Hạch toán tiền thuê nhà là một trong những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên của hầu hết các doanh nghiệp. Dưới đây là quy định của pháp luật về hạch toán tiền thuê nhà cho giám đốc, cho người lao động.
Mục lục bài viết
1. Khi nào cần thuê nhà cho giám đốc, cho người lao động?
Quá trình sống và tồn tại của con người luôn gắn liền với nhu cầu nhất định. Tự bản thân mỗi cá nhân và pháp nhân không thể thỏa mãn được nhu cầu này nên quá trình trao đổi các nhu cầu với nhau xuất hiện như một tất yếu của cuộc sống. Trong các phương tiện được các chủ thể sử dụng để xác lập các quan hệ với chủ thể khác thì hợp đồng được coi là một trong những phương tiện quan trọng bậc nhất để các chủ thể trao đổi và thỏa mãn các nhu cầu cơ bản đến nâng cao của mình, từ các nhu cầu sinh hoạt giản đơn cho đến nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình. Trong đó xác lập và thực hiện các giao dịch liên quan đến nhà ở được coi là phương tiện để thỏa mãn một trong ba nhu cầu thiết yếu của con người đó là nhu cầu về chỗ ở. Nhìn chung thì, pháp luật hiện nay luôn thể hiện tính ưu việt của chính sách hỗ trợ người lao động còn khó khăn về nhà ở để họ yên tâm làm việc; hỗ trợ doanh nghiệp “giữ chân” được người lao động để có nhân lực cho phục hồi, phát triển sản xuất, kinh doanh; đồng thời các chính sách này cũng thể hiện sự hỗ trợ doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh “thu hút” được lao động vào làm việc. Hiện nay thì có rất nhiều hiện tượng người lao động đi làm xa quê, không có chỗ ở ổn định khiến cuộc sống của họ càng trở nên khó khăn, khi đời sống lao động ngày càng vất vả và phải lo một lúc nhiều khoản kinh phí khác nhau. Vì thế, chế định này đặt ra là phù hợp với thực tế và thể hiện rõ nét chính sách ưu tiên đối với người lao động – được coi là bên yếu thế trong xã hội.
2. Hạch toán tiền thuê nhà cho giám đốc, cho người lao động:
Thứ nhất, phương thức hạch toán tiền thuê nhà khi chủ thể bên thuê là doanh nghiệp. Khi tiến hành đặt cọc tiền thuê nhà, thì các chủ thể có thẩm quyền sẽ phải dựa vào chứng từ thanh toán trả trước và hợp đồng thuê nhà, cụ thể là kế toán sẽ tiến hành hạch toán tiền thuê nhà như sau:
– Nợ tài khoản 331, là tài khoản dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp với bên bán, bao gồm cả các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, bao gồm các khoản thanh toán và ứng trước, thì phải trả cho người bán (hay còn gọi là tiền đặt cọc);
– Nợ tài khoản 242, là tài khoản dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau, thì sẽ dùng chi phí tiền nhà trả trước dài hạn;
– Nợ tài khoản 133, dùng để phản ánh thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ.
Cho đến giai đoạn cuối kỳ thì chủ thể có thẩm quyền là kế toán phải tiến hành phân bổ hạch toán tiền thuê nhà:
– Nợ tài khoản 642, là tài khoản dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp …), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… hay còn gọi là chi phí quản lí doanh nghiệp;
– Nợ tài khoản 242, là tài khoản dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau., hay còn gọi là chi phí trả trước dài hạn. Về vấn đề nộp thuế, thì doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng, kê khai thuế giá trị gia tăng được khấu trừ trên hóa đơn chứ không được chia số thuế giá trị gia tăng theo thời kỳ kê khai. Vì thế cần phải lưu ý để tránh sai lầm khi hạch toán tiền thuê bất động sản. Tuy nhiên cần lưu ý rằng đối với các khoản từ 20 triệu trở lên thì phải được thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản.
Thứ hai, phương thức hạch toán tiền thuê nhà khi chủ thể bên cho thuê là doanh nghiệp. Khi tiến hành tất toán tiền trong các kỳ thì doanh nghiệp là bên cho thuê phải hạch toán tiền thuê như sau:
– Tài khoản 111 (đây là khoản nợ dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ) và nợ tài khoản 112 (hay còn gọi là tiền gửi ngân hàng);
Tài khoản 511, là tài khoản dùng để phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp, hay còn gọi là tiền cho thuê bất động sản của kỳ hiện tại;
Tài khoản 3331, là thuế giá trị gia tăng phải nộp ghi trên hóa đơn;
Tài khoản 3387, là doanh thu chưa thực hiện (giá cho thuê chưa có thuế giá trị gia tăng). Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng, khi tiến hành hạch toán thuê nhà thì chủ thể có thẩm quyền là kế toán, cần lưu tâm hơn một số vấn đề, doanh nghiệp cho thuê kê khai hóa đơn đầu ra vào kỳ kê khai thuế tại tháng chứ không chia nhỏ thuế giá trị gia tăng cho các kỳ theo kỳ hạn.
3. Tiền thuê nhà cho người lao động có được tính vào chi phí giảm trừ không?
Thứ nhất, đối với người sử dụng lao động: Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính thì, doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động có ghi nhận rõ khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, có đầy đủ chứng từ thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Cụ thể, hóa đơn chứng từ đó bao gồm: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ trả tiền thuê nhà… Riêng đối với trường hợp doanh nghiệp Việt Nam tiến hành kí kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, trong đó nêu rõ rằng, doanh nghiệp Việt Nam là chủ thể chịu toàn bộ các chi phí về chỗ ở cho các đối tác nước ngoài trong thời gian họ làm việc và công tác tại Việt Nam thì chi phí thuê nhà đó do Việt Nam chi trả, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thứ hai, đối với người lao động: Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính thì, khoản tiền thuê nhà, điện nước và các dịch vụ kèm theo đối với nhà ở do đơn vị sử dụng lao động trả hộ tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị không phân biệt nơi trả thu nhập.
4. Một số lưu ý tránh hợp đồng thuê nhà ở cho người lao động vô hiệu:
Thứ nhất, điều kiện về chủ thể. Chủ thể tham gia hợp đồng phải dựa theo quy định của pháp luật tức là phải đáp ứng chủ thể của giao dịch tại Bộ luật Dân sự. Do đó nếu vi phạm điều kiện về chủ thể thì vấn đề thuê nhà sẽ vô hiệu.
Thứ hai, nội dung của hợp đồng không vi phạm điều cấm của pháp luật và trái đạo đức xã hội. Thông thường thì nội dung của hợp đồng gồm các điều khoản theo quy định của pháp luật, nếu trong điều kiện vi phạm thì sẽ được xác định là vô hiệu tuyệt đối. Và đặc biệt là trường hợp này vô hiệu không phụ thuộc vào quyết định của tòa án cũng như thời gian tuyên bố.
Thứ ba, đảm bảo sự tự nguyện và hình thức theo luật định. Tức là phải đảm bảo khả năng nhận thức và làm chủ hành vi tại thời điểm xác lập giao dịch cũng như không bị giả tạo hoặc lừa dối… Đồng thời thì hiện nay hình thức của văn bản chỉ dừng lại ở văn bản thường, vấn đề công chứng chứng thực thuộc quyền yêu cầu của các bên vì thế nên khi đặt ra vấn đề công chứng thì cần phải thực hiện những yêu cầu đó.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Luật Doanh nghiệp năm 2020;
– Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính.
