Định dạng file PDF là gì? Đây là một trong những định dạng file khá là phổ biến thường được sử dụng nhiều trong học tập và làm việc. Nếu như bạn vẫn chưa hiểu rõ về ý nghĩa của đuôi file PDF và chưa biết cách chuyển đổi file thì hãy tham khảo qua bài viết dưới đây nhé.
Mục lục bài viết
1. File PDF là gì?
PDF là viết tắt của Portable Document Format, trong tiếng Việt có nghĩa là tệp định dạng tài liệu di động, nó được xuất bản bởi Adobe. Phần mở rộng của tệp PDF là “.PDF.” Các tệp PDF có thể chứa văn bản, hình ảnh, nút tương tác, siêu liên kết (hyperlink), video hoặc phông chữ được nhúng (embedded fonts), v.v.
PDF được sử dụng rộng rãi trong các mẫu viết tay, sách điện tử, tờ rơi, ứng dụng công việc, tài liệu quảng cáo và các tài liệu PDF được thiết kế sẵn khác, v.v. Ngoài ra, một số trang web có thể được lưu dưới dạng tệp PDF để dễ dàng truy xuất và tham khảo đầy đủ. Các tệp PDF không dựa trên phần mềm, hệ điều hành hoặc phần cứng cụ thể, vì vậy chúng có thể giữ nguyên định dạng cho dù bạn mở chúng bằng cách nào trên bất kỳ thiết bị nào.
2. Một số phần mềm đọc và chỉnh sửa file PDF:
2.1. Adobe Reader:
Adobe Reader hoặc Adobe Acrobat Reader là phần mềm đặc biệt cho phép bạn xem, chỉnh sửa, đánh dấu và ký các tài liệu được đồng bộ hóa trực tiếp với các tệp PDF.
Adobe Reader có một số tính năng tuyệt vời như:
– Ứng dụng được phát hành chung cho tất cả các thiết bị.
– Nhanh chóng mở, xem, liên kết và chia sẻ các tệp PDF qua email, trên web hoặc được lưu vào thiết bị của bạn hoặc tài khoản Adobe Document Cloud.
– Bạn có thể dễ dàng xem, chỉnh sửa chú thích và viết bình luận nhờ chú thích PDF.
– Dễ dàng chuyển đổi sang Word hoặc Excel.
– Tính năng bảo vệ chủ sở hữu bằng mật khẩu.
2.2. Foxit Reader:
Foxit Reader là một ứng dụng dành cho điện thoại cho phép bạn quản lý các tệp PDF một cách thuận tiện và dễ dàng, giống như bạn làm trên máy tính.
Foxit Reader có một số tính năng tuyệt vời như:
– Dễ dàng đồng bộ, chia sẻ, quản lý, xem và chỉnh sửa các tệp PDF trên thiết bị của bạn, qua email, Bluetooth hoặc đám mây.
– Tạo và chuyển đổi file PDF sang các định dạng khác như Word, Excel.
– Tạo các tệp PDF quan trọng được bảo vệ bằng mật khẩu.
– Có nhiều cách xem như: xem từng trang (one page) và xem các trang tiếp theo (continuous page) và xem hình thu nhỏ (thumnail).
2.3. WPS Office:
Ngoài tính năng đọc và tạo file PDF, WPS Office còn hỗ trợ chuyển PDF sang Word miễn phí. Đầy đủ các chức năng cần thiết, ví dụ khi làm việc với máy tính. Ứng dụng này phù hợp với cả điện thoại Android và iPhone.
WPS Office có một số tính năng tuyệt vời như:
– Ứng dụng miễn phí hỗ trợ tạo và đọc file pdf, file word, excel, thuyết trình, file âm thanh, scan.
– Dễ dàng chia sẻ tài liệu trên nhiều nền tảng trực tuyến.
– Mã hóa, lưu trữ và bảo vệ các tài liệu quan trọng.
2.4. OfficeSuite PDF:
OfficeSuite PDF được biết đến là ứng dụng văn phòng chuyên chỉnh sửa nâng cao các tài liệu Word, Excel, PowerPoint và PDF. Các tính năng và thiết kế của OfficeSuite tương thích 100% với Microsoft Office, giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa tài liệu.
OfficeSuite PDF có một số tính năng tuyệt vời như:
– Quản lý và chỉnh sửa văn bản, bảng tính, slide thuyết trình nhanh chóng.
– Hỗ trợ chuyển đổi tài liệu sang file PDF và ngược lại.
– Chia sẻ giữa các hệ thống lưu trữ
3. Cách sử dụng file PDF:
3.1. Cách mở file PDF:
Chủ yếu bạn sử dụng Adobe Acrobat Reader khi muốn mở file PDF. Adobe đã tạo tiêu chuẩn PDF bằng chương trình riêng của mình. Nó hiện là trình đọc miễn phí phổ biến nhất, công cụ này rất tuyệt để sử dụng, nhưng nhiều người dùng thấy nó khá khó chịu. Đối với nhiều chức năng, bạn có thể không cần hoặc không muốn sử dụng nó.
Hầu hết các trình duyệt máy tính như Chrome, Firefox đều có thể tự mở file PDF. Người dùng có thể thêm hoặc kích hoạt plugin cho việc này. Nhưng sẽ khá khó khăn nếu có một công cụ tự động mở khi bạn vô tình nhấp chuột phải vào một liên kết PDF trên một trang web.
3.2. Cách chỉnh sửa file PDF:
Adobe Acrobat là một trong những chương trình chỉnh sửa phổ biến nhất, nhưng Microsoft Word cũng vậy. Các trình chỉnh sửa tệp khác như PhantomPDF, Nitro Pro cũng hầu như làm được điều này.
PDFescape, DocHub, PDF Buddy là những trình chỉnh sửa PDF miễn phí được nhiều người dùng sử dụng. Người dùng có thể dễ dàng điền các biểu mẫu như đơn xin việc, biểu mẫu thuế trực tuyến một cách nhanh chóng. Tải tệp lên trang web để tiếp tục thêm hình ảnh, văn bản, chữ ký, liên kết, v.v. và sau đó tải lên lại dưới dạng tệp PDF.
3.3. Cách chỉnh sửa PDF:
Trình chỉnh sửa PDF trực tuyến như trình chỉnh sửa ở trên có tên là “Fill” cũng rất hữu ích để thêm chữ ký vào tệp PDF. Chương trình hỗ trợ thêm hộp kiểm, ngày tháng và văn bản, nhưng người dùng không thể chỉnh sửa văn bản hiện có hoặc điền vào biểu mẫu.
3.4. Chuyển đổi tệp PDF:
Định dạng file PDF được sử dụng rộng rãi trong học tập và làm việc hiện nay vì dễ lưu, chia sẻ và nhất quán trên nhiều nền tảng. Tuy nhiên, khó khăn phổ biến nhất với các tệp PDF là thay đổi và chỉnh sửa nội dung của tệp. Có một số cách để khắc phục hạn chế chỉnh sửa này, giúp việc chuyển file từ PDF sang Word, Excel thuận tiện hơn. Người dùng có thể chuyển đổi PDF nhanh hơn thông qua các trang web. Đầu tiên chúng ta cùng khám phá cách chuyển file PDF sang Excel qua bài viết và tải về nhé.
Bước 1: Lần đầu tiên người dùng cần mở https://smallpdf.com/vi.
Bước 2. Tiếp theo, bấm vào nút Chọn tệp để tải xuống tệp PDF sẽ được chuyển đổi từ máy tính của bạn sang web và chuyển đổi thành tệp Excel.
Bước 3: Tiếp theo, chọn Chuyển đổi toàn trang > chọn tùy chọn Chọn.
Bước 4: Tiếp theo, nhấp vào nút Tải tệp lên.
Bước 5: File sau khi tải về sẽ được nén > click chuột phải vào file > chọn dòng More file.
Bước 6: Sau đó chọn lại vị trí lưu file và nhấn OK là xong.
Chuyển đổi tệp PDF sang tệp PNG rất dễ dàng với các bước sau.
Bước 1: Đầu tiên bạn cần vào trang web
Bước 2. Tiếp theo, nhấp vào nút Tải tệp lên để tải tệp PDF cần chuyển đổi lên trang web.
Bước 3: Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, hãy nhấp vào Tải xuống trên tệp đã hoàn tất.
Bước 4: Tiếp theo, file tải về có định dạng zip sắc nét, tiến hành giải nén file bằng cách click chuột phải chọn More file.
Bước 5: Sau đó bấm vào tùy chọn vị trí và OK để lưu tệp.
3.5. Bảo mật File PDF:
Bảo vệ tệp PDF có thể bao gồm mật khẩu mở, ngăn in tệp, ngăn sao chép nội dung tệp, ngăn quyền chỉnh sửa, thêm tệp, thêm trang và các chức năng khác. Một số ứng dụng và trình tạo và chuyển đổi PDF ở trên như PDFMate, PDF Converter Free, FreePDF Creator, v.v. Các ứng dụng này là một trong những tùy chọn miễn phí mà người dùng có thể sử dụng để thay đổi tính bảo mật của tệp.
4. Những ưu điểm, nhược điểm của file PDF:
Ưu điểm:
Đầu tiên là những ưu điểm tuyệt vời của định dạng PDF:
– Khả năng hiển thị cùng một nội dung và bố cục trên mọi hệ điều hành, thiết bị, phần mềm hoặc ứng dụng.
– Cho phép người dùng tích hợp các nội dung khác nhau như văn bản, hình ảnh, đồ họa vector, GIF, video, tệp âm thanh, mẫu, siêu liên kết, v.v. Mọi thứ có thể được đặt trong cùng một tệp PDF, có thể được sắp xếp thành các báo cáo, trình chiếu, danh mục.
– Thuật toán nén hình ảnh giúp các tệp PDF sử dụng rất ít không gian lưu trữ,giảm áp lực lưu trữ lên ổ cứng của thiết bị.
– Tính năng bảo mật rất cao cho phép người dùng vô hiệu hóa tính năng in, chỉnh sửa hay chữ ký điện tử để xác thực tài liệu.
Nhược điểm:
Mặc dù có nhiều ưu điểm quan trọng, nhưng tệp PDF vẫn có một số nhược điểm, chẳng hạn như sau:
– Chi phí chỉnh sửa file PDF khá cao.
– Tệp được coi như một hình ảnh nên việc xử lý văn bản trong tệp gặp nhiều khó khăn.
– Bạn không thể đọc hoặc chỉnh sửa tệp PDF nếu không có phần mềm đặc biệt.
5. Những câu hỏi thường gặp về file PDF:
Làm cách nào để giảm kích thước tệp PDF?
Adobe Acrobat đã cung cấp tính năng nén PDF dựa trên web để có thể tự động giảm kích thước tệp ngay khi tải lên. Nếu bạn sử dụng Microsoft Word để chuyển đổi tệp Word sang định dạng PDF, hãy chọn Lưu dưới dạng > chọn phần mở rộng tệp PDF > chọn Kích cỡ tối thiểu. Trên macOS, người dùng có thể sử dụng Preview để thu nhỏ tệp PDF > mở tệp PDF > chọn Tệp > chọn Export trong menu Drop-down Quartz Filter và chọn vào Reduce file size.
Làm cách nào để tạo tệp PDF từ hình ảnh?
Người dùng có thể chuyển đổi hình ảnh thành tệp PDF trong nhiều chương trình và hệ điều hành khác nhau bằng cách xuất hoặc in tệp ở định dạng PDF. Trong Windows, người dùng chỉ cần kích hoạt hình ảnh, nhấn phím tắt Ctrl P và chọn Microsoft Print to PDF.
Trên điện thoại Android hoặc macOS hay iOS, bạn có thể truy cập Print > Save as PDF as as File > Print > click Save as PDF.