Cách đổi tên, sửa tên, đính chính thông tin trên học bạ

Việc một cá nhân bị sai sót thông tin hộ tịch, đính chính lại thông tin hộ tịch, cải chính hộ tịch, xác định lại giới tính, thây đổi dân tộc…. hay thực hiện các thủ tục khác liên quan đến việc cải chính hộ tịch của cá nhân thì sẽ kéo theo rất nhiều giấy tờ cần chỉnh sửa và thay đổi. Một trong những giấy tờ quan trong đó chính là học bạ, thông tin trên văn bằng, chứng chỉ mà cá nhân thực hiện thủ tục hộ tịch thay đổi phải quan tâm đến việc chỉnh sửa để phù hợp với nội dung cải chính hộ tịch và thuận lợi cho quá trình sử dụng văn bằng, chứng chỉ.

Khi thực hiện các thủ tục chỉnh học bạ, các văn bằng chứng chỉ không phải trường hợp nào cũng được thực hiện, lý do nào cũng được thay đổi mà nó chỉ được thực hiện trong một số trường hợp cụ thể mà pháp luật cho phép. Dưới đây bài viết sẽ phân tích và làm rõ các trường hợp được chỉnh sửa nội dung văn bằng chứng chỉ, hồ sơ, quy trình thủ tục để thực hiện việc chỉnh sửa theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

1. Các trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Theo quy định pháp luật hiện hành thì người đã được cấp văn bằng, chứng chỉ có quyền thực hiện các yêu cầu nhằm mục đích để sửa đổi, bổ sung, chỉnh sửa những nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ trong các trường hợp cụ thể như sau:

Thứ nhất, được cơ quan có thẩm quyền thực hiện quyết định cho thay đổi hoặc cải chính hộ tịch. Theo quy định người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện có thẩm quyền như sau:

Một là: Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của người nước ngoài có thẩm quyền giải quyết việc cải chính, bổ sung hộ tịch đối với người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Hai là: Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã đăng ký hộ tịch trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

Ba là: Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc.

Sau khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận huyện ký Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc cấp cho người có yêu cầu, công chức làm công tác hộ tịch ghi vào sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc và cùng người đi đăng ký hộ tịch ký vào sổ.

Thứ hai, được xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Xác định lại dân tộc của người con theo dân tộc của người cha hoặc dân tộc của người mẹ theo quy định của Bộ luật Dân sự. Xác định lại giới tính của một người trong trường hợp giới tính của người đó bị khuyết tật bẩm sinh hoặc chưa định hình chính xác mà cần có sự can thiệp của y học nhằm xác định rõ về giới tính. Người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Giấy tờ phải nộp cụ thể như sau:

Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc (theo mẫu quy định); Các giấy tờ liên quan đến việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; Văn bản ủy quyền theo quy định pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Giấy tờ phải xuất trình: Giấy tờ tùy thân gồm: hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng; Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký.

Thứ ba, được bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch nộp, nếu các giấy tờ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, thì hướng dẫn đương sự bổ sung. Nếu có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, thì cán bộ Tư pháp của phòng Tư pháp ghi nội dung bổ sung vào những cột, mục tương ứng trong sổ đăng ký khai sinh và bản chính giấy khai sinh đối với trường hợp bổ sung hộ tịch, ghi vào cột ghi chú của sổ đăng ký hộ tịch và mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch (không phải giấy khai sinh) đối với trường hợp điều chỉnh hộ tịch. Cán bộ Tư pháp của phòng Tư pháp phải ghi rõ nội dung bổ sung, nội dung điều chỉnh; căn cứ bổ sung, căn cứ điều chỉnh; họ, tên chữ ký người ghi điều chỉnh, bổ sung; ngày, tháng, năm điều chỉnh, bổ sung và đóng dấu vào phần điều chỉnh, bổ sung. Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính là Phòng Tư pháp. Cơ quan có thẩm quyền quyết định Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Thứ tư, được đăng ký khai sinh quá hạn, đăng ký lại việc sinh. Chủ tịch UBND cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

2. Thủ tục chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Thành phần hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ gồm có các giấy tờ như sau:

-) Đơn đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ;

-) Văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa;

-) Trích lục hoặc quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;

-) Giấy khai sinh đối với trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ do bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh quá hạn;

-) Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh của người được cấp văn bằng, chứng chỉ. Thông tin ghi trên các giấy tờ này phải phù hợp với đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ. Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ quy định tại các quy định nêu trên là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính.

Trong trường hợp tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ quy định tại các  quy định được nêu ở trên là bản sao không có chứng thực thì người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ phải xuất trình bản chính để người tiếp nhận hồ sơ đối chiếu; người tiếp nhận hồ sơ phải ký xác nhận, ghi rõ họ tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

3. Trình tự chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Để thực hiện việc chỉnh sửa nội dung văn bằng chứng chỉ theo quy định của pháp luật thì người có văn bằng chứng chỉ cần chỉnh sửa phải làm các thủ tục như sau:

– Người đề nghị chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại mục 2 đã trình bày ở trên cho cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ;

– Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ xem xét quyết định việc chỉnh sửa; nếu không chỉnh sửa thì phải trả lòi bằng văn bản và nêu rõ lý do;

– Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được thực hiện bằng quyết định chỉnh sửa; không chỉnh sửa trực tiếp trong văn bằng, chứng chỉ. Quyết định chỉnh sửa phải được lưu trong hồ sơ cấp văn bằng, chứng chỉ.

– Căn cứ quyết định chỉnh sửa, cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ ghi đầy đủ thông tin về văn bằng, chứng chỉ, các nội dung được chỉnh sửa của văn bằng, chứng chỉ vào phụ lục sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

Nội dung chính của quyết định chỉnh sửa và áp dụng việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Khi tiến hành chỉnh sửa thì quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ gồm các nội dung chính sau:

– Họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh của người có văn bằng, chứng chỉ (ghi theo văn bằng, chứng chỉ đã cấp);

– Tên, số hiệu, ngày tháng năm cấp của văn bằng, chứng chỉ;

– Nội dung chỉnh sửa;

– Lý do chỉnh sửa;

– Hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định.

Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ được áp dụng đối với cả văn bằng, chứng chỉ được  thực hiện đối với tất cả các văn bằng chứng chỉ có nội dung sai sót cần chỉnh sửa theo quy định pháp luật hiện hành.

TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

4. Học bạ cấp 3 bị sai tên đệm phải làm gì để chỉnh sửa lại?

Tóm tắt câu hỏi:

Xin chào luật sư Dương Gia! Cho tôi xin phép được hỏi Luật sư câu hỏi: Trong thời gian học cấp 3 tôi không được biết sổ học bạ ghi bị sai tên đệm (nhà trường giữ đến khi ra trường) dẫn đến khi cấp bằng tốt nghiệp cấp 3 cũng bị sai tên đệm so với giấy khai sinh gốc/chứng minh nhân nhân.Nay tôi đang theo học lớp Đại học có cần sử dụng đến bằng cấp 3 thì phát hiện bị sai tên đệm. Do vậy, để sửa lại cho đúng tôi phải làm gì? Rất mong sớm nhận được tư vấn của Luật sư để tôi hoàn thiện thủ tục. Xin trân trọng cám ơn!

Luật sư tư vấn:

Cơ sở để chỉnh sửa lại học bạ:

Trường hợp này bạn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 22, Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT về Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành quy định về các trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ:

‘ Điều 22. Các trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ

Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có quyền yêu cầu chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ trong các trường hợp sau:

1. Được cơ quan có thẩm quyền quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch;

2. Được xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;

3. Được bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch;

4. Được đăng ký khai sinh quá hạn, đăng ký lại việc sinh.”

Cơ quan và chủ thể có thẩm quyền xử lí:

Đối với các trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ quy định tại Điều 22 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT:

Cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ ra quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ đồng thi tiến hành chỉnh sửa các nội dung tương ứng ghi trong sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

Người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ là thủ trưởng cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ và đang quản lý sổ gốc văn bằng, chứng chỉ. Trường hợp cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ đã sáp nhập, chia, tách, giải thể hoặc có sự điều chỉnh về thẩm quyền thì người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ là thủ trưởng cơ quan đang quản lý sổ gốc văn bằng, chứng chỉ.

Theo quy định tại Điều 21 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT quy định về Thẩm quyền chỉnh sửa cấp văn bằng, chứng chỉ:

Người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ là thủ trưởng cơ quan đã cấp văn bằng, chứng chỉ và đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đã sáp nhập, chia, tách, giải thể thì người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ là thủ trưởng cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ.

Thẩm quyền cấp văn bằng được quy định như sau:

– Bằng tốt nghiệp trung học cơ sở do trưởng phòng giáo dục và đào tạo cấp;

– Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông do giám đốc sở giáo dục và đào tạo cấp;

– Bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm do người đứng đầu cơ sở đào tạo giáo viên hoặc người đứng đầu cơ sở giáo dục đại học có ngành đào tạo giáo viên cấp;

– Văn bằng giáo dục đại học do giám đốc đại học, hiệu trưởng trường đại học, giám đốc học viện, viện trưởng viện nghiên cứu khoa học được phép đào tạo và cấp văn bằng ở trình độ tương ứng cấp;

– Giám đốc đại học cấp văn bằng giáo dục đại học cho người học của các đơn vị đào tạo, nghiên cứu trực thuộc (trừ các trường đại học thành viên).

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài:1900.6568

Như vậy bạn thuộc trường hợp khoản 1 Điều 22 và khoản 1 Điều 23 của Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT nên thuộc trường hợp quy định về việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ.

Hồ sơ bao gồm:

–  Đơn đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ;

–  Chứng minh thư nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác của người được cấp văn bằng, chứng chỉ;

– Văn bằng, chứng chỉ đề nghị chỉnh sửa;

– Giấy khai sinh và các tài liệu chứng minh văn bằng, chứng chỉ bị ghi sai do lỗi của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ

Các tài liệu trên có thể là bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính.

Nếu cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao không có chứng thực thì có quyền yêu cầu người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu phải ký xác nhận và ghi rõ họ tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Nếu tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cơ quan có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.