Công văn là gì? Cách xây dựng bố cục một công văn chuẩn?

1. Công văn là gì?

Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. 

Công văn hướng dẫn: Trong phạm vi chức năng của mình, các cơ quan nhà nước có thể sử dụng công văn để hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới nhằm tạo ra sự thống nhất trong áp dụng pháp luật. Việc hướng dẫn thường phát sinh khi có công văn của cơ quan cấp dưới hỏi về một việc cụ thể phát sinh trong thực tiễn nhưng cũng có thể do cấp trên chủ động ban hành khi nhận thấy một việc nhất định đã có quy định pháp luật nhưng còn có những điểm chưa rõ, có thể tạo ra những cách hiểu khác nhau. 

Công văn đôn đốc: Dùng để nhắc nhở các cơ quan, đơn vị cấp dưới thực hiện những hoạt động cụ thể là biện pháp giúp cho cơ quan nhà nước chỉ đạo, điều hòa, phối hợp, bảo đảm được tính liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các đối tượng có liên quan trong những hoạt động đó. 

2. Xây dựng bố cục một công văn:

• Bố cục của một Công văn

Thông thường bố cục một công văn phải có các yếu tố sau:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.

+ Địa danh và thời gian gửi công văn.

+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.

+ Chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).

+ Số và ký hiệu của công văn.

+ Trích yếu nội dung.

+ Nội dung công văn.

+ Chữ ký, đóng dấu.

+ Nơi gửi. 

-Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn

+ Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.

+ Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.

-Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn.

Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:

– Viện dẫn vấn đề.

– Giải quyết vấn đề.

– Kết luận vấn đề.

2.1. Cách viết phần viện dẫn vấn đề:

Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra.

2.2. Cách viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:

Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết. Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc:

+ Công văn hướng dẫn: nội dung của công văn có vai trò định hướng cho cấp dưới trong việc lựa chọn văn bản quy phạm pháp luật để áp dụng hoặc giải thích, hướng dẫn về nội dung thiếu cụ thể trong những văn bản có liên quan. Tuy nhiên, trong công văn chỉ nên đưa ra những hướng dẫn trên cơ sở tinh thần của những văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực pháp luật mà không được đặt ra các quy định mới, vì chức năng này thuộc về các văn bản quy phạm pháp luật. Trong trường hợp hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ được hướng dẫn có liên quan tới nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau thì trong quá trình hướng dẫn đối với từng nội dung cụ thể, có thể chiếu dẫn tới những phần văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, đồng thời cũng nêu tinh thần căn bản của phần văn bản được chiếu dẫn mà không nên nói chung chung.

+ Công văn đôn đốc: Trong công văn cần xác định rõ những việc cấp dưới phải tiếp tục thực hiện và thời gian thực hiện; nếu trên thực tiễn đã phát sinh những lệch lạc, thiếu sót thì có thể nêu rõ để uốn nắn, nhắc nhở. Khi xác định những việc cần nhắc nhở đối với cấp dưới, một mặt cần bám sát chức năng, nhiệm vụ của cấp dưới, tránh đưa ra những lưu ý không phù hợp đối với cơ quan, đơn vị nhận công văn; mặt khác, cũng cần xuất phát từ thực tiễn để xác định những việc cấp dưới chưa thực hiện đúng hoặc chưa đầy đủ so với những nhiệm vụ mà cấp trên đã giao trong văn bản trước đó, tránh cách viết giáo điều, xa rời thực tế.

2.3. Cách viết phần kết thúc công văn:

Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc. Công văn chỉ sử dụng vào công vụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp. Công văn không bao giờ là tiếng nói riêng của cá nhân, kể cả người thủ trưởng hoặc người trực tiếp soạn thảo công văn, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân.

– Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào)

3. Các loại công văn:

– Công văn hướng dẫn

– Công văn giải thích

– Công văn chỉ đạo

– Công văn nhắc nhở

– Công văn đề nghị, yêu cầu

– Công văn phúc đáp

– Công văn xin ý kiến

4. Đặc điểm của công văn:

– Công văn tuy không phải là một dạng văn bản quy phạm pháp luật nhưng trình tự, thủ tục ban hành rõ ràng, nhanh chóng, phù hợp cho các trường hợp khẩn cấp

– Có nhiều hình thức công văn khác nhau được sử dụng với những mục đích khác nhau như lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật,…

– Công văn có thể không do cơ quan, đoàn thể, hiệp hội hay đơn vị đảm nhận. Tuy nhiên, công văn có thể do một cá nhân ban hành nếu các văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức có quy định rõ về quyền hạn cũng như nhiệm vụ của người đó.

– Vì công văn không có hiệu lực thi hành nên công văn sẽ chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện và giải quyết xong các công việc trên thực tế.

– Công văn không được áp dụng rộng rãi phổ biến lên mọi người mà chỉ được áp dụng cho chủ thể đó, công việc đó. Nhất là đối với công văn hướng dẫn, muốn được giải quyết một sự việc tương tự đã có thì vẫn phải xin hướng dẫn từ đầu.

5. Công văn có phải văn bản pháp luật không?

Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 thì văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Mà quy phạm pháp luật được hiểu là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện.

Cũng theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 đã liệt kê hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, nhưng trong đó không bao gồm Công văn. Mà tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư đã liệt kê các loại văn bản hành chính thông thường trong đó có Công văn, tại Khoản 2, Điều 4.

Như vậy, Công văn không phải là văn bản quy bản quy phạm pháp luật mà chỉ là văn bản hành chính thông thường.