Credit note là gì? Debit Note là gì? So sánh 2 loại chứng từ này?

Debit note và Credit note là 2 thuật ngữ thông dụng trong ngành vận tải xuất nhập khẩu Logistic và thương mại hàng hóa. Hiểu một cách đơn giản, chúng ta có thể hiểu rằng Debit Note và Credit là 1 dạng hóa đơn điều chỉnh giá trị. Vậy Debit Note là gì? Sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note như thế nào?

1. Tìm hiểu về Credit note:

1.1. Khái niệm:

Credit note (credit memo): Là 1 chứng từ thương mại do người bán lập ra bán cho người mua với số tiền hàng ít hơn hoặc bằng số tiền trên hoá đơn. Trong thương mại, loại chứng từ này chỉ được áp dụng khi người mua hàng ko nhận được hàng hoá, hoặc khách trả lại sản phẩm do bị hư, khiếm khuyết. Hoặc trường hợp khách hàng trả dư tiền so với số tiền in trên hoá đơn thì có thể dùng Credit note để trả lại tiền thừa. Việc người bán phát hành credit note có tác dụng thúc đẩy người mua (khách hàng) quay lại mua sản phẩm/dịch vụ trong tương lai. Tiếng Việt cũng có thể gọi hoá đơn giảm giá, giấy báo không, giấy báo có. Đây là một loại chứng từ thương mại mà Bên bán phát hành ra sẽ được dùng đính kèm với hoá đơn.

Ví dụ minh hoạ về Credit note:

Một lô hàng xuất nhập khẩu gồm nhiều mặt hàng dễ hư hại trong quá trình vận chuyển từ bên A bán cho bên B. Khi bên B quyết toán thấy có số lượng sản phẩm đã thay đổi. Bên B sẽ thông báo với đại diện của bên A về điều này.

Kết thúc thời gian thoả thuận của bên B và bên A, việc xuất hoá đơn thuế theo đúng giá trị của lô hàng được mua sẽ được điều chỉnh xuống bằng Credit Note. Bên B có thể căn cứ vào con số trên Credit Note mà bên A phát hành để tính giá hoá đơn và thanh toán.

1.2. Đặc điểm:

Thông thường một quy trình phát hành chứng từ Credit Note bao gồm những bước sau:

Bên A cung cấp chứng từ cho bên B cùng với hoá đơn thuế.

Bên B phát hiện những yêu cầu về hàng hoá không đúng theo thoả thuận và thông báo với bên A các chi phí giảm bớt từ Debit Note (chứng từ ghi nợ) .

Bên A chấp nhận Debit Note và phát hành một chứng từ Credit Note.

Trong trường hợp phát hành Credit Note, doanh nghiệp cần lưu ý ghi chú phía trên nhằm hạn chế tình trạng khách hàng nhầm lẫn với những hoá đơn khác.

Nếu trong hoá đơn đã ghi thuế giá trị gia tăng thì khi phát hành giấy báo có bạn cần điều chỉnh lại VAT cho đúng.

Credit Note cho phép xoá hoàn toàn hoặc một phần của hoá đơn thuế do bên bán phát hành, tuỳ thuộc vào sự lựa chọn trước đó của mỗi công ty.

Điều kiện: Hoá đơn giảm được sử dụng khi có một số tiền mặt ít hơn hoặc bằng trong hoá đơn thuế đã phát hành.

1.3. Ý nghĩa của Credit note:

Bất ký quy trình nào cũng có thể có lỗi xảy ra và quy trình lập hoá đơn này cũng vậy. Chỉnh sửa thông tin số tiền trên hoá đơn một cách hợp lệ trên các báo cáo tài chính (có những quốc giá không áp dụng được) mà không cần thiết phải huỷ bỏ hoá đơn và thay đổi hoá đơn khác.

Đây cũng là một kênh của Remarketing để hỗ trợ cho các khách hàng trong chiến lược giá mà đối thủ cạnh tranh có thể hiểu được, mặc dù phải áp dụng thêm những quy định về thuế cao hơn.

Thông thường, các chứng từ Credit Note thường được doanh nghiệp lưu giữ 72 tháng kể từ thời gian phát hành và được lưu trữ có thể theo hình thức bằng bản cứng hoặc file mềm trên các hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán của doanh nghiệp đó.

1.4. Các trường hợp Credit Note được phát hành phổ biến nhất:

Các trường hợp khác mà chứng từ hoá đơn giảm được lập như sau:

• Khách hàng thanh toán tiền không theo hoá đơn gốc.

• Một số sản phẩm không đúng quy định theo yêu cầu khi bàn giao cho khách hàng.

–Khi khách hàng thay đổi ý định không dùng sản phẩm và dịch vụ của Công ty.

• Khách hàng không hài lòng với sản phẩm và đề nghị đổi trả hoặc hoàn tiền.

• Bên bán không áp dụng chiết khấu đối với người mua trong thời gian sản phẩm và dịch vụ có hiệu lực.

• Sự nhầm lẫn về giá trên hoá đơn bán cho khách hàng vượt quá giá trị lô hàng.

2. Tìm hiểu về Debit Note:

2.1. Khái niệm:

Debit Note (Debit memo): Đây là một chứng từ thương mại mà người mua gửi cho người bán. Người bán cũng có thể sử dụng Debit Memo thay cho hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh giá trị hóa đơn khi bị sai. Vì thế, thường Debit Memo chỉ được sử dụng ở mô hình kinh doanh B2B.

Thuật ngữ này thường được sử dụng trong lĩnh vực kinh tế, đặc biệt là ngành xuất nhập khẩu và thương mại hàng hóa.

2.2. Đặc điểm:

Giấy báo nợ Debit note thông thường có những đặc điểm cơ bản dưới đây:

– Giấy báo nợ thông thường được dùng trong các giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp. Giao dịch phổ biến nhất là gia hạn tín dụng.

– Debit note được ví như chứng từ xác nhận tỷ lệ phần trăm hoa hồng mà doanh nghiệp đã trả cho đại lý. Debit note sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản sẽ do doanh nghiệp giữ và bản còn lại khách hàng sẽ giữ.

– Debit note có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, ngay khi hàng đến bến, phía đại lý sẽ thực hiện thanh toán tiền bằng những số liệu được ghi nhận trên chứng từ này.

Vì Debit note cũng có dạng thư nên trong nội dung trong chứng từ có thể không yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng ngay lập tức nếu debit note được dùng để cảnh báo với người mua về những khoản nợ sắp đáo hạn.

Không chỉ là hoá đơn, chứng từ, Debit Note cũng mang trên mình nhiều chức năng hữu ích như:

+ Debit Note trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp để cung cấp thông tin liên quan về hoá đơn thanh toán sắp tới. Cũng có thể hiểu rằng Debit Note là giấy nhắc nhở về những khoản tiền đã hết thời hạn buộc phải thanh toán.

+ Debit Note là chứng từ trả nợ có liên quan đến việc gia hạn tín dụng. Bởi người bán thực hiện giao hàng cho người mua khi chưa nhận được thanh toán của đơn hàng này.

+ Với hàng hoá được trả lại, Debit Note sẽ thể hiện tổng số tiền tín dụng đã cấp sẽ đi kèm theo với sản phẩm trả lại và lý do trả lại.

+ Trong trường hợp giá trị trên hoá đơn có sai lệch, người bán sẽ dùng Debit Note để chỉnh sửa hoá đơn.

3. So sánh Credit Note và Debit Note :

Vậy sự khác nhau của credit note và debit note ở những đặc điểm như thế nào? Dù cả hai cùng được coi là các hoá đơn chứng từ điều chỉnh giá trị nhưng mục đích và ý nghĩa của 2 loại chứng từ này thì hoàn toàn khác nhau. Sự khác biệt đó thể hiện qua các đặc điểm dưới đây:

Debit Note là chứng từ khi điều chỉnh tăng giá trị. Người mua xuất loại hoá đơn trên nhằm mục đích buộc bên bán sử dụng Credit note. Hoạt động này là hợp pháp nhằm mục đích gia tăng giá trị hoá đơn đã được phát hành trước đó.

Phát hành với Debit Note, Credit Note được người bán làm ra với mục đích nhằm để điều chỉnh lại giá trị hoá đơn. Trong trường hợp, hàng hoá gây nên lỗi do nhà sản xuất phát hành, người mua muốn nhận được hàng và hoàn trả tiền. Credit note sẽ được tạo ra nhằm xoá đi giá trị của hoá đơn do nhà cung cấp đã phát hành trước đó.

Như vậy, bản chất của 2 loại hoá đơn Credit và Debit note là hoàn toàn khác nhau. Hiểu rõ bản chất của hoá đơn, bạn sẽ dễ dàng phân biệt và sử dụng chúng một cách đúng đắn khi phát sinh tình huống bất ngờ xảy ra.

• Giống nhau: Debit Note và Credit Note đều là hóa đơn sử dụng khi có sai sót xảy ra trong quá trình mua bán. 
• Khác nhau: 

4. Credit Note và Debit Note cung cấp những nội dung gì?

Những thông tin cần ghi trong chứng từ Credit Note và Debit Note cần chi tiết, rõ ràng, cụ thể:

– Họ & Tên, địa chỉ và mã số GSTIN của nhà cung cấp;

– Bản chất của tài liệu;

– Số seri nhà sản xuất duy nhất cho một năm tài chính;

– Ngày phát hành tài liệu;

– Họ tên, địa chỉ, GSTIN/Số ID duy nhất của người nhận (nếu do bên người nhận đăng ký);

– Số seri và ngày phát hành hóa đơn thuế tương ứng (nếu có);

– Giá trị tính thuế của hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế (nếu có);

– Chữ ký viết hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.