Có được ủy quyền cho chi nhánh ký kết hợp đồng không?

1. Có được ủy quyền cho chi nhánh ký kết hợp đồng không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp là một trong những đơn vị phụ thuộc có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động đối với doanh nghiệp, cụ thể:

+ Chi nhánh được hiểu là đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp, nhiệm vụ chính đó là thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp bao gồm cả các chức năng về đại diện theo ủy quyền. Bên cạnh đó, những ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh hoạt động trên thực tế cũng phải tuân thủ theo ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Văn phòng đại diện được hiểu là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và thực hiện các nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp, đồng thời cũng là bên để bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện sẽ không có quyền thực hiện các chức năng kinh doanh của doanh nghiệp;

+ Địa điểm kinh doanh được hiểu là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

– Bên cạnh đó, tại Điều 84 của Bộ luật Dân sự 2015 có quy định về chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân như sau:

+ Chi nhánh, văn phòng đại diện được hiểu là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân và không có tư cách là pháp nhân; 

+ Chi nhánh sẽ được giao nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân;

+ Văn phòng đại diện là cơ quan có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao phó và cũng là cơ quan đứng ra bảo vệ lợi ích của pháp nhân nếu có tranh chấp trên thực tế;

+ Hiện nay, việc thành lập và chấm dứt chi nhánh văn phòng đại diện của pháp nhân phải được tuân thủ theo đúng quy định và đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai tại cơ quan quan thẩm quyền; Cá nhân là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện sẽ thực hiện nhiệm vụ thông qua ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền;

+ Và cuối cùng, pháp nhân có quyền và nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do chi nhánh, văn phòng đại diện xác lập và thực hiện trên thực tế.

Có thể nhận thấy, chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc ở doanh nghiệp, mặc dù không có tư cách pháp nhân thế nhưng vẫn thực hiện được các nhiệm vụ một cách toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Vì không có tư cách pháp nhân để thực hiện ký kết hợp đồng độc lập nhưng nếu được doanh nghiệp hoặc công ty mẹ phân công ủy quyền nhiệm vụ cho phép ký kết hợp đồng đối với các đối tác thì chi nhánh hoàn toàn có thể ký kết hợp đồng thông qua tư cách của doanh nghiệp công ty mẹ. Có thể khẳng định người đại diện theo pháp luật của công ty có thể lập văn bản ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh để ký kết hợp đồng.

2. Tại sao chi nhánh lại không có tư cách pháp nhân để độc lập tự ký hợp đồng?

Theo quy định của Luật doanh nghiệp thì chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có thể thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền đối với doanh nghiệp. Hiện nay chi nhánh chưa được ghi nhận đó là một pháp nhân thực sự bởi vì một tổ chức có tư cách pháp nhân phải đảm bảo những điều kiện nhất định đã được quy định tại Điều 74 của bộ luật dân sự, cụ thể:

– Một tổ chức được coi là có tư cách pháp nhân khi được thành lập hợp pháp: quá trình thành lập pháp nhân phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục mà pháp luật đã ghi nhận cho từng loại hình tổ chức;

– Liên quan đến nội dung về cơ cấu tổ chức: một tổ chức có tư cách pháp nhân thì phải có cơ quan điều hành, tổ chức thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan điều hành của pháp nhân phải được ghi nhận trong điều lệ của pháp nhân.

 – Bên cạnh đó cũng phải có nguồn tài sản độc lập với cá nhân tổ chức khác: Tài sản của pháp nhân có thể sử dụng đối với trách nhiệm trong quá trình hoạt động của tổ chức; Để có thể nhận biết được sự độc lập liên quan đến tài sản của tổ chức thì phải chú ý đến chế độ quản lý, kiểm soát và cơ chế thực hiện quyền làm chủ của tổ chức đối với tài sản của mình;

– Thêm một dấu hiệu có thể nhận biết là tổ chức có pháp nhân hay không đó là pháp nhân có thể độc lập đứng ra xác lập một quan hệ pháp lý. Tổ chức có tư cách pháp nhân thì mới có thể tự thực hiện quyền và nghĩa vụ cũng như gánh chịu trách nhiệm dân sự nếu phát sinh liên quan đến các giao dịch ở ký kết.

Do đó, chi nhánh chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện đã được quy định để trở thành một pháp nhân hợp pháp nên trong quá trình hoạt động chi nhánh vẫn chỉ là một đơn vị nằm trong một doanh nghiệp, chưa có yếu tố độc lập về tài sản, chưa đáp ứng và cũng không thể chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình hoặc cũng không thể đứng ra độc lập để ký kết thực hiện một số giao dịch nhất định.

3. Ủy quyền cho chi nhánh ký kết hợp đồng thực hiện theo hình thức nào?

Doanh nghiệp nếu có nhu cầu thực hiện việc ủy quyền cho chi nhánh ký kết hợp đồng thì hoàn toàn có thể được pháp luật chấp nhận. Việc ủy quyền hiện nay theo quy định của pháp luật dân sự cho phép các bên có thể tiến hành lập giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền. Khi lựa chọn việc ủy quyền ký kết hợp đồng cho chi nhánh thì có thể thực hiện thông qua giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền;

– Hợp đồng ủy quyền: Hiện nay, hợp đồng ủy quyền được hiểu đầy đủ là sự thỏa thuận giữa các bên chủ thể thực hiện lập bằng văn bản rõ ràng và theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền và bên ủy quyền có thể sẽ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác. Đối với trường hợp hợp đồng ủy quyền ký kết giữa hai bên nếu là cá nhân hoặc giữa một bên là pháp nhân với một bên là cá nhân bắt buộc phải tiến hành công chứng thì mới đảm bảo về tính pháp lý;

Đối với trường hợp hợp đồng ủy quyền ký kết giữa hai bên đều là pháp nhân thì đại diện theo pháp luật của mỗi bên sẽ có trách nhiệm ký và xác nhận đóng dấu pháp nhân. Khi các bên đã tiến hành ký kết hợp đồng ủy quyền thì phải thực hiện đúng theo quyền và nghĩa vụ của mình đã thỏa thuận trong trường hợp nếu vượt quá phạm vi ủy quyền thì biên ủy quyền sẽ không phải chịu trách nhiệm với phần vượt quá mà bên kia vi phạm; bên được ủy quyền sẽ không được thực hiện một số công việc đã được cam kết;

– Giấy ủy quyền: Giấy ủy quyền được hiểu là hình thức ủy quyền cho một bên đơn phương, lập bằng văn bản. Theo đó, bên ủy quyền sẽ chỉ định bên được ủy quyền nhân danh của mình thực hiện một hoặc một số công việc trong phạm vi ủy quyền như trong giấy ủy quyền, khi làm giấy ủy quyền thì phải lập và được công chứng chứng thực theo đúng quy định của pháp luật công chứng, chứng thực;

 Trường hợp bên ủy quyền là pháp nhân ủy quyền cho cá nhân hoặc chi nhánh của pháp nhân thực hiện công việc của pháp nhân thì đại diện theo pháp luật của pháp nhân phải có trách nhiệm ký và đóng dấu xác nhận thông tin. Một trong những điểm khác biệt giữa giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền đó là khi lập giấy ủy quyền sẽ không bắt buộc họ phải có sự có mặt từ bên được về quyền. Việc viết giấy ủy quyền chỉ mang tính chất đơn phương nên không có sự ràng buộc bắt buộc bên nhận ủy quyền phải thực hiện được nghĩa vụ này;

Lưu ý: Bên được ủy quyền theo giấy ủy quyền sẽ không có quyền được ủy quyền lại cho một cá nhân khác.

Như vậy, doanh nghiệp nếu muốn ủy quyền cho chi nhánh thực hiện ký kết hợp đồng thì hoàn toàn có thể lập giấy ủy quyền hoặc tiến hành ký hợp đồng ủy quyền và trên thực tế chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên khi doanh nghiệp ủy quyền cho chi nhánh thực hiện chức năng đại diện thì có thể sẽ không bắt buộc phải tiến hành công trường chứng thực.

4. Quyền của chi nhánh trong quá trình hoạt động trên thực tế:

Như đã biết, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và chi nhánh cũng phải thực hiện quyền và nghĩa vụ độc lập của riêng mình trong quá trình hoạt động. Căn cứ theo Điều 19 của Văn bản hợp nhất 17/VBHN-VPQH năm 2019 Luật Thương mại thì chi nhánh có quyền khi thực hiện các hoạt động dưới đây: 

+ Có quyền trong việc thuê trụ sở, thuê hoặc mua các phương tiện vật dụng để hỗ trợ cho quá trình hoạt động của chi nhánh trên thực tế;

+ Có thẩm quyền trong việc tuyển dụng lao động: Người tham gia lao động trong chi nhánh có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Cá nhân là người nước ngoài làm việc tại chi nhánh cũng phải tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam thì mới được tham gia lao động; 

+ Việc tiến hành giao kết hợp đồng với người lao động thì nội dung hoạt động cũng phải có sự đồng nhất đối với các nội dung đã được quy định trong giấy phép thành lập chi nhánh và theo quy định của pháp luật;+ Có thẩm quyền trong việc mở tài khoản bằng đồng Việt Nam hoặc bằng ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam; 

+ Hiện nay, pháp luật nước ta cũng cho phép tiến hành việc chuyển lợi nhuận từ Việt Nam ra nước ngoài theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Thực tế có những doanh nghiệp trụ sở chính đặt ở nước ngoài nên quy định này cũng phải tạo điều kiện để cho việc lưu thông nguồn tiền cũng như lợi nhuận của các doanh nghiệp và chi nhánh;

+ Mỗi chi nhánh hoàn toàn có thể sẽ có một con dấu mang tên chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam;

+ Hiện nay, theo quy định thì khi thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động thương mại khác phải diễn ra phù hợp với giấy phép thành lập theo đúng quy định pháp luật Việt Nam và những điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã tham gia và là thành viên chính thức.

Bên cạnh đó, các quyền khác nếu được ghi nhận trong những pháp luật văn bản có liên quan thì cũng có thể thực hiện được đối với các chi nhánh.

–  Liên quan đến nghĩa vụ chi nhánh đã được ghi nhận tại Điều 20 của Văn bản hợp nhất 17/VBHN-VPQH năm 2019 Luật Thương mại cũng đã ghi nhận rằng:

+ Chi nhánh sẽ có trách nhiệm trong việc thực hiện các chế độ kế toán theo quy định của pháp luật Việt Nam; đối với trường hợp cần áp dụng các chế độ kế toán thông dụng khác thì phải nhận được sự chấp thuận từ Bộ Tài chính nước cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;

+ Có trách nhiệm trong được báo cáo hoạt động của chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam bên cạnh đó cần có những cấp nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Bộ luật Dân sự 2015;

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Văn bản hợp nhất 17/VBHN-VPQH năm 2019 Luật Thương mại.