Hạch toán độc lập là gì? Quy định về đơn vị hạch toán độc lập?

1. Hạch toán độc lập là gì?

Hạch toán độc lập là chế độ tài chính của chi nhánh hoàn toàn độc lập với công ty mẹ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chi nhánh được ghi sổ kế toán tại đơn vị, tự kê khai và quyết toán thuế. Các chi nhánh này đều có con dấu, mã số thuế.

Hạch toán thuế là hình thức hạch toán thuế của các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp ( như chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh ). Tuy nhiên, có thể hiểu khái niệm hạch toán trên cơ sở pháp luật quy định thì hạch toán độc lập là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị trực thuộc ( như chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh ) được ghi sổ kế toán tại đơn vị, tự kê khai và quyết toán thuế.

Hạch toán độc lập tên tiếng anh là independent accounting.

Hạch toán thuế tên tiếng anh là tax accounting.

Đơn vị hạch toán độc lập tên tên tiếng anh là independent accounting unit

Independent accounting is the branch’s financial regime that is completely independent of the parent company. All economic transactions arising at the branch are recorded in the accounting books of the unit, self-declared and finalized tax. These branches all have seals and tax codes.

Independent accounting units are economic organizations with business autonomy and financial autonomy. These units all have their own legal status, operating charter, seal, and separate accounts.

2. Quy định pháp luật về đơn vị hạch toán độc lập:

Thứ nhất, đặc điểm của đơn vị hạch toán độc lập

Theo quy định pháp luật, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Và hạch toán độc lập là chế độ tài chính của chi nhánh hoàn toàn độc lập với công ty mẹ.

Đơn vị hạch toán độc lập là tổ chức kinh tế có quyền tự chủ kinh doanh và tự chủ tài chính, các đơn vị này đều có tư cách pháp nhân, có điều lệ hoạt động, con dấu, tài khoản riêng. Các đơn vị trực thuộc khi thực hiện hạch toán độc lập là phải thực hiện đăng kí nộp thuế riêng và sử dụng hóa đơn riêng với trụ sở chính. Ngoài ra, các đơn vị hạch toán độc lập này được chủ động quản lý và sử dụng vốn của mình và vốn do tổng công ty đầu tư trong mô hình tổng công ty.

Về nhiệm vụ, nhiệm vụ của đơn vị hạch toán là thực hiện kế hoạch kinh doanh chung của tổng công ty, thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh của tổng công ty giao trên cơ sở hợp đồng, chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh phối hợp với tổng công ty, tự chủ kí kết hợp đồng với khách hàng và thực hiện các hợp đồng do tổng công ty giao. Ngoài ra, đơn vị cũng chịu sự giám sát, kiểm tra của tổng công ty, báo cáo định kì các thông tin về đơn vị mình với tổng công ty. Tổ chức hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế trong phạm vi phân cấp quản lý của tổ chức kinh tế cấp trên

Thứ hai, quy định về việc thành lập đơn vị hạch toán độc lập

Việc thành lập, cụ thể là đăng kí về hoạt động chi nhánh được thực hiện theo quy định pháp luật.

Một, về hồ sơ khi đăng kí hoạt động chi nhánh được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện
• Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện

Hai, về nơi đăng kí hoạt động, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng kí hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng kí kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

Ba, về thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng kí kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động

• Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng kí kinh doanh phải thông báo bằng văn bản những nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp để doanh nghiệp bổ sung
• Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động, Cơ quan đăng kí phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do vì sao từ chối việc thành lập chi nhánh hạch toán độc lập
• Trường hợp có thay đổi, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng kí thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Bốn, về địa điểm kinh doanh, khi có quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo đến Cơ quan đăng kí kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh. Địa điểm kinh doanh của chi nhánh có thể không cùng với địa chỉ của trụ sở chính. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Tuy nhiên, đối với đơn vị của doanh nghiệp khi thành lập chi nhánh, doanh nghiệp có quyền lựa chọn chi nhánh đó là hạch toán độc lập hay phụ thuộc. Pháp luật về doanh nghiệp không phân biệt chi nhánh hạch toán độc lập hay phụ thuộc, nhưng có sự khác nhau đối với chế độ kế toán của từng loại hình chi nhánh.

3. Trách nhiệm pháp lý của đơn vị hạch toán độc lập:

Như đã nói ở trên, các đơn vị hạch toán độc lập này đều có tư cách pháp nhân, có điều lệ hoạt động, con dấu, tài khoản riêng. Tuy nhiên, vì là chi nhánh đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, vẫn chưa hoàn toàn độc lập về tài sản. Chi nhánh chỉ có thể nhân danh trụ sở chính thực hiện các quan hệ pháp luật chứ không thể nhân danh chi nhánh đó thực hiện trong một số trường hợp. Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Chi nhánh không phải là một pháp nhân độc lập, do vậy, mọi giao dịch do chi nhánh thực hiện với các đối tác được hiểu là thực hiện theo sự ủy quyền của doanh nghiệp, khi có tranh chấp, phát sinh nợ nần, doanh nghiệp là chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật và trước đối tác.

Do không tách biệt về tài sản và là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, khi chi nhánh lâm vào tình trạng nợ nần thì các chủ nợ có thể khởi kiện doanh nghiệp để đòi nợ. Tức nếu chi nhánh không trả được nợ thì công ty có trách nhiệm thanh toán theo quy định tại điều 84 Bộ Luật Dân sự 2015.

4. Quy định về tạm ngừng, giải thể chi nhánh hạch toán độc lập:

Khoản 1 Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ “chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Thứ nhất, quy định về tạm ngừng kinh doanh đối với chi nhánh hạch toán độc lập

Một, về thời hạn tạm ngừng kinh doanh của chi nhánh hạch toán độc lập

• Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của chi nhánh không được quá 01 năm
• Thời hạn tạm ngừng liên tiếp không được quá 02 năm
• Thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là 15 ngày trước ngày tạm ngừng kinh doanh

Hai, trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp sẽ không phải kê khai thuế cho chi nhánh trong thời gian chi nhánh tạm ngừng kinh doanh. Ngoài ra, chi nhánh không phải nộp thuế môn bài nếu tạm ngừng kinh doanh trọn năm dương lịch, trường hợp tạm ngừng không trọn năm dương lịch thì vẫn phải nộp lệ phí môn bài cả năm

Ba, về hồ sơ tạm ngừng kinh doanh bao gồm

• Thông báo tạm ngừng kinh doanh
• Quyết định của Hội đồng thành viên về việc tạm ngừng kinh doanh
• Biên bản họp hội đồng thành viên về việc tạm ngừng kinh doanh
• Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ

Về địa điểm nộp hồ sơ đăng kí tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp nộp tại Phòng đăng kí kinh doanh- Sở kế hoạch và đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở

Sau khi nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy xác nhận về việc doanh nghiệp, chi nhánh đăng ký tạm ngừng kinh doanh trước thời hạn đã thông báo trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Thứ hai, quy định về giải thể chi nhánh hạch toán độc lập

Để tiến hành thủ tục giải thể chi nhánh hạch toán độc lập, doanh nghiệp, chi nhánh cần chuẩn bị thủ tục các bước như đóng mã số thuế chi nhánh hạch toán độc lập, tiến hành hồ sơ trả con dấu chi nhánh hạch toán độc lập, trả giấy chứng nhận đăng kí hoạt động chi nhánh hạch toán độc lập

Một, về hồ sơ chuẩn bị đối với trình tự đóng mã số thuế chi nhánh hạch toán độc lập

Thành phần hồ sơ bao gồm

• Thông báo, biên bản họp, quyết định của hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/chủ doanh nghiệp về việc giải thể chi nhánh hạch toán độc lập.
• Hoàn thành các khoản nợ thuế như thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân (nếu có), thuế thu nhập doanh nghiệp
• Báo cáo các tờ khai giá trị gia tăng tính đến thời điểm giải thể.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, hàng quý tính đến thời điểm giải thể; thông báo hủy hóa đơn trong trường hợp có sử dụng hóa đơn. Ngược lại nếu chi nhánh hạch toán độc lập chưa sử dụng hóa đơn thì nộp văn bản “Cam kết chưa sử dụng, chưa thông báo phát hành hóa đơn” cho cơ quan thuế.
• Báo cáo tài chính của năm nộp quyết định giải thể
• Văn bản đề nghị xác nhận không phát sinh thuế và đề nghị khóa mã số thuế
• Chứng minh nhân dân của người chịu trách nhiệm pháp lý

Địa điểm nộp hồ sơ là chi cục thuế cấp quận, huyện nơi chi nhánh hạch toán độc lập đăng kí

Về thời gian giải quyết hồ sơ sau 5 – 10 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ  quyết toán thuế khi giải thể chi nhánh gồm kiểm tra sổ sách kế toán, tình hình báo cáo nộp tờ khai, đóng thuế của chi nhánh hạch toán độc lập doanh nghiệp để tiến hành thủ tục khóa mã số thuế chi nhánh.

Về trách nhiệm, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Hai, về hồ sơ trả con dấu chi nhánh hạch toán độc lập

Doanh nghiệp có chi nhánh đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật.

Trường hợp chi nhánh thành lập trước ngày 01/07/2015, nếu chi nhánh có khắc dấu, cần thực hiện việc trả dấu cho bên công an. Hồ sơ cần thiết gồm:

• Văn bản xin hoàn trả con dấu
• Quyết định giải thể chi nhánh
• Biên bản họp về việc giải thể chi nhánh hạch toán độc lập
• Giấy đăng ký mẫu dấu do công an cấp (bản gốc)
• Con dấu

Đối với trường hợp chi nhánh không sử dụng con dấu, hồ sơ bao gồm:

• Quyết định giải thể chi nhánh
• Biên bản họp về việc giải thể chi nhánh hạch toán độc lập
• Văn bản xin xác nhận chi nhánh không có sử dụng con dấu

Ba, trả giấy chứng nhận đăng kí hoạt động chi nhánh hạch toán độc lập, thành phần hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc giải thể chi nhánh hạch toán độc lập.
• Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên về việc giải thể hoạt động chi nhánh của doanh nghiệp hoặc Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh của của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (nếu có);
• Biên bản thanh lý tài sản của chi nhánh
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
• Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị về việc giải thể chi nhánh hạch toán độc lập.
• Giấy xác nhận của cơ quan Công an về việc hủy con dấu
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Giấy chứng nhận đầu tư/ Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh.

Về thời gian giải thể chi nhánh hạch toán độc lập, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ các hồ sơ về việc giải thể chi nhánh hạch toán độc lập, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý đầu tư kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ giải thể chi nhánh hạch toán độc lập. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ ra thông báo giải thể chi nhánh hạch toán độc lập và xóa dữ liệu của chi nhánh hạch toán độc lập trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Về công bố giải thể, Công ty tiến hành việc đăng bố cáo giải thể chi nhánh hạch toán độc lập trên cổng thông tin đăng ký quốc gia.

Bốn, về trình tự thủ tục giải thể chi nhánh hạch toán độc lập, gồm các bước sau

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ  giải thể chi nhánh hạch toán độc lập.

Bước 2. Đăng bố cáo giải thể tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt địa chỉ chi nhánh.

Bước 3. Nộp hồ sơ giải thể chi nhánh hạch toán độc lập cho cơ quan thuế quản lý để tiến hành thủ tục khóa mã số thuế.

Bước 4. Trả dấu tròn hoặc xác nhận chi nhánh không sử dụng con dấu tròn do cơ quan công an cấp (chỉ dành cho chi nhánh thành lập trước ngày 01/07/2015).

Bước 5. Trả Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Việc thành lập chi nhánh là một vấn đề thường xuyên thấy hiện nay ở các doanh nghiệp, tuy nhiên pháp luật về doanh nghiệp không phân biệt chi nhánh hạch toán độc lập hay phụ thuộc, nhưng có sự khác nhau đối với chế độ kế toán của từng loại hình chi nhánh. Việc chọn lựa đơn vị hạch toán trong việc thành lập chi nhánh hoạt động phụ thuộc vào yêu cầu quản lý và đặc điểm của doanh nghiệp.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:

• Luật doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/ NĐ-CP quy định về đăng kí doanh nghiệp;