Xuất hóa đơn là một trong những công việc thường ngày của bộ phận kế toán, từng doanh nghiệp sẽ có các hình thức hóa đơn khác nhau, phụ thuộc vào phương pháp đăng ký hạch toán tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Vậy theo quy định của pháp luật hiện nay thì có được ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ ba hay không?
Mục lục bài viết
1. Có được ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ 3 không?
Trước hết, căn cứ theo quy định tại khoản 7 Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về vấn đề ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Theo đó, người bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ là các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, các tổ chức khác theo quy định của pháp luật sẽ được quyền thực hiện thủ tục ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động buôn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ của mình. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn phải được thể hiện đầy đủ tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm bắt buộc phải thực hiện thủ tục xác minh bằng văn bản giữa bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm, trong văn bản xác minh đó phải thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan tới hóa đơn ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm, phương thức thanh toán đối với hóa đơn uỷ nhiệm … và đồng thời phải thực hiện nghĩa vụ thông báo cho các Cơ quan thuế trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp hóa đơn ủy nhiệm được xác định là loại hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế, thì bên ủy nhiệm sẽ phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đó đến Cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ tài chính là cơ quan nhà nước có thẩm quyền hướng dẫn cụ thể về nội dung này.
Theo đó thì có thể nói, ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ ba sẽ được thực hiện trong một số trường hợp nhất định, khi đáp ứng được các điều kiện theo quy định của pháp luật. Tức là người bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sẽ được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba xuất hóa đơn điện tử cho hoạt động buôn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ của mình, khi đảm bảo được đầy đủ các điều kiện sau:
– Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập bắt buộc phải thể hiện tên của đơn vị bán là bên ủy nhiệm trong hợp đồng ủy nhiệm;
– Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba cần phải bao gồm đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật. Hoạt động ủy nhiệm cho bên thứ ba xuất hóa đơn bắt buộc phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, trong văn bản đó phải phản ánh được các nội dung liên quan tới hóa đơn ủy nhiệm, mục đích kỷ niệm, thời hạn ủy nhiệm, phương thức thanh toán;
– Hoạt động ủy nhiệm cho bên thứ ba xuất hóa đơn bắt buộc phải được thông báo cho Cơ quan thuế trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
– Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế, thì bên ủy nhiệm sẽ cần phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đó đến cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung ứng dịch vụ.
Theo đó, căn cứ theo điều luật nêu trên, không phải trong bất kỳ trường hợp nào, doanh nghiệp đều được ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn cho hoạt động buôn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ của mình. Điều kiện bắt buộc để có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba xuất hóa đơn đó là bên thứ ba đó phải có liên kết với doanh nghiệp và tổ chức ủy nhiệm. Đồng thời, chỉ có thể ủy nhiệm xuất hóa đơn cho bên thứ ba khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện nêu trên.
2. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho bên thứ ba:
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 của Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, có quy định cụ thể về nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn. Theo đó, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho bên thứ ba cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
– Người buôn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các tổ chức khác sẽ được quyền thực hiện hoạt động ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết chặt chẽ với người bán, là đối tượng đáp ứng đầy đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc một trong những trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử căn cứ theo quy định tại Điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để tiến hành hoạt động lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ của mình. Quan hệ liên kết trong trường hợp này sẽ được xác định theo quy định của pháp luật về vấn đề quản lý thuế;
– Việc ủy nhiệm bắt buộc phải được lập thành văn bản, đó có thể là hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm, được lập giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;
– Việc ủy nhiệm bắt buộc phải được thông báo với Cơ quan thuế trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
– Hóa đơn điện tử do các tổ chức được ủy nhiệm lập bắt buộc phải là hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, đồng thời trong hóa đơn đỏ phải thể hiện rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm, tên và địa chỉ cùng với mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;
– Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có nghĩa vụ niêm yết công khai trên website của đơn vị mình, Và đồng thời cần phải thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng để người mua bán hàng hóa và sử dụng dịch vụ biết về hoạt động ủy nhiệm lập hóa đơn đó. Khi hết thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn hoặc trong trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo sự thỏa thuận của các bên, thì bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sẽ cần phải hủy niêm yết và thông báo trên website của đơn vị mình hoặc huỷ thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về vấn đề ủy nhiệm lập hóa đơn;
– Trong trường hợp hóa đơn ủy nhiệm được xác định là loại hóa đơn không có mã của Cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm bắt buộc phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đó đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc chuyển dữ liệu thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ;
– Bên ủy nhiệm cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử theo đúng giá trị thực tế phát sinh, theo sự thỏa thuận với bên ủy nhiệm, tuân thủ theo nguyên tắc có đi có lại.
3. Doanh nghiệp thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định về các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, doanh nghiệp ngưng sử dụng hóa đơn điện tử khi thuộc một trong những trường hợp sau đây:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp bị các Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký trước đó;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về vấn đề tạm ngưng hoạt động sản xuất kinh doanh;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thông báo với Cơ quan thuế về việc ngưng sử dụng các loại hóa đơn điện tử để có thể thực hiện thủ tục cưỡng chế nợ thuế;
– Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử với mục đích để buôn bán các loại hàng hóa nhập lậu, các loại hàng hóa cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hiện và thông báo với Cơ quan thuế;
– Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử với mục đích phục vụ cho hoạt động buôn bán khống các loại hàng hóa, cung cấp dịch vụ, với mục tiêu chiếm đoạt tiền của các tổ chức và cá nhân trong xã hội, bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo bằng văn bản cho Cơ quan thuế;
– Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu các doanh nghiệp phải tạm ngưng hoạt động kinh doanh các ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện khi phát hiện các doanh nghiệp đó không còn đáp ứng đầy đủ các điều kiện sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế.
THAM KHẢO THÊM:
