Công chứng vi bằng cần những giấy tờ gì? Thủ tục lập vi bằng?

Lập vi bằng là một trong những cách được mọi người lựa chọn để đảm bảo an toàn cũng như giảm thiểu rủi ro trong các giao dịch mà mình thực hiện mang giá trị lớn. Lập vi bằng hiện nay sẽ được thực hiện tại Văn phòng Thừa phát lại. Vậy việc công chứng vi bằng cần những giấy tờ gì và thủ tục lập vi bằng diễn ra như thế nào? Mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây:

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

1. Quy định chung về vi bằng: 

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 08/2022/NĐ-CP quy định vi bằng là văn ghi nhận sự kiện, hành vi có thật diễn ra trên thực tế do Thừa phát lại chứng kiến trực tiếp, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định một cách công khai, minh bạch và chính xác nhất.

Do vậy, có thể hiểu vi bằng là một tài liệu ở đây bao gồm văn bản có hình ảnh, có video, clip, âm thanh kèm theo (nếu có) do văn phòng Thừa phát lại ghi nhận theo đúng trình tự của pháp luật.

Vi bằng được thừa phát lại lập với mục đích ghi nhận những gì diễn ra trên thực tế theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc. Do đó, vi bằng về bản chất không thể thay thế các văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác. Vi bằng được sử dụng để làm căn cứ, cơ sở xác nhận khi có tranh chấp giữa các bên và yêu cầu Tòa án giải quyết theo trình tự giải quyết vụ việc dân sự và hành chính, vi bằng được coi là nguồn chứng cứ để chứng minh. Ngoài ra, vi bằng còn được xác định là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, trong quá trình giải quyết xem xét giá trị chứng cứ của vi bằng. Nếu trường hợp cần xác minh cụ thể, khi giải quyết khởi kiện tranh chấp tại Tòa, cần thiết thì Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân có thể triệu tập Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để làm rõ tính xác thực của vi bằng.

Vi bằng được lập bằng văn bản, có đầy đủ những nội dung cơ bản sau:

– Thông tin tên và địa chỉ của văn phòng Thừa phát lại

– Thông tin họ và tên của Thừa phát lại

– Thông tin về họ và tên; địa chỉ của người yêu cầu lập vi bằng

– Nếu có người làm chứng việc lập vi bằng thì phải có thông tin cá nhân của người đó

– Nội dung cụ thể của vi bằng: sự kiện, hành động diễn ra như thế nào, Thừa phát lại phải có trách nhiệm ghi nhận đầy đủ

– Thời gian, địa điểm lập vi bằng như thế nào?

– Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng

– Cuối cùng là chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu)

Lưu ý:

– Vi bằng từ 02 trang phải được đánh số thứ tự rõ ràng

– Vi bằng có từ 02 tờ trở lên theo quy định phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ

– Về số lượng bản chính cần lập bao nhiêu bản pháp luật không có quy định, do vậy do hai bên người có yêu cầu lập vi bằng và văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận phụ thuộc nhu cầu cần của các bên

2. Công chứng vi bằng cần những giấy tờ gì? Thủ tục lập vi bằng?

Hiện nay, theo quy định của pháp luật thì Văn phòng thừa phát lại không được Nhà nước trao cho thẩm quyền được công chứng. Công chứng vi bằng chỉ là một thuật ngữ do mọi người trong đời sống thực tế gọi chứ không phải là một thuật ngữ pháp lý.

Theo quy định hiểu đơn giản công chứng vi bằng là giấy tờ, văn bản ghi nhận lại toàn bộ sự kiện, hành vi liên quan một cách công khai, trung thực nhất và nó được sử dụng làm chứng cứ, bằng chứng để xác minh trong trường hợp có xung đột, tranh chấp xảy ra.

 Lập vi bằng cần những giấy tờ sau:

– Mẫu vi bằng

– Các giấy tờ, tài liệu cần có do người yêu cầu lập vi bằng cung cấp để lập được vi bằng

– Các giấy tờ tùy thân của người yêu cầu lập vi bằng (chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân)

Thủ tục lập vi bằng diễn ra như sau:

– Khi lập vi bằng, thừa phát lại phải chứng kiến sự kiện, sự việc diễn ra trực tiếp đảm bảo tính khách quan, công khai, minh bạch nhất, tiến hành lập vi bằng và chịu sự trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập

Nếu như trường hợp cần thiết đảm bảo tính trung thực của vi bằng, thừa phát lại có quyền mời một người khác làm chứng cho việc lập vi bằng của mình

– Trách nhiệm của thừa phát lại là khi lập vi bằng sẽ phải giải thích rõ ràng và cụ thể nhất về giá trị pháp lý của vi bằng như thế nào

– Sau khi lập vi bằng, người yêu cầu lập phải kí đầy đủ vào văn bản đó

– Vi bằng lập ra nguyên tắc đáp ứng phải có chữ ký của thừa phát lại vào từng trang, có dấu của văn phòng thừa phát lại và sau đó ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định

– Lập vi bằng xong, bản vi bằng sẽ được lưu trữ hồ sơ tại văn phòng Thừa phát lại và gửi cho người có yêu cầu lập vi bằng

– Theo quy định, Văn phòng Thừa phát lại gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu chính 01 bộ vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) về Sở Tư pháp nơi Văn phòng đặt trụ sở hoặc cập nhật vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) vào cơ sở dữ liệu về vi bằng. Kể từ ngày nhận được vi bằng hoặc kể từ ngày Văn phòng Thừa phát lại cập nhật vào cơ sở dữ liệu về vi bằng, Sở Tư pháp ghi vào sổ đăng ký vi bằng hoặc duyệt nội dung cập nhật trên cơ sở dữ liệu về vi bằng

Thời hạn giải quyết trong vòng 02 ngày làm việc.

– Trong quá trình giải quyết và xem xét, nếu phát hiện vi bằng, tài liệu chứng minh vi phạm quy định của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP thì Sở Tư pháp có quyền thanh kiểm tra vi bằng đó. Thừa phát lại và văn phòng thừa phát lại sẽ chịu trách nhiệm với việc vi phạm xảy ra

3. Các trường hợp không được lập vi bằng:

Không phải mọi vấn đề diễn ra trên thực tế đều lập được vi bằng. Căn cứ tại Điều 37 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP có quy định các trường hợp không được lập vi bằng, bao gồm:

– Các trường hợp vi phạm về bảo đảm an ninh, quốc phòng gồm: làm lộ bí mật nhà nước, phát tán tin tức, tài liệu, vật phẩm thuộc bí mật nhà nước; vi phạm quy định ra, vào, đi lại trong khu vực cấm, khu vực bảo vệ, vành đai an toàn của công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự; xâm phạm mục tiêu về an ninh, quốc phòng; vi phạm quy định về bảo vệ bí mật, bảo vệ công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự

– Ghi nhận các sự kiện, hoạt động nếu như Thừa phát lại không chứng kiến

– Các trường hợp nếu như vi phạm và làm ảnh hưởng đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình

– Các trường hợp nếu vi phạm đạo đức

– Các trường hợp thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực thì không được lập vi bằng

– Trường hợp là các bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt thì không lập vi bằng để xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của các văn bản đó

– Trường hợp xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính

– Các giao dịch yêu cầu xác lập mà vi phạm pháp luật và trái đạo đức

– Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân đang thi hành công vụ

– Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật

– Các trường hợp mà Thừa phát lại cấm làm những việc mà có liên quan đến quyền và lợi ích của bản thân hay những người có mối quan hệ gia đình, gồm đối tượng sau: Vợ, chồng, con đẻ, con nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, bác, chú, cậu, cô, dì và anh, chị, em ruột của Thừa phát lại, của vợ hoặc chồng của Thừa phát lại; cháu ruột mà Thừa phát lại là ông, bà, bác, chú, cậu, cô, dì

– Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật có liên quan.