Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Dưới đây là bài phân tích về giá trị pháp lý của các văn bản cũ sau khi thay đổi con dấu.
Mục lục bài viết
1. Điều kiện sử dụng con dấu:
Theo quy định của pháp luật hiện hành, cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu khi tuân thủ đầy đủ các điều kiện cụ thể sau đây:
– Điều kiện 1: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
– Điều kiện 2: Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
– Điều kiện 3: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
– Điều kiện 4: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
– Điều kiện 5: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền; Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
2. Giá trị pháp lý của các văn bản cũ sau khi thay đổi con dấu:
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
Trong quá trình sử dụng, con dấu hoàn toàn có thể bị mòn, hỏng, lúc này, các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức có thể hướng đến việc làm con dấu mới (đổi con dấu). Liên quan đến việc đổi con dấu, rất nhiều thắc mắc liên quan đến việc giá trị pháp lý của các văn bản cũ sẽ như thế nào khi thay đổi con dấu?
Thực tế, việc thay đổi con dấu là việc các tổ chức, cơ quan làm mới con dấu, hoặc thay đổi biểu tượng của con dấu. Tại thời điểm con dấu mới được cấp, thì con dấu mới này sẽ có giá trị và hiệu lực pháp lý.
Tuy nhiên, giá trị mới của con dấu mới không làm mất đi giá trị trước đó của con dấu cũ. Hay nói cách khác, con dấu mới chỉ có giá trị từ tại thời điểm cấp, chứ nó không có giá trị thay đổi các nội dung, giá trị pháp lý của các văn bản cũ trước đó.
Từ nội dung phân tích nêu trên, có thể thấy, khi con dấu thay đổi, thì giá trị pháp lý của các văn bản cũ trước đó vẫn được giữ nguyên.
Một trong những vấn đề mà các cơ quan, tổ chức cần lưu ý khi thay đổi con dấu là việc thay đổi con dấu phải được thực hiện theo những quy trình, thủ tục cụ thể. Đặc biệt, việc thay đổi con dấu phải nhận được sự đồng ý, cấp phép của cơ quan chức năng có thẩm quyền. Hoạt động này phải dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau đây:
+ Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
+ Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
+ Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định của pháp luật.
+ Con dấu quy định trong là hình tròn; mực dấu màu đỏ.
3. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới:
– Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
– Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
– Đối với tổ chức sự nghiệp, hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới gồm các văn bản, giấy tờ sau đây:
+ Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
+ Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
– Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới của mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:
+ Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
+ Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
– Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới của tổ chức trực thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:
+ Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
+ Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật;
+ Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
– Đối với tổ chức tôn giáo, để được cấp con dấu mới phải có Quyết định công nhận tổ chức của cơ quan có thẩm quyền.
– Đối với tổ chức trực thuộc tổ chức tôn giáo, hồ sơ xin cấp con dấu mới gồm:
+ Quyết định của tổ chức tôn giáo về việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;
+ Văn bản của cơ quan có thẩm quyền chấp thuận việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;
+ Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
– Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.
– Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật, hồ sơ gồm:
+ Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền;
+ Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
– Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam: Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.
– Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
4. Các hành vi bị nghiêm cấm trong việc sử dụng con dấu:
Theo quy định tại
+ Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
+ Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
+ Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
+ Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
+ Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
+ Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
+ Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
+ Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
+ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
+ Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
+ Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
+ Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:
Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
