Hằng năm có phải xây dựng, đăng ký thang bảng lương không? Mức xử phạt đối với trường hợp không đăng ký thang bảng lương theo quy định của pháp luật.
Xây dựng thang bảng lương là trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp khi hoạt động, xây dựng chi tiết bảng lương của người lao động đối với từng vị trí, chức danh, nhiệm vụ khác nhau. Theo đó, thang bảng lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Tùy theo năng lực, mức độ phức tạp của công việc. Doanh nghiệp sẽ trả lương cho người lao động dựa trên thang bảng lương đã xây dựng. Vậy, thang bảng lương của người lao động có phải thay đổi hằng năm hay không? Bài viết này, Luật Dương gia xin được phân tích về vấn đề hằng năm có phải xây dựng, đăng ký thang bảng lương.
Mục lục bài viết
1. Hằng năm có phải xây dựng thang bảng lương không?
Trước khi phân tích về việc xây dựng thang bảng lương cho người lao động thì chúng tôi xin được phân tích sơ qua về bảng lương là gì?
Bảng lương được xác định dựa trên vị trí, tính chất công việc, kinh nghiệm, tay nghề của người lao động. Trong một doanh nghiệp, không nhất thiết phải có cùng một mức lương mà có thể xây dựng nhiều mức lương khác nhau trên cơ sở chức danh, vị trí của người lao động. Mức lương chi trả cho người lao động cùng một công việc mà ở các công ty khác nhau thì bảng lương chi trả cho người lao động cũng khác nhau. Người lao động có nhiều kinh nghiệm và tay nghề lâu năm thì mức lương của người lao động sẽ ngày càng cao dựa trên hệ số lương theo thang bảng lương của công ty đưa ra.
Vậy thang lương là gì? Thang lương dùng để xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lương theo trình độ lành nghề giữa những công nhân cùng nghề hoặc nhóm nghề giống nhau khi họ đảm nhiệm những công việc có mức độ phức tạp khác nhau.
Căn cứ theo Điều 93 của Bộ luật Lao động 2019có quy định về việc xây dựng thang lương, bảng lương như sau:
“Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.”
Căn cứ theo Điều 7
– Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.
– Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất, số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
– Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương do công ty xác định trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh, trong đó:
+ Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
+ Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
+ Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
+ Khi xây dựng và áp dụng thang lương, bảng lương phải bảo đảm bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động, đồng thời phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện nâng bậc lương.
Như vậy, công ty sẽ phải xây dựng thang lương, bảng lương để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động. Điều đó có nghĩa rằng, trước khi tuyển dụng lao động thì người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương. Nếu công ty không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc không nộp thang lương, bảng lương thì công ty bạn mới bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về lao động.
Thực tiễn cho thấy, để tránh mất thời gian xây dựng thang lương, bảng lương hằng năm thì người sử dụng lao động thường xây dựng thang bảng lương cao hơn mức lương tối thiểu vùng quy định để tránh phải làm thủ tục chỉnh sửa hoặc thay đổi thang bảng lương. Việc xây dựng thang bảng lương sẽ được thực hiện trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải nộp thang bảng lương. Doanh nghiệp sẽ xây dựng thang bảng lương mới hoặc chỉnh sửa thang bảng lương khi mức lương chi trả cho người lao động hiện tại khác mức lương mà doanh nghiệp đăng ký với cơ quan nhà nước trước đó.
2. Hằng năm công ty có phải đăng ký thang bảng lương không?
Xây dựng thang bảng lương thể hiện sự minh bạch trong việc trả lương cho nhân viên theo đúng năng lực. Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thuận lợi trong việc thương lượng trả lương cho nhân viên. Vì căn cứ vào thang bảng lương mỗi người lao động sẽ được trả theo đúng quy định và năng lực làm việc của mình. Từ đó, tạo động lực cho người lao động phấn đấu để đạt mức lương cao hơn và năng suất lao động cũng được tăng lên. Thang bảng lương còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý lao động trong công ty điều đó giúp người quản lý doanh nghiệp có thể quản lý chi phí lương hiệu quả hơn.
Như ở trên chúng tôi có phân tích, việc xây dựng thang bảng lương không bắt buộc phải thực hiện xây dựng hằng năm. Vì vậy, việc đăng ký thang bảng lương hằng năm với cơ quan quản lý về lao động cấp huyện sẽ không bắt buộc đối với doanh nghiệp. Khi muốn thay đổi bảng lương, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện việc xây dựng và đăng ký thay đổi lại bảng lương hoặc chỉnh sửa lại bảng lương.
– Khi đăng ký thang bảng lương lần đầu, bên người sử dụng lao động cần phải chuẩn bị những giấy tờ sau:
+ 01 Giấy ủy quyền của tập thể người lao động cho 1 cá nhân (đơn vị không có tổ chức công đoàn cơ sở). Kèm theo danh sách người lao động ủy quyền.
+ 01 Quyết định thành thành lập hội đồng xét duyệt thang bảng lương.
+ 02 bản Thang lương, bảng lương.
+ 01 bản phụ cấp lương (nếu có).
+ 01 bản quy định chi tiết mô tả chức danh công việc.
+ 01 Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương.
+ 01 Biên bản họp hội đồng xét duyệt thang bẳng lương.
+ 01 Biên bản thỏa thuận giữa người lao động và chủ sử dụng lao động.
+ 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
+ 01 bản công văn thông báo thang bảng lương.
+ 01 bản công văn đăng ký hệ thống thang lương, bảng lương.
(Biên bản cuộc họp Ban chấp hành công đoàn về việc thống nhất thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng (nếu doanh nghiệp nào chưa có tổ chức công đoàn thì có biên bản của đại diện người lao động về việc thống nhất thang lương, bảng lương do doanh nghiệp xây dựng).
– Khi doanh nghiệp thay đổi, điều chỉnh lại mức lương thì phải làm thủ tục đăng ký thay đổi, điều chỉnh lại mức lương cần phải chuẩn bị những giấy tờ sau:
+ 03 bản Thang lương, bảng lương mới.
+ 03 bản phụ cấp lương (nếu có).
+ 01 bản thang lương, bảng lương cũ ( Phòng Lao động-TB&XH quận đã xác nhận).
Để dễ quản lý các doanh nghiệp trong việc chi trả tiền lương cho người lao động dưới mức tiền lương do chính phủ quy định và ngăn chặn các hành vi không đăng ký thang bảng lương. Căn cứ theo
“Điều 16. Vi phạm quy định về tiền lương
1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
b) Không lập sổ lương và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;
c) Khi thay đổi hình thức trả lương, người sử dụng lao động không thông báo cho người lao động biết trước ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện;
d) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động;
đ) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;
e) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng.”
