Doanh nghiệp có thể tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán?

1. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán không?

Sổ kế toán là một trong những vấn đề được thắc mắc nhiều nhất tại ngành kế toán. Sổ kế toán cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kinh tế của mỗi doanh nghiệp. Căn cứ theo quy định tại Điều 88 của Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, sổ kế toán là một trong những loại giấy tờ dùng để ghi chép và thống kê lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, lưu giữ mọi vấn đề quan trọng trong lĩnh vực tài chính đã phát sinh phù hợp với nội dung kinh tế và được sắp xếp theo trình tự thời gian có liên quan đến mỗi doanh nghiệp nhất định. Mỗi doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán nhất định để có thể làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Doanh nghiệp vừa và nhỏ phải thực hiện các quy định về sổ kế toán phù hợp với pháp luật về kế toán và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn có liên quan. Căn cứ theo quy định tại Điều 122 của Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, có hướng dẫn cụ thể về việc xây dựng biểu mẫu sổ kế toán. Cụ thể như sau:

– Sổ kế toán là loại giấy tờ dùng để ghi chép và hệ thống một cách có khoa học, là loại giấy tờ dùng để lưu giữ lại toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực kinh tế và tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thủ tục về mặt thời gian có liên quan trực tiếp đến quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp trên thực tế theo quy định của pháp luật chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán nhất định để có thể làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán phù hợp với quy định của pháp luật về kế toán và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan;

– Doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hiện nay sẽ được quyền xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình, tuy nhiên trong quá trình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán thì doanh nghiệp cần phải đảm bảo điều kiện cung cấp thông tin đầy đủ về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, dễ dàng kiểm soát và dễ dàng đối chiếu. Trong trường hợp doanh nghiệp không thể tự mình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán theo như phân tích nêu trên thì doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo mẫu do pháp luật quy định nếu nhận thấy biểu mẫu này phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động của doanh nghiệp đó;

– Tùy theo từng đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý khác nhau của từng doanh nghiệp khác nhau, mà doanh nghiệp đó sẽ được tự mình xây dựng hình thức sổ kế toán sao cho phù hợp với loại hình doanh nghiệp của riêng mình dựa trên cơ sở đảm bảo đầy đủ các thông tin về giao dịch, cần phải phản ánh kịp thời, dễ dàng kiểm tra và kiểm soát, dễ dàng thực hiện hoạt động đối chiếu.

Như vậy có thể nói, pháp luật hiện nay cho phép các doanh nghiệp có thể tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đó, tuy nhiên trong quá trình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán thì cần phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch và đầy đủ, dễ dàng kiểm tra và dễ dàng đối chiếu.

2. Doanh nghiệp tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cần phải đảm bảo những nội dung chủ yếu nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 24 của Luật kế toán năm 2019 có quy định về các nội dung cần phải đảm bảo trong quá trình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán. Theo đó thì các doanh nghiệp trong quá trình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cần phải đảm bảo những nội dung chủ yếu sau đây:

– Ngày tháng năm lập biểu mẫu sổ kế toán;

– Số hiệu và ngày tháng năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ để lập biểu mẫu sổ kế toán;

– Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế và nghiệp vụ tài chính phát sinh của doanh nghiệp;

– Số tiền của nghiệp vụ kinh tế và nghiệp vụ tài chính phát sinh liên quan đến các khoản kế toán của doanh nghiệp;

– Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của doanh nghiệp;

– Ghi rõ tên của đơn vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, tên và chữ ký của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, số trang, tiến hành hoạt động đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

Như vậy, doanh nghiệp có thể tự mình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán sao cho phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên trong quá trình xây dựng biểu mẫu sổ kế toán của doanh nghiệp cần phải đáp ứng được đầy đủ các nội dung theo như phân tích nêu trên.

3. Doanh nghiệp tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán không đầy đủ nội dung có bị xử phạt không?

Căn cứ theo điểm d khoản 1 Điều 9 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập (sau được sửa đổi tại Nghị định số 102/2021/NĐ-CP ngày 16/11/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn; hải quan; kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số; quản lý, sử dụng tài sản công; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; dự trữ quốc gia; kho bạc nhà nước; kế toán, kiểm toán độc lập), có quy định về việc xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán như sau:

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với các đối tượng thực hiện một trong những hành vi vi phạm quy định của pháp luật như sau:

– Lập sổ kế toán không ghi đầy đủ họ tên của đơn vị kế toán, không ghi đầy đủ tên vào ngày tháng năm lập sổ, không ghi đầy đủ ngày tháng năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, chữ ký của kế toán trưởng và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của số kế toán trên giấy;

– Sổ kế toán không ghi bằng bút mực, ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, có hành vi ghi chồng lên nhau, có hành vi ghi cách dòng; có hành vi không gạch chéo phần trang sổ không ghi; không thực hiện việc cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang sổ, không thực hiện việc chuyển số liệu tổng cộng trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp;

– Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán nhất định hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy;

– Mẫu sổ kế toán được lập bởi các doanh nghiệp tuy nhiên không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.

Như vậy, nếu doanh nghiệp tự mình xây dựng mẫu sổ kế toán tuy nhiên không đáp ứng và phản ánh đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định, thì hoàn toàn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Luật Kế toán năm 2019;

– Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;

– Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành;

– Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập;

– Nghị định số 102/2021/NĐ-CP ngày 16/11/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn; hải quan; kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số; quản lý, sử dụng tài sản công; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; dự trữ quốc gia; kho bạc nhà nước; kế toán, kiểm toán độc lập.