Điều kiện để hoàn thành tập sự hành nghề công chứng

1. Điều kiện để hoàn thành tập sự hành nghề công chứng:

Pháp luật hiện nay đã có những quy định cụ thể về điều kiện để có thể hoàn thành tập sự hành nghề công chứng. Căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng, có quy định về vấn đề hoàn thành tập sự hành nghề công chứng. Theo đó thì có thể nói, trong khoảng thời hạn 15 ngày làm việc được tính kể từ ngày kết thúc thời gian tập sự, những đối tượng được xác định là người tập sự có văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự theo quy định của pháp luật, kèm theo báo cáo kết quả tập sự và sổ nhật ký tập sự, người tập sự cần phải chuẩn bị bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để cơ quan nhà nước tiến hành hoạt động đối chiếu, sau đó gửi tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Sở tư pháp nơi đăng ký tập sự. Trong khoảng thời hạn 10 ngày được tính kể từ ngày nhận được đơn đề nghị công nhận hoàn thành khóa tập sự hành nghề công chứng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Sở tư pháp ra quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng theo mẫu do pháp luật quy định, trong trường hợp từ chối thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do chính đáng. Tuy nhiên trên thực tế, người tập sự sẽ chỉ được công nhận hoàn thành khóa học tập sự hành nghề công chứng khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện như sau:

– Người tập sự hành nghề công chứng đáp ứng đầy đủ điều kiện tập sự hành nghề công chứng và không thuộc các trường hợp không được phép tiến hành hoạt động đăng ký tập sự hành nghề công chứng;

– Công chứng viên hướng dẫn tập sự phải đáp ứng đầy đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn tập sự không thuộc trường hợp phải thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình hướng dẫn theo quy định của pháp luật;

– Người tập sự hành nghề công chứng hoàn thành khóa học trong thời gian tập sự theo quy định của pháp luật, người tập sự hành nghề công chứng phải có báo cáo kết quả tập sự và sổ nhật ký tập sự nộp đúng thời hạn, cần phải đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng, và biểu mẫu kèm theo, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác của người tập sự.

Bên cạnh đó, người đã được công nhận hoàn thành tập sự học nghề công chứng mà bị phát hiện không đáp ứng đầy đủ các điều kiện để được công nhận hoàn thành tập sự thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Sở tư pháp sẽ có thẩm quyền ra quyết định hủy bỏ kết quả tập sự đã được công nhận. Người bị hủy bỏ kết quả tập sự hành nghề công chứng sẽ được quyền đăng ký tập sự lại theo quy định của pháp luật nếu như những đối tượng này đáp ứng đầy đủ các điều kiện tập sự theo quy định tại Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

2. Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả hoàn thành tập sự hành nghề công chứng: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 17 của Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng, Có quy định về vấn đề đăng ký tham dự kiểm tra kết quả hoàn thành tập sự hành nghề công chứng. Theo đó thì những người sau đây sẽ được quyền đăng ký tham dự kiểm tra hoàn thành tập sự hành nghề công chứng như sau:

– Đã được công nhận hoàn thành tập sự căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng theo như phân tích nêu trên;

– Đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra trước tuy nhiên có đơn xin hoãn tham dự và được chủ thể có thẩm quyền đó là hội đồng kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng cho phép bạn tham dự kỳ kiểm tra đó;

– Đã tham dự tuy nhiên không đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra trước, chưa trường hợp những đối tượng nhận thấy không đáp ứng và không đạt đầy đủ yêu cầu trong 03 kỳ kiểm tra trước mà chưa tiến hành hoạt động tập sự lại.

Bên cạnh đó, những người sau đây sẽ không được phép đăng ký tham dự kiểm tra kết quả hoàn thành tập sự hành nghề công chứng, cụ thể như sau:

– Chưa được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật;

– Đã được công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng tuy nhiên đã bị hủy bỏ kết quả công nhận bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Sao chép báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng của người khác trái quy định của pháp luật hoặc có hành vi gian dối không trung thực trong quá trình đăng ký tham dự kiểm tra kết quả hoàn thành tập sự hành nghề công chứng.

Bên cạnh đó, người đăng ký tham dự kiểm tra hoàn thành tập sự hành nghề công chứng có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc đột thông qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan có thẩm quyền đó là Sở tư pháp nơi thực hiện thủ tục đăng ký tập sự hành nghề công chứng. Thành phần hồ sơ trong trường hợp này sẽ bao gồm các loại giấy tờ cơ bản như sau: Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả hoàn thành tập sự hành nghề công chứng theo mẫu do pháp luật quy định, quyết định công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng, các loại giấy tờ chứng minh đã nộp đầy đủ phí thẩm định tiêu chuẩn và đáp ứng đầy đủ điều kiện hành nghề công chứng.

Trong khoảng thời hạn 15 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Sở tư pháp gia tài có văn bản thông báo cho người đăng ký tham dự kiểm tra kết quả hành nghề công chứng về việc đáp ứng đầy đủ điều kiện, sau đó đề nghị Bộ tư pháp cho phép tham dự kiểm tra theo quy định của pháp luật, trong trường hợp từ chối thì cần phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do chính đáng. Người được hội đồng kiểm tra kết quả hoàn thành tập sự hành nghề công chứng thông báo đáp ứng đầy đủ điều kiện tham dự kỳ kiểm tra thì sẽ được coi là thí sinh của kỳ kiểm tra đó. Người nào không đáp ứng đầy đủ điều kiện để tham dự kiểm tra kết quả hai ngày công chứng hoặc người đáp ứng đầy đủ điều kiện tham dự kiểm tra tuy nhiên không tham dự thì sẽ không được hoàn trả hồ sơ và số phí đã nộp trước đó, trong trường hợp đăng ký tham dự kỳ kiểm tra tiếp theo thì người đăng ký cần phải nộp hồ sơ và lệ phí mới căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 17 của Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.

Như vậy có thể nói, để có thể đăng ký dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng, người đăng ký cần phải nộp hồ sơ đầy đủ các loại giấy tờ theo như phân tích nêu trên. Trong khoảng thời gian 15 ngày được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Sở tư pháp sẽ phải thông báo cho người đăng ký về việc có đủ điều kiện hay không đủ điều kiện để tham gia dự kiểm tra kết quả hoàn thành tập sự hành nghề công chứng.

3. Quyền và nghĩa vụ của người tập sự hành nghề công chứng: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 của Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng, có quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của người tập sự hành nghề công chứng. Theo đó, người tập sự hành nghề công chứng có các quyền cơ bản như sau:

– Được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sử và tạo điều kiện để thực hiện các nội dung tập sự theo quy định của pháp luật;

– Được công chứng viên hướng dẫn tập sự trong quá trình tập sự tại các tổ chức hành nghề công chứng;

– Được thay đổi công chứng viên hướng dẫn tập sự và thay đổi nơi tập sự theo quy định của pháp luật;

– Được công nhận hoàn thành tập sự theo Quy định của pháp luật;

– Được đăng ký tham gia quá trình kiểm tra kết quả hoàn thành tập sự hành nghề công chứng;

– Các quyền khác theo thỏa thuận với tổ chức hành nghề công chứng nơi nhận tập sự hoặc theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, người tập sự hành nghề công chứng còn có một số nghĩa vụ cơ bản sau:

– Tuân thủ đầy đủ nội quy, tuân thủ đầy đủ quy chế của các tổ chức hành nghề công chứng trong quá trình nhận tập sự;

– Thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các công việc theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự;

– Bảo đảm thời gian tập sự hằng ngày theo giờ/ngày làm việc của các tổ chức hành nghề công chứng nơi nhận tập sự;

– Chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và các tổ chức hành nghề công chứng nơi nhận tập sự về kết quả và tiến độ của các công việc trong quá trình phân công;

– Giữ gìn bí mật về thông tin công chứng và các thông tin có liên quan mà mình biết được trong quá trình tập sự hành nghề công chứng;

– Lập sổ nhật ký tập sự hành nghề công chứng, báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng và một số nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và theo sự thỏa thuận với tổ chức hành nghề công chứng nơi nhận tập sự.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 08/2023/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng.