Điều kiện và thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2023

1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là việc cơ quan nhà nước hoàn trả khoản tiền thuế mà cá nhân đã nộp vào ngân sách nhà nước mà còn dư. Đối tượng được hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.

2. Những trường hợp được hoàn thuế thu nhập cá nhân:

Quy trình hoàn thuế được Cơ quan Tổng cục thuế, Cục thuế và chi cục thuế giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân 2007. 

– Cá nhân thuộc đối tượng chịu thuế bao gồm cá nhân cư trú ở  Việt Nam và cá nhân nước ngoài có thu nhập chịu thuế ở tại  Việt Nam đều phải đóng thuế từ hoạt động kinh doanh. Cá nhân chịu thuế được hoàn thuế khi nằm trong các trường hợp  sau:

• Cá nhân có thu nhập chịu thuế có tổng số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp trong một kỳ tính thuế. Kỳ tính thuế đối với cá nhân cư trú  được áp dụng theo năm hoặc theo từng lần phát sinh thu nhập hoặc theo từng lần đối thu nhập tính thuế. Đối với cá nhân không cư trú thì kỳ tính thuế được tính theo từng lần phát sinh thu nhập áp dụng đối với tất cả thu nhập chịu thuế.
• Đối với khoản thu nhập tính thuế nhưng chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân chịu thuế được hoàn thuế.
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Cá nhân có thu nhập chịu thuế phải thực hiện đăng ký thuế để được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho bản thân và cho mỗi người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh. Nếu cá nhân đang làm việc tại tổ chức có thể ủy quyền cho tổ chức đăng kí mã số thuế cho mình. Mỗi người chỉ có được một mã số thuế. Ngoài ra, việc hoàn thuế chỉ áp dụng đối với những cá nhân đã đăng ký, có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế và có hồ sơ hoàn thuế theo quy định pháp luật.

– Cá nhân phải có đề nghị hoàn thuế.

– Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế khi có nguồn thu nhập từ kinh doanh, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công….các khoản tiền khác nằm trong thu nhập chịu thuế thì không phải nộp hồ sơ hoàn thuế. Cá nhân chỉ phải lập tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN phải ghi số thuế đề nghị hoàn vào khoản NNT hoặc tổng số thuế bù trừ cho phát sinh của kỳ sau.

– Hoàn thuế đối với cá nhân chuyển nhượng chứng khoán có nhu cầu quyết toán thuế thì không phải nộp hồ sơ hoàn thuế mà lập tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 13/KK-TNCN, trong đó, cần ghi số thuế đề nghị hoàn vào số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT hoặc số thuế bù trừ vào kỳ sau.

Như vậy, đối với những cá nhân trực tiếp nộp kê khai thuế với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.

– Hoàn thuế đổi với doanh nghiệp trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho các cá nhân khi cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế. Doanh nghiệp phải thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa và nộp thiếu cả cá nhân chịu thuế, còn thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc thuế nếu có đề nghị hoàn trả. Nếu đề nghị cơ quan thuế hoàn trả thì doanh nghiệp trả thu nhập nộp hồ sơ hoàn thuế cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

3. Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm những giấy tờ gì?

+ Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách theo mẫu số 01/ĐNHT ban  kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC.

+ Bản chụp chứng từ, biên lai đã nộp thuế thu nhập cá nhân

+ Bản chụp người đại diện hợp pháp của Doanh nghiệp trả thu nhập ký cam kết chịu trách nhiệm tại bản chụp đó.

Lưu ý: trường hợp có số thuế nộp thừa thì được hoàn thuế, hoặc bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.

Quy trình giải quyết hồ sơ hoàn thuế bao gồm các bước công việc cụ thể sau đây:

Bước 1: Cơ quan nhà nước tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2: Phân loại hồ sơ.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ:

– Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau.

– Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau.

Bước 4: Thẩm định pháp chế.

Bước 5: Quyết định hoàn thuế.

Cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết hồ sơ hoàn thuế thời gian giải quyết chậm nhất là 06 (sáu) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế cho cá nhân căn cứ Nghị định số 83/2013/NĐ-CP và Điểm a khoản 3 Điều 58 Thông tư số 156/2013/TT-BTC.

4. Trách nhiệm của cơ quan quản lý thuế trong việc giải quyết hồ sơ hoàn thuế:

Luật quản lý thuế 2012 quy định như sau:

Điều 60. Trách nhiệm của cơ quan quản lý thuế trong việc giải quyết hồ sơ hoàn thuế

1. Việc phân loại hồ sơ hoàn thuế được quy định như sau:

a) Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau là hồ sơ của người nộp thuế có quá trình, chấp hành tốt pháp luật về thuế và các giao dịch được thanh toán qua ngân hàng theo quy định của pháp luật;

b) Các trường hợp thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau:

– Hoàn thuế theo quy định của điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

– Người nộp thuế đề nghị hoàn thuế lần đầu, trừ trường hợp đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân;

– Người nộp thuế đề nghị hoàn thuế trong thời hạn hai năm, kể từ thời điểm bị xử lý về hành vi trốn thuế, gian lận thuế;

– Hàng hóa, dịch vụ không thực hiện giao dịch thanh toán qua ngân hàng theo quy định của pháp luật;

– Doanh nghiệp sáp nhập, hợp nhất, chia tách, giải thể, phá sản, chuyển đổi hình thức sở hữu, chấm dứt hoạt động; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước;

– Hết thời hạn theo thông báo bằng văn bản của cơ quan quản lý thuế nhưng người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế; hoặc có giải trình, bổ sung nhưng không chứng minh được số thuế đã khai là đúng;

– Hàng hóa nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra trước, hoàn thuế sau theo quy định của Chính phủ.

2. Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau thì chậm nhất là sáu ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải quyết định hoàn thuế theo đề nghị của người nộp thuế; trường hợp không đáp ứng điều kiện hoàn thuế trước, kiểm tra sau thì thông báo bằng văn bản cho người nộp thuế về việc chuyển hồ sơ sang diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau hoặc thông báo lý do không hoàn thuế.

3. Thời hạn kiểm tra sau hoàn thuế đối với hồ sơ hoàn thuế trước, kiểm tra sau được quy định như sau:

a) Việc kiểm tra sau hoàn thuế phải được thực hiện trong thời hạn một năm, kể từ ngày có quyết định hoàn thuế đối với các trường hợp sau đây:

– Cơ sở kinh doanh kê khai lỗ hai năm liên tục hoặc có số lỗ vượt quá vốn chủ sở hữu;

– Cơ sở kinh doanh được hoàn thuế từ hoạt động kinh doanh bất động sản; kinh doanh thương mại, dịch vụ;

– Cơ sở kinh doanh thay đổi trụ sở từ hai lần trở lên trong vòng mười hai tháng, kể từ ngày có quyết định hoàn thuế trở về trước;

– Cơ sở kinh doanh có sự thay đổi bất thường giữa doanh thu tính thuế và số thuế được hoàn trong giai đoạn mười hai tháng, kể từ ngày có quyết định hoàn thuế trở về trước;

b) Đối với trường hợp không thuộc quy định tại điểm a khoản này, việc kiểm tra sau hoàn thuế được thực hiện theo nguyên tắc quản lý rủi ro trong thời hạn mười năm, kể từ ngày có quyết định hoàn thuế.

4. Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau thì chậm nhất là bốn mươi ngày, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế phải quyết định hoàn thuế hoặc thông báo bằng văn bản cho người nộp thuế lý do không hoàn thuế.

5. Quá thời hạn quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều này, nếu việc chậm ra quyết định hoàn thuế do lỗi của cơ quan quản lý thuế thì ngoài số tiền thuế phải hoàn, cơ quan quản lý thuế còn phải trả tiền lãi theo quy định của Chính phủ.”

5. Trình tự thủ tục tiến hành hoàn thuế thu nhập cá nhân:

Cá nhân chỉ được hoàn thuế thu nhập cá nhân khi có thực hiện đăng ký thuế với cơ quan thuế đã được cấp mã số thuế cho mình và cho mỗi người phụ thuộc nằm trong trường hợp được giảm trừ gia cảnh.

Căn cứ Luật thuế thu nhập cá nhân 2007 và Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC và  Thông Tư 156/2013/TT-BTC quy định về việc hoàn thuế.

Quy trình thủ tục hoàn thuế như sau:

Quy trình hoàn thuế được Cơ quan Tổng cục thuế, Cục thuế và chi cục thuế giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân 2007. Quy trình giải quyết hồ sơ hoàn thuế bao gồm các bước sau:

Bước 1. Người nộp thuế nộp bộ hồ sơ hoàn thuế đã nêu trên tới Cơ quan Thuế. Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ có thể nộp trực tiếp  tại Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế, Phòng thuộc Cục Thuế, Đội thuộc Chi cục Thuế có chức năng, nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ hoặc gửi hồ sơ  qua đường bưu chính và tiếp nhận qua giao dịch điện tử.

Bước 2. Phòng thuộc Cục Thuế, Đội thuộc Chi cục Thuế phân loại hồ sơ

Bước 3. Vụ/đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, Phòng thuộc Cục Thuế, Đội thuộc Chi cục Thuế thực hiện giải quyết hồ sơ hoàn thuế bao gồm :

– Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau.

– Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau.

Bước 4: Bộ phận pháp chế thuộc Tổng cục Thuế, Phòng thuộc Cục Thuế, Đội thuộc Chi cục Thuế sẽ thực hiện chức năng  thẩm định pháp chế về thuế.

Bước 5: Căn cứ kết luận kiểm tra hoàn thuế tại trụ sớ NNT thì Thủ trưởng CQT  duyệt hồ sơ hoàn thuế, ký  quyết định hoàn thuế. Sau đó, chuyển quyết định hoàn thế đến các bộ phận có liên quan CQT và lưu trữ theo chế độ quy định. Bộ phận “một cửa” trả kết quả giải quyết hồ sơ cho NNT đến nhận trực tiếp tại CQT theo Phiếu hẹn trả kết quả.

Căn cứ Nghị định số 83/2013/NĐ-CP và Điểm a khoản 3 Điều 58 Thông tư số 156/2013/TT-BTC quy định trách nhiệm giải quyết hồ sơ hoàn thuế thời gian giải quyết chậm nhất là 06 (sáu) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế cho cá nhân.