Kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính

Trong quá trình thực hiện gói thầu, nhà thầu sẽ thực hiện các hồ sơ đề xuất tài chính bằng văn bản gửi cho bên mời thầu với nội dung là các chi phí trực tiếp và gián tiếp để thực hiện gói thầu. Các bên dựa trên hồ sơ đề xuất về tài chính để thỏa thuận đi đến kết luận về chi phí thực hiện gói thầu. Để đi đến kết quả chi phí gói thầu bên mời thầu cần thực hiện kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính. Vậy quy định cụ thể về kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính như thế nào. Bài viết dưới đây của Luật Dương Gia sẽ đi vào tìm hiểu các quy định liên quan để giúp người đọc hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Luật sư tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568

1. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính?

Đề xuất tài chính là văn bản của nhà thầu gửi cho bên mời thầu với nội dung cụ thể về các danh mục tài chính, danh sách những chi phí trực tiếp và gián tiếp để thực hiện gói thầu. Sau khi nhận được hồ sơ đề xuất tài chính thì bên mời thầu và nhà thầu sẽ tiến hành đàm phán về từng loại chi phí để đi đến thỏa thuận cuối cùng về tổng chi phí để thực hiện gói thầu.

Hồ sơ đề xuất về tài chính bao gồm các nội dung về đề xuất các nội dung tài chính của các nhà thầu.

Theo quy định tại Điều 29 Nghị định 63/2014/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu thì việc kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính được thực hiện trong giai đoạn mở hồ sơ đề xuất tài chính.

– Bước 1: khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính là kiểm tra niêm phong túi đựng các hồ sơ đề xuất về tài chính.

– Bước 2: Mở hồ sơ đề xuất về tài chính:

+ Bên mở thầu thực hiện việc mở hồ sơ đề xuất về tài chính và việc mở hồ sơ chỉ tiến hành mở hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu có tên trong danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở hồ sơ đề xuất về tài chính, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu mà bên mở thầu đều có thể mở hồ sơ;

+ Bên mở thầu có quyền yêu cầu đại diện từng nhà thầu tham dự mở hồ sơ đề xuất về tài chính xác nhận việc có hoặc không có thư giảm giá kèm theo hồ sơ đề xuất về tài chính của mình; nếu có thư giảm giá thì sẽ thực hiện việc giảm giá;

+ Việc mở hồ sơ đề xuất về tài chính được bên mở thầu thực hiện đối với từng hồ sơ đề xuất về tài chính, thứ tự mở hồ sơ đề xuất về tài chính được thực hiện theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu có tên trong danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và theo trình tự như sau:

Thực hiện kiểm tra niêm phong xem hồ sơ còn được bảo đảm niêm phong hay không, trường hợp hồ sơ đã bị phá niêm phong thì lập biên bản về việc này;

Thực hiện mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về: Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ đề xuất về tài chính; đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính; thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất về tài chính; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); điểm kỹ thuật của các hồ sơ dự thầu được đánh giá đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật; các thông tin khác liên quan.

– Bước 3: Lập biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính:

Biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính sẽ ghi nhận các thông tin về kiểm tra niêm phong túi đựng các hồ sơ đề xuất về tài chính và mở hồ sơ đề xuất về tài chính phải, các thông tin ghi vào biên bản phải chính xác. Biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và nhà thầu tham dự mở hồ sơ đề xuất về tài chính.

Biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính sau khi hoàn thành phải được gửi cho các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật;

Bước 4:  Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào tất cả các trang bản gốc của hồ sơ đề xuất về tài chính để xác nhận việc kiểm tra hồ sơ.

Theo quy định tại Điều 39 Nghị định 30/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư thì việc đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại trong đấu thầu dự án PPP, dự án đầu tư có sử dụng đất được quy định cụ thể như sau:

Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại, bao gồm các việc thực hiện kiểm tra số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại tức kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ. Kiểm tra các thành phần của hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại để đảm bảo thành phần đưa ra hồ sơ là đúng thẩm quyền, thành phần phải bao gồm: đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại; các thành phần khác thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại. Cuối cùng là kiểm tra sự thống nhất nội dung giữa bản gốc và bản chụp của hồ sơ đề xuất tài chính để phục vụ quá trình đánh giá chi tiết hồ sơ đề xuất về tài chính – thương mại.

2. Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính

Bên cạnh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính thì bên mở thầu còn có nghĩa vụ đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ. Việc kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính chủ yếu kiểm tra về tính niêm phong và số lượng tài liệu, kiểm tra xem hồ sơ đã đầy đủ các tài liệu hay chưa, cơ bản sự kiểm tra này là kiểm tra về hình thức, là bước đầu và tiền đề cho bước đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính.

Đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính gồm những bước cơ bản sau:

Thứ nhất: Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính, bao gồm:

– Kiểm tra số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ đề xuất về tài chính;

– Kiểm tra các thành phần của hồ sơ đề xuất về tài chính, bao gồm: Đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính; bảng giá tổng hợp, bảng giá chi tiết; bảng phân tích đơn giá chi tiết (nếu có); các thành phần khác thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính;

– Kiểm tra sự thống nhất nội dung giữa bản gốc và bản chụp để phục vụ quá trình đánh giá chi tiết hồ sơ đề xuất về tài chính.

Thứ hai: Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính:

Hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung sau đây:

– Có bản gốc hồ sơ đề xuất về tài chính;

– Có đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về tài chính được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu phải cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic với tổng giá dự thầu ghi trong biểu giá tổng hợp, không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh;

– Hiệu lực của hồ sơ đề xuất về tài chính đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Nhà thầu có hồ sơ đề xuất về tài chính hợp lệ sẽ được đánh giá chi tiết về tài chính.

Thứ ba: Đánh giá chi tiết hồ sơ đề xuất về tài chính và xếp hạng nhà thầu:

– Việc đánh giá chi tiết hồ sơ đề xuất về tài chính và xếp hạng nhà thầu thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu;

– Sau khi lựa chọn được danh sách xếp hạng nhà thầu, tổ chuyên gia lập báo cáo gửi bên mời thầu xem xét. Trong báo cáo phải nêu rõ các nội dung sau đây:

+ Danh sách nhà thầu được xem xét, xếp hạng và thứ tự xếp hạng;

+ Danh sách nhà thầu không đáp ứng yêu cầu và bị loại; lý do loại bỏ nhà thầu;

+ Nhận xét về tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu. Trường hợp chưa bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế, phải nêu rõ lý do và đề xuất biện pháp xử lý;

+ Những nội dung của hồ sơ mời thầu chưa phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu dẫn đến có cách hiểu không rõ hoặc khác nhau trong quá trình thực hiện hoặc có thể dẫn đến làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu (nếu có); đề xuất biện pháp xử lý.

Như vậy, việc kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất về tài chính được bên mở thầu thực hiện theo các trình tự và quy định của pháp luật về đấu thầu. Quá trình kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ phải được thực hiện chính xác theo trình tự pháp luật, bảo đảm cho hồ sơ đề xuất về tài chính được đánh giá chính xác, đưa hồ sơ vào thực hiện có hiệu quả.