Công ty chậm báo tăng, giảm lao động bị xử phạt thế nào?

1. Quy định về việc báo tăng giảm lao động khi có biến động về nhân sự trong doanh nghiệp:

Báo tăng giảm lao động của doanh nghiệp là một trong những nghĩa vụ mà người sử dụng lao động bắt buộc phải thực hiện để thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội. 

Theo quy định tại khoản 1 Điều 98 Văn bản hợp nhất 50/VBHN-VPQH 2018 Luật bảo hiểm xã hội  thì người sử dụng lao động có trách nhiệm trong việc thông báo bằng văn bản tơi cơ quan bảo hiểm xã hội khi trên thực tế doanh nghiệp này có sự thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội cụ thể đó là có người lao động mới gia nhập tham gia lao động hoặc có người lao động rời khỏi doanh nghiệp, tạm ngừng tham gia lao động tại tổ chức doanh nghiệp này nữa. Dựa theo quy định nêu trên thì trong một số các trường hợp sau đây người sử dụng lao động sẽ phải báo tăng giảm lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội: 

– Hành động báo tăng lao động bao gồm các trường hợp như: 

+ Tại tổ chức, doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động với người lao động mới;

+ Người lao động đi làm trở lại sau khi nghỉ không lương 14 ngày làm việc trở lên trong một tháng thì người sử dụng lao động bắt buộc phải báo tăng lao động;

+ Sau khoảng thời gian nghỉ ốm đau thai sản từ 14 ngày làm việc trong tháng thì người lao động sau khi trởlại làm việc cũng phải hoàn tất thủ tục báo tăng lao động tại cơ quan có thẩm quyền;

+ Hoặc trong trường hợp người lao động quay lại làm việc sau thời gian tạm hoãn hợp đồng lao động;

 – Hiện nay, trường hợp báo giảm lao động có thể kể đến một số trường hợp như sau:

+ Nếu có hành động chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động thì người sử dụng lao động cũng phải có trách nhiệm thực hiện hoạt động này;

+ Người lao động trong quá trình tham gia lao động được hưởng quyền lợi đó là nghỉ ốm đau thai sản từ 14 ngày làm việc trên một tháng; 

+ Trường hợp người lao động tự nguyện xin nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trên một tháng hoặc trong trường hợp tạm hoãn hợp đồng lao động; Ngoài ra có thể kể đến trường hợp doanh nghiệp tạm dừng đóng và quỹ hưu trí tự tuất,..

2. Công ty chậm báo tăng, giảm lao động bị xử phạt thế nào?

Báo tăng giảm lao động trong doanh nghiệp là một trong những nghĩa vụ bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện để thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội việc doanh nghiệp trong việc tăng giảm lao động. Việc báo tăng giảm ảnh hưởng trực tiếp đến việc kiểm soát của cơ quan bảo hiểm xã hội cũng như liên quan đến quyền lợi giải quyết bảo hiểm của người lao động. Người sử dụng lao động báo tăng lao động muộn thì sẽ bị áp dụng mức xử phạt theo đúng quy định.

– Đối với trường hợp báo tăng lao động muộn: nếu cá bên đã ký kết hợp đồng lao động nhưng không thực hiện báo tăng lao động thì người sử dụng lao động sẽ có thể bị xử phạt theo quy định tại điểm a Khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức xử phạt được áp dụng đối hành vi vi phạm của mỗi người lao động đó là từ 2 triệu đồng đến 4 triệu đồng; Tuy nhiên nếu hành vi vi phạm này vi phạm với nhiều lao động thì người sử dụng lao động sẽ không bị phạt tối đa không quá 75 triệu đồng nếu có một trong các hành vi sau đây:

+ Người sử dụng lao động không có hành động lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời gian theo quy định. Thời gian thực hiện việc này theo quy định là trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng tuyển dụng, người sử dụng lao động đã phải thực hiện nghĩa vụ này;

+ Đồng thời không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày tính từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc đã có hiệu lực trên thực tế. 

Với quy định nêu trên mỗi người lao động bị báo tăng chậm thì người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm sẽ bị phạt từ 2 triệu đến 4 triệu đồng nhưng mức phạt tối đa cũng không quá 75 triệu đồng; trong trường hợp nhiều người lao động bị báo tăng chậm mà người sử dụng lao động là tổ chức thì mức phạt đối với mỗi người lao động là từ 4 đến 8 triệu đồng; khi xâm phạm đến quyền lợi của người lao động người thì mức phạt sẽ không quá là 150 triệu đồng được quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP; 

– Đối với trường hợp báo giảm lao động muộn:

Xem xét đến các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lao động thì chưa có một quy định cụ thể nào liên quan đến mức phạt vi phạm hành chính được đặt ra với trường hợp doanh nghiệp báo giảm lao động chậm. Tuy nhiên trên thực tế nếu báo giảm lao động chậm được ghi nhận tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH thì doanh nghiệp sẽ phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm đó.

Như vậy,  báo giảm lao động muộn có thể không bị xử phạt vi phạm hành chính tuy nhiên vẫn phải tuân thủ đóng bảo hiểm xã hội trong các tháng báo giảm chậm.

3. Quy định về thời hạn báo tăng giảm lao động:

Người sử dụng lao động là bên có trách nhiệm trong việc báo tăng giảm lao động trong trường hợp có biến động về nhân sự trong doanh nghiệp của mình. Theo quy định thì thời hạn báo tăng giảm lao động có những quy định khác biệt cụ thể như sau:

 – Đối với trường hợp báo tăng lao động thì thời hạn báo tăng lao động được thể hiện rõ ở điểm a Khoản 1 Điều 90 Văn bản hợp nhất 50/VBHN-VPQH 2018 Luật bảo hiểm xã hội , việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu được thực hiện trong thời gian 30 ngày kể từ ngày các bên tiến hành giao kết hợp đồng lao động với nhau hoặc các bên tiến hành ký kết hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng. Người sử dụng lao động sẽ nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này để thông báo đến cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Như vậy, sau khi ký kết hợp đồng lao động với người lao động mới thì người sử dụng lao động phải thực hiện việc báo tăng giảm với cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn là 30 ngày;

 – Liên quan đến thời hạn báo giảm lao động thì được ghi nhận cụ thể tại điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH thì doanh nghiệp lập danh sách báo giảm chậm sẽ vẫn phải tuân thủ nghĩa vụ đóng số tiền bảo hiểm y tế của tháng báo giảm chậm và thẻ bảo hiểm y tế có giá trị sử dụng đến hết tháng đó. Bên cạnh đó tại điểm 10.3 Mục 10 Công văn số 1734/BHXH-QLH cũng đã ghi nhận nội dung: khi có phát sinh giảm lao động thì đơn vị sử dụng lao động sẽ báo từ ngày 1 tháng sau và doanh nghiệp này vẫn phải tuân thủ việc đóng bảo hiểm y tế của tháng sau. Đối với trường hợp không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị hoàn toàn có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau, bắt đầu từ ngày 28 tháng trước nhưng sau khi có giảm thì sẽ không được báo phát sinh tháng trước.

 Như vậy, khi có phát sinh đó giảm lao động doanh nghiệp phải kịp thời làm thủ tục bảo giảm từ ngày 28 đến ngày cuối cùng của tháng đó nếu trong trường hợp báo giảm từ ngày 1 tháng sau thì doanh nghiệp sẽ phải đóng bảo hiểm y tế của cả tháng sau cho người lao động. Qúa trình báo tăng giảm nhân sự cần được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục. Thông thường được thực hiện theo hai bước, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ báo tăng giảm bảo hiểm xã hội và nộp tại cơ quan bảo hiểm xã hội bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến qua mạng.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Văn bản hợp nhất 50/VBHN-VPQH 2018 Luật bảo hiểm xã hội;

– Nghị định số 12/2022/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.