Hóa đơn được biết đến là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng phải xuất hóa đơn. Vậy có được xuất hóa đơn khi cho thuê lại văn phòng không?
Mục lục bài viết
1. Có được xuất hóa đơn khi cho thuê lại văn phòng không?
Hiện nay, trong các giao dịch của cá nhân tổ chức hầu như đều xuất hiện chứng từ kế toán ghi nhận hoạt động mua bán hàng hóa dịch vụ, được gọi đơn giản là hóa đơn. Một hóa đơn chỉ được coi là hợp lệ khi được ghi chép đầy đủ các thông tin trên và đảm bảo tuân thủ nguyên tắc về hóa đơn của luật thuế ban hành. Thông thường hóa đơn sẽ gồm các thông tin cơ bản như sau: Thông tin của người bán: bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế; Thông tin của người mua; Thông tin của hàng hóa, dịch vụ được giao dịch: tên mặt hàng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền; Thông tin thuế suất, số tiền thuế ( Đối với hóa đơn GTGT); Ngày, tháng lập hóa đơn, chữ ký, dấu xác nhận của thủ trưởng đơn vị xuất hóa đơn, chữ ký người mua , người bán.
Căn cứ Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã có ghi nhận rằng: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Hoạt động cho thuê lại văn phòng được pháp luật dân sự cho phép thực hiện nhưng phải đảm bảo điều kiện là bên cho thuê đồng ý với đề nghị này. Việc xuất hóa đơn khi cho thuê lại văn phòng Công văn 37366/CTHN-TTHT hướng dẫn về việc xuất hóa đơn cho thuê lại văn phòng như sau: “trường hợp Công ty sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, có cung cấp dịch vụ cho thuê lại văn phòng (Công ty thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng và được bên cho thuê đồng ý cho thuê lại phần diện tích văn phòng không sử dụng hết), nếu việc cho thuê lại này theo đúng quy định của pháp luật thì Công ty phải lập hóa đơn để giao cho người mua khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.
Như vậy nếu việc cho thuê lại văn phòng được pháp luật cho phép thực hiện nhưng cũng phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật, đó là lập hóa đơn để giao cho người mua khi cung cấp dịch vụ.
Lưu ý: Theo Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn, theo đó:
+ Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu hay chưa thu được tiền;
+ Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng);
+ Trường hợp giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn, dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
2. Không xuất hóa đơn khi cho thuê lại văn phòng thì bị xử phạt mức bao nhiêu?
Những hành vi vi phạm về hóa đơn hiện đang được điều chỉnh theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP cụ thể với các mức xử phạt như sau:
– Cá nhân có thể bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng khi thực hiện hành vi vi phạm như:
+ Có vi phạm trong việc lập hóa đơn, cụ thể là không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ;
+ Bên cạnh đó cũng phải kể đến trường hợp không lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho nhân viên, trừ hàng hóa luân chuyển hoặc tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
– Mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng cũng sẽ được áp dụng đối với trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua theo quy định.
Trong trường hợp nhận thấy có hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ và bị phát hiện sau thời hạn nộp hồ sơ khai thuế thì có thể được xác định là đang trốn thuế nên có thể bị xử phạt với mức được quy định tại Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:
+ Đối tượng vi phạm có thể bị áp dụng mức phạt tiền gấp 1,5 lần số tiền trốn thuế đối với người nộp thuế thực hiện hành vi vi phạm mà không có tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ;
+ Đối với người nộp thuế khi xuất hiện tình tiết tăng nặng thì bị phạt tiền gấp 2 lần số tiền trốn thuế;
+ Phạt tiền gấp 2,5 lần số tiền trốn thuế đối với người nộp thuế thực hiện một trong các hành vi quy định có hai tình tiết tăng nặng;
+ Phạt tiền gấp 3 lần số tiền trốn thuế đối với người nộp thuế thực hiện hành vi vi phạm có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên.
– Đồng thời, cá nhân vi phạm còn phải bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc lập hóa đơn theo quy định và nộp đủ số tiền trốn thuế vào ngân sách nhà nước để khắc phục được hành vi vi phạm đã thực hiện liên quan đến xuất hóa đơn.
3. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:
Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ cần tuân thủ các nội dung được hướng dẫn dưới đây:
– Lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí bắt buộc phải diễn ra khi tiến hành khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế. Những chúng từ này khi được lập phải gửi đến cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này
Pháp luật cho phép việc sử dụng biên lai điện tử nhưng phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
– Một trong những thủ tục bắt buộc phải diễn ra trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đó là hoàn tất việc đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định này. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định này.
– Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khi thực hiện xuất hóa đơn cần sử dụng mẫu hóa đơn được cung cấp từ cơ quan thuế; trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị định này;
– Mọi hoạt động từ việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định này;
– Dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan;
– Trên thực tế, Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác vẫn có thể tiến hành ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.
Để hoạt động ủy nhiệm được pháp luật công nhận thì việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và đồng thời hoàn tất hoạt động thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này.
Văn bản pháp luật được sử dụng:
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ.
THAM KHẢO THÊM:
