Con dấu doanh nghiệp là gì? Quy định con dấu doanh nghiệp?

1. Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu doanh nghiệp là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của một doanh nghiệp. Con dấu được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập công ty hay sau khi doanh nghiệp hoàn tất thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp. Cùng với những cải cách khác trong luật doanh nghiệp thì những điểm mới trong luật Doanh nghiệp 2020 quy định về thủ tục làm con dấu công ty đã giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong kinh doanh. Một trong số đó là quy định về việc doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời được nhiều con dấu, giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong kinh doanh.

Doanh nghiệp được sử dụng nhiều con dấu cho nhiều địa điểm hoạt động kinh doanh. Do vậy rút ngắn thời gian giao dịch với khách hàng đối tác mà không phải chờ đợi văn bản được gửi qua lại giữa các địa điểm hoạt động của công ty.

Con dấu giữ vai trò quan trọng thể hiện dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp. Gần đây có nhiều đề xuất cho rằng nên bỏ con dấu sẽ bớt được khá nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Nghị định mới nhất về con dấu đã khẳng định rõ con dấu không phải là yếu tố khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ như trước đây mà chữ ký của doanh nghiệp mới mang tính pháp lý. Chữ ký là quyết định, nhưng con dấu là xác nhận cho chữ ký, và có vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị pháp lý của chữ ký.

2. Điều kiện để sử dụng con dấu doanh nghiệp:

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định: Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:

– Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;

– Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu

Như vậy có thể thấy, trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo cho Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc địa chỉ hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện để Phòng đăng ký kinh doanh đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 có thể tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Một trong những điểm mới của luật doanh nghiệp năm 2020 là việc quy định: Doanh nghiệp được quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Nội dung quy định mới này không phải yêu cầu bắt buộc như luật cũ về việc Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: Tên doanh nghiệp, Mã số doanh nghiệp. Như vậy có thể thấy, theo luật mới, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về loại dấu, hình thức, số lượng con dấu mà không phải có những nội dung bắt buộc như luật cũ.

Đối với trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Theo khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:

– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

– Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

Có thể thấy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.

Khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của Công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và các bên đối tác.

3.Quy định về số lượng, hình thức con dấu doanh nghiệp:

Về số lượng:

Doanh nghiệp có thể cùng lúc sở hữu nhiều con dấu khác nhau chứ không phải chỉ một con dấu như trước đây. Theo khoản 2 điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Như vậy, pháp luật không hạn chế số lượng con dấu của mỗi công ty. Số lượng con dấu hoàn toàn do công ty quyết định và mỗi công ty không chỉ có một mà công ty có thể có nhiều con dấu.

Về hình thức: Doanh nghiệp có thể chọn hình thức cho con dấu:

– Hình dáng: Con dấu có thể ở nhiều hình dáng (tròn, vuông, tam giác, chữ nhật, hình thang, hình thoi hay các hình đa giác khác). Con dấu cũng có thể khắc hình hoa, bướm, cá, chim tuỳ ý.

Hình thức của các loại con dấu vô cùng đa dạng

– Màu sắc và kích thước: con dấu doanh nghiệp không bị giới hạn về màu sắc và kích thước miễn là không trái với các điều cấm trong quy định pháp luật về nội dung con dấu.

4. Quy định về nội dung con dấu:

Về mặt nội dung, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định nội dung của con dấu công ty. Hai yếu tố gồm: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp không bắt buộc phải có như trước đây.

– Doanh nghiệp có thể khắc vào con dấu các nội dung như: logo, slogan hay những nội dung khác tùy ý.

– Không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu dưới đây trong nội dung hoặc làm hình thức con dấu công ty: Quốc kỳ, Quốc huy hoặc cờ Đảng của nước Việt Nam.

– Không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu bị cấm khi làm con dấu công ty

– Không sử dụng hình ảnh, biểu tượng có tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội vào con dấu.

– Từ ngữ, ký hiệu, hình ảnh trên con dấu công ty không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức của Việt Nam.

– Thiết kế con dấu công ty phải tuân thủ luật sở hữu trí tuệ.

5. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp:

Luật Doanh nghiệp năm 2020 có quy định về con dấu doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu giữ. Theo đó, việc này được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do đơn vị có dấu ban hành.

Hiện nay, pháp luật cũng có nhiều quy định để hạn chế việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp chỉ được sử dụng con dấu công ty trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Đây là các nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020.

– Doanh nghiệp tự quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu công ty không chịu sự quản lý của cơ quan công an như trước đây.

– Con dấu được lưu giữ ở đâu, sử dụng như thế nào là tùy thuộc vào quyết định của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải có trách nhiệm bảo quản con dấu của mình.

– Con dấu công ty một biểu tượng giá trị được công nhận trong giấy tờ pháp lý.

Con dấu doanh nghiệp là một đặc trưng riêng của mỗi doanh nghiệp và có giá trị pháp lý để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch nhanh chóng và thuận tiện hơn. Trên đây là khái niệm con dấu doanh nghiệp và các quy định về con dấu doanh nghiệp, doanh nghiệp cần nắm rõ những quy định về con dấu và thực hiện tuân thủ các quy định của pháp luật.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:

– Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

– Luật Doanh nghiệp năm 2020.