Giấy chứng tử là gì? Hướng dẫn chi tiết thủ tục xin đăng ký khai tử?

1. Giấy chứng tử là gì? Đăng ký khai tử là gì?

Đăng ký khai tử là thủ tục pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhằm xác nhận sự kiện chết của một con người và xác định sự chấm dứt các quan hệ pháp luật của con người đó, đồng thời, là phương tiện để nhà nước theo dõi biến động dân số của mình.

Giấy chứng tử là kết quả của thủ tục pháp lý đăng ký khai tử. Khi đăng ký khai tử, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ cấp giấy chứng tử nhằm xác nhận một người đã chết và xác định chấm dứt các quan hệ pháp luật của con người đó kể từ thời điểm chứng tử. Giấy chứng tử là thành phần hồ sơ quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề pháp lý có liên quan đến người chết: Chia thừa kế, hưởng chế độ, hưởng bảo hiểm…

2. Nguyên tắc đăng ký hộ tịch và quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân:

Thứ nhất, về nguyên tắc đăng ký hộ tịch

– Tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân.

– Mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân phải được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và chính xác; trường hợp không đủ điều kiện đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật thì người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do.

– Đối với những việc hộ tịch mà Luật này không quy định thời hạn giải quyết thì được giải quyết ngay trong ngày; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

– Mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định 

Cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú.

– Mọi sự kiện hộ tịch sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

– Nội dung khai sinh, kết hôn, ly hôn, khai tử, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại giới tính, xác định lại dân tộc của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

– Bảo đảm công khai, minh bạch thủ tục đăng ký hộ tịch.

Thứ hai, quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân

– Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam có quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch.

Quy định này cũng được áp dụng đối với công dân nước ngoài thường trú tại Việt Nam, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.

– Trường hợp kết hôn, nhận cha, mẹ, con thì các bên phải trực tiếp thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Đối với các việc đăng ký hộ tịch khác hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thì người có yêu cầu trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết việc ủy quyền.

– Người chưa thành niên, người đã thành niên mất năng lực hành vi dân sự yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc cấp bản sao trích lục hộ tịch thông qua người đại diện theo pháp luật.

3. Thẩm quyền đăng ký khai tử:

Theo quy định của pháp luật, giấy chứng tử là giấy tờ hộ tịch được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận tình trạng một người đã chết. Có thể nói, giấy chứng tử là một trong những căn cứ pháp lý để xác định các vấn đề liên quan đến thừa kế, chế độ tử tuất, tình trạng tài sản của người chết, tình trạng hôn nhân,…

Thẩm quyền đăng ký khai tử được pháp luật quy định như sau:

Thứ nhất, về thẩm quyền đăng ký khai tử tử trong nước

Theo quy định tại Điều 32 Luật Hộ tịch 2014 Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

Lưu ý:

Đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết ở khu vực biên giới, thẩm quyền đăng ký khai tử được quy định tại Điều 20 Thông tư 04/2020/TT-BTP, cụ thể như sau:

– Ủy ban nhân dân xã ở khu vực biên giới thực hiện đăng ký khai tử cho người chết là người nước ngoài cư trú tại xã đó.

Thứ hai, đối với khai tử cho trường hợp có yếu tố nước ngoài:

Tại Điều 51 Luật Hộ tịch 2014 Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử cho người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam.

Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

4. Thời hạn và trách nhiệm đăng ký khai tử:

Theo quy định tại Điều 33 Luật Hộ tịch 2014 trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.

Công chức tư pháp – hộ tịch thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc khai tử cho người chết; trường hợp không xác định được người có trách nhiệm đi khai tử thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký khai tử.

5. Trình tự thủ tục đăng ký khai tử:

Hồ sơ đăng ký khai tử

Theo quy định tại Điều 34, Điều 52 Luật Hộ tịch 2014 và Hướng dẫn tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP, người đi đăng ký khai tử cần chuẩn bị hồ sơ gồm các tài liệu, giấy tờ sau đây:

– Tờ khai theo mẫu quy định

– Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử 

Trình tự thủ tục đăng ký khai tử theo quy định của pháp luật

Theo quy định tại Điều 34, Điều 52 Luật Hộ tịch 2014 và Hướng dẫn tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thủ tục đăng ký khai tử được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị đăng ký khai tử đến cơ quan có thẩm quyền

– Người có trách nhiệm đi đăng ký khai tử nộp tờ khai theo mẫu quy định và Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận yêu cầu và thực hiện thủ tục

Ngay sau khi nhận giấy tờ, nếu thấy việc khai tử đúng thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trích lục cho người đi khai tử.

Khi đăng ký khai tử, nội dung khai tử phải bao gồm các thông tin: Họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết, nếu có; nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết theo Dương lịch; quốc tịch nếu người chết là người nước ngoài.

Nội dung đăng ký khai tử được xác định theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền sau đây cấp:

– Đối với người chết tại cơ sở y tế thì Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử;

– Đối với người chết do thi hành án tử hình thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử;

– Đối với người bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án thay Giấy báo tử;

– Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn thì văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử;

– Đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp này thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử.

Công chức tư pháp – hộ tịch khóa thông tin hộ tịch của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Riêng trường hợp không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế thì xử lý theo quy định tại Điều 13 Thông tư 04/2020/TT-BTP, cụ thể như sau:

– Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết.

– Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh theo quy định tại khoản 1 Điều này hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.

Lưu ý:

Đối với trường hợp khai tử cho người có yếu tố nước ngoài

– Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trích lục hộ tịch cho người đi khai tử.

Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

– Sau khi đăng ký khai tử, Ủy ban nhân dân cấp huyện phải thông báo bằng văn bản kèm theo trích lục hộ tịch cho Bộ Ngoại giao để thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của nước mà người chết là công dân.

Trường hợp người chết là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì công chức làm công tác hộ tịch khóa thông tin của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Bước 3: Trả kết quả

Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng tử cho người yêu cầu

Về lệ phí đăng ký khai tử