Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là công việc hàng quý, hàng tháng mà doanh nghiệp thực hiện gửi lên cơ quan thuế để kiểm soát quá trình hoạt động kinh doanh cũng như sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, vì những lý do có thể bị sai sót. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn việc điều chỉnh và nộp lại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị sai:
Mục lục bài viết
1. Quy định chung của pháp luật về hóa đơn:
Hóa đơn theo quy định tại
* Về hình thức của hóa đơn:
– Hóa đơn tự in: hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ.
– Hóa đơn điện tử: là hóa đơn tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
– Hóa đơn đặt in: là hóa đơn được đặt in theo mẫu do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.
* Về nội dung của hóa đơn phải gồm những thông tin sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn.
Trường hợp ối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.
– Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
* Các loại hóa đơn theo quy định của pháp luật bao gồm:
– Hóa đơn xuất khẩu: dùng cho các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất khẩu vào khu phi thuế quan.
– Hóa đơn giá trị gia tăng: hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
– Hóa đơn bán hàng: hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
– Ngoài ra có các loại hóa đơn khác như vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác nhưng có hình thức và nội dung tương tự hóa đơn.
2. Các trường hợp sai sót hóa đơn và nguyên tắc xử lý:
Khi đã được Cơ quan thuế phê duyệt đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có thể tiến hành lập hóa đơn khi bán hàng và cung cấp dịch vụ. Dưới đây là các trường hợp sử dụng hóa đơn có bị sai sót và hướng điều chỉnh, xử lý:
– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót:
Người bán tiến hành thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.
Gửi thông báo cho cơ quan thuế vào bất cứ thời gian nào nhưng đảm bảo chậm nhất là ngày cuối cùng củ kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì quy trình hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế bằng văn bản theo mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
– Nếu như hóa đơn bị sai sót và đã tiến hành xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định nhưng vẫn bị sai sót tiếp thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
– Đối với trường hợp hóa đơn điện tử lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót: người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
– Trường hợp trên hóa đơn bị sai nội dung về giá trị thì tiến hành điều chỉnh (ký hiệu ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ký hiệu ghi dấu âm) để đúng với thực tế tiến hành điều chỉnh.
* Đối với trường hợp có sai sót về bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:
– Trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế: người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
– Trường hợp có sai sót trong bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế: người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
– Việc tiến hành điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, người bán phải điền đầy đủ thông tin về ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), ngoại trừ trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định.
3. Điều chỉnh và nộp lại báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn bị sai:
3.1. Quy định về việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
Từ ngày 1/7/2022; 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá thể và cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123 sẽ không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
Ngoại trừ trường hợp nếu như doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế theo Quyết định số 1421/QĐ-BTC về chế độ báo cáo tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì bắt buộc doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo đó, vào hàng quý, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Thời gian nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn.
Nếu như trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì khi đó doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
Đối với trường hợp kỳ trước có sử hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
3.2. Điều chỉnh và nộp lại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị sai:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Hồ sơ nộp lại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bị sai:
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng.
– Bản gốc hoặc bản sao Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sai lưu cùng bản đúng để làm chứng từ đối chiếu để giải trình nếu như thanh tra thuế có thanh kiểm tra.
– Công văn giải trình việc sai sót.
Bước 2: Nộp hồ sơ:
Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trên, doanh nghiệp nộp lại qua trang nộp tờ khai thuế điện tử của Tổng Cục thuế.
4. Quy định về mức xử phạt đối với hành vi lập sai báo cáo hóa đơn:
Căn cứ theo quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn cụ thể như sau:
– Phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng khi có hành vi:
+ Quá thời hạn nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết hạn thời hạn theo quy định của pháp luật.
+ Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.
Tuy nhiên, nếu như trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế mà cá nhân, tổ chức tự phát hiện sai sót và có lập lại thông báo, báo cáo thay thế theo đúng quy định của pháp luật thì sẽ không bị xử phạt.
– Phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 15 triệu đồng khi có các hành vi sau:
+ Quá thời hạn nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế trong vòng từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
+ Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế theo quy định.
– Ngoài bị phạt tiền như thế, chủ thể thực hiện hành vi vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn.
Như vậy, căn cứ theo quy định trên, hành vi lập sai báo cáo hóa đơn sẽ bị xử phạt với mức tiền từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng.
