Mỗi cá nhân khi sinh ra đều được khai sinh và để ghi nhận sự kiện đó, cá nhân sẽ được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy khai sinh. Vậy, nếu giấy khai sinh bị mất thì có được cấp lại không? Nếu giấy khai sinh, hồ sơ khai sinh gốc bị mất thì có được cấp lại không, nếu có thì thủ tục như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Thủ tục cấp lại giấy khai sinh:
Khi hoàn thành thủ tục đăng ký khai sinh, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp 01 bản gốc Giấy khai sinh và một số lượng bản sao Giấy khai sinh sẽ được cấp theo yêu cầu.
Do đó, trường hợp cá nhân bị mất bản gốc hoặc mất hết các bản sao Giấy khai sinh thì có thể xin trích lục Giấy khai sinh (gọi chung là trích lục hộ tịch). Theo đó, Điều 4,
“Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.”
Thủ tục trích lục Giấy khai sinh được quy định như sau:
1.1. Trích lục giấy khai sinh ở đâu?
+ Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp xã); Ủy ban Nhân dân cấp huyện (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện.
+ Bộ tư pháp, Bộ ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền
Cơ quan được giao thẩm quyền quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch sẽ thực hiện việc cấp trích lục hộ tịch cho cá nhân khi có yêu cầu, không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân đó.
Như vậy, dựa trên những căn cứ này có thể xác định, cá nhân có thể thực hiện quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh cho mình không phụ thuộc nơi cư trú, theo đó cá nhân có thể lựa chọn nơi thực hiện yêu cầu là nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống.
1.2. Hồ sơ xin cấp trích lục khai sinh:
Cá nhân khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ sau:
+ Tờ khai theo mẫu quy định;
+ Trường hợp cá nhân thực hiện quyền yêu cầu trích lục khai sinh trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cần chuẩn bị một trong các giấy tờ tùy thân như chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp để xuất trình cho người tiếp nhận yêu cầu nhằm chứng minh về nhân thân của người cần cấp trích lục khai sinh. Riêng trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện thì ngoài tờ khai theo mẫu cá nhân khi thực hiện quyền yêu cầu phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của một trong những giấy tờ trên.
Trong một số trường hợp cụ thể, khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh, người yêu cầu cần phải chuẩn bị thêm một trong các loại giấy tờ sau:
+ Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền: Về hình thức, văn bản ủy quyền cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định, trừ trường hợp người được ủy quyền là người thân trong gia đình với người ủy quyền (Ví dụ: ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột).
+ Nếu người cần được cấp trích lục khai sinh là người chưa đủ 18 tuổi, hoặc đã đủ 18 tuổi nhưng được xác nhận là mất năng lực hành vi dân sự thì người đại diện theo pháp luật của họ sẽ thực hiện quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh. Trong trường hợp này, người thực hiện yêu cầu cần phải xuất trình giấy tờ để chứng minh là người đại diện.
+ Trường hợp tổ chức đề nghị cấp trích lục khai sinh của cá nhân phải có văn bản yêu cầu nêu rõ lý do.
+ Trường hợp không nhận kết quả trực tiếp, người yêu cầu phải chuẩn bị sẵn bì thư, tem hoặc cước, lệ phí (nếu có) gửi kèm hồ sơ.
+ Xuất trình thêm sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hoặc giấy tờ khác nếu yêu cầu cấp trích lục khai sinh trong giai đoạn chuyển tiếp.
1.3. Trình tự thủ tục xin cấp trích lục khai sinh:
Bước 1: Người yêu cầu nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
Người yêu cầu cấp trích lục khai sinh có thể nộp hồ sơ trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc qua hệ thống trực tuyến.
Bước 2: Cơ quan đăng kí hộ tịch tiếp nhận hồ sơ và thực hiện các công việc sau:
+ Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc chưa đầy đủ phải có văn bản hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
+ Trên cơ sở báo cáo của công chức Tư pháp hộ tịch, Thủ trưởng cơ quan cấp trích lục khai sinh cho người yêu cầu.
nước.
2. Thủ tục đăng ký lại khai sinh:
Theo quy định tại Điều 24, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, cụ thể:
“Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.”
Như đã nêu ở trên, trường hợp bị mất Giấy khai sinh (cả bản gốc và các bản sao) thì cá nhân có thể đề nghị cấp lại bản trích lục như đã nêu căn cứ vào thông tin được lưu trữ tại Sổ hộ tịch. Tuy nhiên, trường hợp Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được phải làm sao?
Sau đây là quy định về việc đăng ký lại khai sinh:
2.1. Điều kiện đăng ký lại khai sinh:
Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
2.2. Đăng ký lại khai sinh ở đâu?
Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh.
– Hồ sơ:
+ Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh.
+ Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:
- Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (bản sao được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh).
- Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
- Trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ trên thì giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh: Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân; Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.
Người yêu cầu đăng ký khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có. Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh cam đoan không đúng sự thật, cố ý chỉ nộp bản sao giấy tờ có lợi để đăng ký khai sinh thì việc đăng ký khai sinh không có giá trị pháp lý.
+ Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
+ Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Ngoài các giấy tờ phải nộp, người yêu cầu phải xuất trình: Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh; Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký lại khai sinh.
Trường hợp công dân mất bản chính Giấy khai sinh nhưng Sổ hộ tịch vẫn còn lưu giữ thì công dân liên hệ UBND cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây để cấp Trích lục khai sinh bản sao.
3. Thời hạn giải quyết việc cấp lại giấy khai sinh:
+ Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định.
+ Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
+ Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định.
Căn cứ pháp lý
– Nghị định 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;
– Thông tư 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 11 năm 2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch việt nam, phí xác nhận là người gốc việt nam, lệ phí quốc tịch;
–
– Quyết định số 1872/QĐ-BTP củ Bộ Tư pháp ngày 04 tháng 9 năm 2020 về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp.
