Điều chỉnh thông tin người phụ thuộc do nhập nhầm thông tin

Thông tin người phụ thuộc do cập nhật nhầm cần phải được điều chỉnh, khi điều chỉnh thông tin người phụ thuộc phải thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Trong trường hợp kê khai nhầm thông tin người phụ thuộc thì người lao động, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh thông tin người phụ thuộc. Bởi đây là thông tin quan trọng cho việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động. Bài viết dưới đây, đội ngũ các luật sư, chuyên gia pháp luật, chuyên viên pháp lý Luật Dương Gia sẽ phân tích, làm rõ các quy định của pháp luật về điều chỉnh thông tin người phụ thuộc do cập nhật nhầm.

1. Quyền điều chỉnh thông tin người phụ thuộc khi có sai sót:

Căn cứ Khoản 2 Điều 5 Nghị định 83/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật quản lý thuế và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật quản lý thuế về nguyên tắc tính thuế, khai thuế, nộp thuế khi có sai sót như sau: 

“2. Người nộp thuế phải khai chính xác, trung thực, đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế và nộp đủ các chứng từ, tài liệu quy định trong hồ sơ khai thuế với cơ quan quản lý thuế.

Trường hợp sau khi hết hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định, người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót thì được khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ khai thuế. Hồ sơ khai thuế bổ sung, điều chỉnh được nộp cho cơ quan thuế vào bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo, nhưng phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế.

Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau kiểm tra, thanh tra; nếu người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp và được kiểm tra, thanh tra (liên quan đến thời kỳ, phạm vi kiểm tra, thanh tra) còn sai sót thì người nộp thuế được tự khai bổ sung, điều chỉnh; việc xử lý căn cứ chế độ quy định và nguyên nhân khách quan, chủ quan của việc khai sót, chưa đúng phải điều chỉnh.”

Như vậy, trong trường hợp khi có thông tin đăng ký thuế bị sai về mã số thuế, người lao động hoặc doanh nghiệp có quyền yêu cầu điều chỉnh thông tin đó.

2. Hướng dẫn điều chỉnh thông tin người phụ thuộc:

– Về biểu mẫu thông báo:

Thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp ghi trên giấy chứng nhận đăng ký thuế. Mẫu thông báo số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28 tháng 6 năm 2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế. Cần lưu ý, hiện nay mẫu thông báo số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC đã bị bãi bỏ bởi Khoản 3 Điều 30 Thông tư 95/2016/TT-BTC.

“Điều 30. Hiệu lực thi hành
…
3. Bãi bỏ Điều 9 hướng dẫn về thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký thuế … Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính;”

– Về trách nhiệm, thời hạn và địa điểm nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế của người nộp thuế:

Việc thay đổi thông tin đăng ký thuế thực hiện theo quy định tại Điều 27 Luật quản lý thuế, cụ thể:

+ Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh và cá nhân khác đã đăng ký thuế với cơ quan thuế, khi có thay đổi một trong các thông tin trên tờ khai đăng ký thuế, bảng kê kèm theo tờ khai đăng ký thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi.

+ Đối với người nộp thuế là cá nhân có ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế, khi thay đổi thông tin đăng ký thuế của cá nhân và người phụ thuộc, cá nhân phải khai báo với cơ quan chi trả thu nhập. Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp và gửi hồ sơ thông tin thay đổi của các cá nhân ủy quyền đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp một lần trong năm, chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời Điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.

+ Đối với cá nhân có phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân trừ cá nhân kinh doanh khi thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý không phải thực hiện thủ tục chuyển địa Điểm, chỉ đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế.

3. Một số lưu ý khi đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc:

Cùng với việc tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế TNCN và thuế TNDN vào 3 tháng đầu năm, cơ quan thuế cũng sẽ cấp mã số thuế cho người phụ thuộc thông qua cơ quan chi trả thu nhập tiền lương, tiền công. Để tránh sai sót sau này phải điều chỉnh, cá nhân hoặc doanh nghiệp khi làm thủ tục đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc phải lưu ý thực hiện kê khai đăng ký thông tin chính xác, tránh việc cập nhật nhầm.

Thủ tục đăng ký người phụ thuộc hiện nay được thực hiện theo Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013. Theo hướng dẫn của Thông tư này, người nộp thuế khi đăng ký người phụ thuộc lần đầu phải gửi 2 bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu 20-ĐKT-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính cho cơ quan chi trả, cơ quan chi trả sẽ lưu 1 bản và gửi cho cơ quan thuế 1 bản.

Trường hợp người nộp thuế có yêu cầu cấp mã số thuế cho người phụ thuộc trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm, thì cơ quan chi trả thực hiện tổng hợp tất cả thông tin người phụ thuộc vào mẫu 20-ĐKT-TH-TCT với tiêu đề trên ứng dụng là “đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”, tên biểu mẫu “bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” được hỗ trợ trên các ứng dụng HTKK, iHTKK và phần mềm quyết toán thuế TNCN.

4. Hướng dẫn cập nhật lại thông tin người phụ thuộc bị nhầm:

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào luật sư, tôi muốn hỏi về cách điều chỉnh người phụ thuộc cho người nộp thuế tncn. Do khi đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế tncn trong công ty tôi đã cập nhật nhầm mã số thuế của 2 người qua lại với nhau. Con của người này lại đăng ký cho mã số thuế của người kia và ngược lại. Nhờ luật sư tư vấn hướng giải quyết, thay đổi điều chỉnh lại như thế nào cho hợp lý. Xin cảm ơn.

Luật sư tư vấn:

Trong trường hợp kê khai nhầm thông tin người phụ thuộc thì bạn cần thực hiện điều chỉnh thông tin người phụ thuộc. Bởi đây là thông tin quan trọng cho việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của bạn.

Thứ nhất, hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác và cá nhân có mã số thuế nộp thay, khi thay đổi thông tin đăng ký thuế thì các thông tin tương ứng của mã số thuế nộp thay được Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế tự động cập nhật theo mã số thuế của người nộp thuế. Các thủ tục chuyển nghĩa vụ thuế đối với mã số thuế nộp thay được thực hiện tương tự và cùng thời Điểm với thủ tục chuyển nghĩa vụ của người nộp thuế. Đối với người nộp thuế là cá nhân có phát sinh thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, trừ cá nhân kinh doanh:

•  Nếu trường hợp người nộp thuế tự đi thay đổi thông tin trực tiếp với cơ quan thuế

Chuẩn bị hồ sơ gồm:

1) Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC để thay đổi thông tin cho cá nhân người nộp thuế và người phụ thuộc.

2) Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên) hoặc Giấy khai sinh (đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam dưới 14 tuổi); bản sao không yêu cầu chứng thực hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực (đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài) nếu thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc trên các Giấy tờ này có thay đổi.

•  Nếu trường hợp người nộp thuế thay đổi thông tin qua cơ quan chi trả thu nhập:

Trường hợp thay đổi thông tin cho người phụ thuộc thì chuẩn bị hồ sơ gồm:

1) Cá nhân gửi Bản sao không yêu cầu chứng thực các giấy tờ có thay đổi thông tin liên quan đến đăng ký thuế của người phụ thuộc cho cơ quan chi trả thu nhập.

2) Cơ quan chi trả thu nhập lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC. Trên tờ khai đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” và ghi các thông tin đăng ký thuế có thay đổi.

Thứ hai, tiếp nhận hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế.

•  Đối với hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế bằng giấy

Công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế, ghi rõ thời Điểm nhận hồ sơ, tên tài liệu theo bảng kê danh Mục hồ sơ đăng ký thuế. Công chức thuế viết phiếu hẹn ngày trả kết quả đăng ký thuế, thời hạn trả kết quả không được quá số ngày quy định của Thông tư 95/2016/TT-BTC.

Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế gửi bằng đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi sổ văn thư của cơ quan thuế.

Công chức thuế kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế, trường hợp cần bổ sung hồ sơ, cơ quan thuế phải thông báo cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại cơ quan thuế); trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (đối với hồ sơ gửi qua đường bưu chính).

•  Đối với hồ sơ đăng ký thuế điện tử

Việc tiếp nhận hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 110/2015/TT-BTC ngày 28/07/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.

Như vậy, bạn hoàn toàn có thể tham khảo các quy định đã phân tích trên để điều chỉnh thông tin người phụ thuộc do cập nhật nhầm. Nếu doanh nghiệp bạn thực hiện điều chỉnh thông tin người phụ thuộc cho người lao động trên các ứng dụng HTKK, iHTKK và phần mềm quyết toán thuế TNCN thì doanh nghiệp bạn phải thực hiện kết xuất file dữ liệu và gửi file trực tiếp lên trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc trang tncnonline.com.vn. Căn cứ thông tin trên mẫu 20-ĐKT-TH-TCT, cơ quan thuế thực hiện điều chỉnh thông tin người phụ thuộc do cập nhật nhầm cho người nộp thuế.

Cần lưu ý, doanh nghiệp bạn tiến hành kết xuất dữ liệu file XML để gửi cơ quan thuế. Trường hợp doanh nghiệp bạn gửi mẫu 20-ĐKT-TH-TCT cho cơ quan thuế qua chữ ký số, thì không cần phải gửi thêm bản cứng, trường hợp doanh nghiệp bạn gửi qua tncnonline.com.vn thì phải gửi thêm cho cơ quan thuế bản cứng, có chữ ký và dấu của thủ trưởng cơ quan chi trả. Khi nhận kết quả điều chỉnh thông tin người phụ thuộc, cơ quan thuế trả kết quả cho cơ quan chi trả nếu điều chỉnh thành công hoặc hướng dẫn thực hiện lại nếu điều chỉnh không thành công.