hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên, đối với hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể không có hạn chế loại hóa đơn được sử dụng khi nhập hàng hóa, dịch vụ. Dựa vào các quy định pháp luật hiện hành, tùy từng trường hợp khi nhập, mua hòa hóa thì hộ kinh doanh có thể có hóa đơn đầu vào:

2. Những trường hợp không cần hóa đơn đầu vào:

+ Đầu tiên, luật có quy định những trường hợp mà khi cá nhân, tổ chức kinh doanh không cần có hóa đơn khi nhập/mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào:

Hộ kinh doanh cá thể không cần hóa đơn nhưng sẽ phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào (có mẫu 01/TNDN theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC) nếu thực hiện mua hàng hóa với các mặt hàng là nông sản, thủy hải sản của người đánh bắt trực tiếp, người nuôi dưỡng, sản xuất trực tiếp bán ra; là sản phẩm thủ công mỹ nghệ làm bằng vật liệu tự nhiên (đay, cói, tre, mây, vỏ cây dừng, sọ quả dừa, rơm, lá,….) hoặc các nguyên liệu khác được tận dụng sử dụng từ sản phẩm nông nghiệp do người sản xuất thủ công không thực hiện trực tiếp kinh doanh bán ra; là các vật liệu đất, đá, cát sỏi do cá nhân, hộ gia đình tự khai thác mà không vi phạm pháp luật về khai thác tài nguyên trực tiếp bán ra; là phế liệu – những sản phẩm hay vật liệu thu lại từ quá trình sản xuất hoặc tiêu dùng để tái sử dụng; là đồ dùng, tài sản hoặc dịch vụ do cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh trực tiếp bán ra; là hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ gia đình thực hiện kinh doanh có mức doanh thu một năm dưới 100 triệu đồng (mức doanh thu quy định hiện nay bắt đầu phát sinh thuế giá trị gia tăng).

Như vậy, nếu hàng hóa mua vào mà không thuộc những trường hợp trên thì hộ gia đình khi nhập/mua hàng hóa, dịch vụ có thể cần có hóa đơn đầu vào để hợp lệ được số hàng hóa, dịch vụ này khi kinh doanh.

+ Thứ hai, theo quy định pháp luật thì khi bán hàng hóa, dịch vụ mà có giá trị thanh toán nhỏ hơn 200.000 đồng thì không cần lập hóa đơn trừ trường hợp là người nhập/mua hàng hóa, dịch vụ có yêu cầu lập và giao hóa đơn.

Nên, chỉ trừ khi hộ kinh doanh cá thể có nhu cầu thì việc nhập hàng hóa, dịch vụ về để kinh doanh với giá trị dưới 200.000 đồng của cá nhân, tổ chức kinh doanh khác thì không cần phải hóa đơn đầu vào.

3. Hộ kinh doanh cá thể có cần hóa đơn đầu vào không?

– Loại trừ hai trường hợp trên thì việc hộ kinh doanh cá thể nhập/mua vào hàng hóa, dịch vụ thì bắt buộc phải có hóa đơn.

Hóa đơn ở đây có thể là hóa đơn giá trị gia tăng – hóa đơn VAT, hay hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn bán hàng – hóa đơn trực tiếp. Theo khái niệm phân loại thì hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn của doanh nghiệp sử dụng khi tính thuế theo phương pháp khấu trừ còn hóa đơn bán hàng thường là hóa đơn của cá nhân, hộ kinh doanh khác sử dụng khi tính thuế theo phương pháp trực tiếp. Nên, hộ kinh doanh cá thể nhập vào hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên và không thuộc trường hợp lập Bảng kê mua mẫu 01/TNDN thì phải có hóa đơn: nhập hàng hóa từ doanh nghiệp thì cần có hóa đơn đầu vào là hóa đơn giá trị gia tăng; còn nhập hàng hóa từ những cá nhân, tổ chức kinh doanh khác (ví như hộ kinh doanh khác) thì cần có hóa đơn đầu vào là hóa đơn bán hàng.

Nếu hộ kinh doanh cá thể không có hóa đơn đầu vào khi cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa về nguồn gốc, xuất xứ, chất lượng mà hộ kinh doanh không chứng minh được xuất xứ hàng hóa có thể bị xử phạt hành chính. Tại Nghị định 124/2015/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 185/2013/NĐ-CP có quy định về mức xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm liên quan về nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa. Khi hộ kinh doanh cá thể nhập/mua vào hàng hóa mà không có hóa đơn, chứng từ hoặc không chứng minh được nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa thì có thể bị xử phạt từ 200.000 đồng đến 40.000.000 đồng kèm theo các hình thức xử phạt bổ sung như tịch thu hàng hóa – tang vật vi phạm. Ngoài hình phạt chính (phạt tiền) và hình phạt bổ sung thì chủ thể thực hiện hành vi vi phạm có thể bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả như: tiêu hủy tang vật, buộc thu hồi tang vật vi phạm để tiêu hủy,…

Vậy để không bị xử lý pháp luật, hộ kinh doanh cá thể phải chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong khi nhập/mua vào hàng hóa. Việc chứng minh thể hiện bằng: hộ kinh doanh cá thể lấy hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng – hóa đơn trực tiếp) thanh toán, những bằng chứng giao dịch (ví dụ như bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ,…) và khi bị kiểm tra thì hộ kinh doanh cá thể xuất trình hóa đơn thanh toán hoặc bằng chứng giao dịch khi mua vào hàng hóa cho cơ quan quản lý thay cho giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.