Hướng dẫn gia hạn chứng thư số để tham gia đấu thầu qua mạng

Trong tình hình phát triển vượt bậc của nền kinh tế, hoạt động đấu thầu cũng ngày càng trở nên phổ biến. Để đảm bảo hành lang pháp lý đầy đủ điều chỉnh cho công tác này, Luật đấu thầu năm 2013 và hệ thống các văn bản hướng dẫn thi hành đã được thực thi không chỉ đảm bảo thuận lợi cho công tác quản lý của Nhà nước đối với hoạt động này mà còn phó phần đảm bảo tính công khai, minh bạch cho các chủ thể tham gia đấu thầu.

Một trong những điểm nhấn trong đấu thầu trong thời gian qua, đặc biệt là sau khi Thông tư liên tịch số 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính ban hành ngày 8/9/2015 chính là hoạt động đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng. Có thể nói, hoạt động này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giúp cho tất cả các doanh nghiệp được tham gia vào các dự án đầu tư công một cách công khai, minh bạch, tạo môi trường kinh doanh bình đẳng cho tất cả các thành phần kinh tế. Chính vì đặc thù của hoạt động đấu thầu qua mạng chính là doanh nghiệp phải đăng ký vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, vì vậy chứng thư số có vai trò hết sức quan trọng.

1. Quy trình đăng ký tham gia hệ thống đấu thầu qua mạng

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT, để tham gia đấu thầu qua mạng, doanh nghiệp cần thực hiện thực đăng ký tham gia hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo trình tự sau đây:

Thứ nhất, về hồ sơ đăng ký đối với đơn vị mời thầu hay nhà thầu, nhà đầu tư đều cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau đây:

+ Đơn đăng ký bên mời thầu theo mẫu do hệ thống tạo ra

+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định thành lập (bản chụp) hay các tài liệu tương đương khác (nếu có) 

Lưu ý:

Riêng đối với đơn vị đăng ký là nhà thầu, nhà đầu tư cần có thêm Giấy chứng minh nhân dân (Căn cước công dân) hoặc hộ chiếu của nhà đầu tư, người đại diện hợp pháp của nhà thầu. Trường hợp nếu ủy quyền cho người khác thì phải có giấy ủy quyền.

Thứ hai, về quy trình đăng ký tham gia hệ thống đấu thầu qua mạng:

Theo quy định, bên mời thầu có thể lựa chọn phương thức nôp hồ sơ đăng ký trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc gửi trên hệ thống. Trong trường hợp gửi hồ sơ đăng ký trên Hệ thống thì bên mời thầu thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng với quy trình đăng ký theo 4 bước sau đây:

Bước 1: Đăng ký bên mời thầu

Bước 2:Kiểm tra trạng thái phê duyệt đăng ký

Bước 3: Nhận chứng thư số

Bước 4: Đăng ký người sử dụng chứng thư số

Thứ ba, về việc xử lý hồ sơ đăng ký tham gia

Trong thời hạn tối đa 2 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Trung tâm có trách nhiệm duyệt hồ sơ và thông báo kết quả xử lý hồ sơ cho nhà thầu, nhà đầu tư. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, nhà thầu, nhà đầu tư được phê duyệt việc đăng ký trên Hệ thống. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Trung tâm có trách nhiệm thông báo lý do và hướng dẫn nhà thầu, nhà đầu tư bổ sung, sửa đổi hồ sơ cho phù hợp. 

2. Quy định của pháp luật về chứng thư số

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT, chứng thư số được cấp cho các bên đăng ký tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia bao gồm cả bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư. Việc quản lý, sử dụng Chứng thư số được xác định như sau: 

Thứ nhất, về việc gia hạn chứng thư số

Đơn vị mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư sử dụng chứng thư số cần thực hiện thủ tục gia hạn trước khi chứng thư số hết hạn 30 ngày. Việc gia hạn này được thực hiện trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia mà không cần phải gửi công văn đến Cơ quan vận hành hệ thống để xin gia hạn.

Thứ hai, cấp lại chứng thư số cho nhà thầu, nhà đầu tư, đơn vị mời thầu

Trong trường hợp chứng thư số bị mất hoặc bị hủy, nhà thầu, nhà đầu tư, đơn vị mời thầu có thể thực hiện thủ tục để cấp lại chứng thư số như sau:

Đơn vị có yêu cầu cấp lại phải có đơn xin cấp lại đến Cục quản lý đấu thầu, và việc cấp lại được thực hiện trên thao tác qua Mạng đấu thầu quốc gia. Người đăng ký không cần đăng ký lại thông tin mà chỉ cần có sự đồng ý cấp lại hai số (Số tham chiếu và mã phê duyệt đăng ký) từ người quản trị hệ thống.

Thứ ba, hướng dẫn về hủy chứng thư số

Bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư có thể tự hủy chứng thư số của mình theo Hướng dẫn sử dụng. Trường hợp không thể tự hủy, bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư gửi công văn đến Trung tâm để yêu cầu hủy chứng thư số.

Lưu ý: Khi chứng thư số bị hủy sẽ không được sử dụng lại và những thông tin liên quan đến chứng thư số này sẽ bị mất

Thứ tư, thay đổi thiết bị lưu chứng thư số

Chứng thư số được cấp cho bên mời thầu, nhà thầu hay nhà đầu tư có thể được sao chép và lưu trữ trên các phương tiện như USB, đĩa cứng, thẻ thông minh,…

Thứ năm, thay đổi mật khẩu chứng thư số:

Bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư thực hiện việc thay đổi mật khẩu chứng thư số theo Hướng dẫn sử dụng. Theo đó, mật khẩu phải dài 8 ký tự có cả chữ và số. Lưu ý không được dùng quá 3 ký tự trùng nhau trong khi đặt mật khẩu. 

Thứ sáu, trong trường hợp cần thiết, bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư đã đăng ký tham gia Hệ thống theo quy định có thể đăng ký thêm chứng thư số để tham gia Hệ thống.

Lưu ý:

Với những đơn vị mời thầu, nhà thầu, nhà đầu thư đã được cấp chứng thư số phải có trách nhiệm quản lý, lưu giữ và phải chịu trách nhiệm trước mọi hậu quả phát sinh từ việc sử dụng chứng thư số đó. 

TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:

3. Hướng dẫn gia hạn chứng thư số tham gia đấu thầu

Tóm tắt câu hỏi:

Kính gửi: Công ty Luật TNHH Dương Gia Nội dung: Cơ quan B có tổ chức lựa chọn nhà thầu gói thầu thi công xây dựng có giá 5 tỷ đồng cho 01 dự án theo hình thức Đấu thầu rộng rãi trong nước, phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ , bên mời thầu lập HSMT theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT ngày 06/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu xây lắp, trong đó nêu rõ tư cách hợp lệ của nhà thầu là có áp dụng việc:  “Nhà thầu tham dự thầu phải có tên trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia”. Vậy quý công ty vui lòng giải đáp cho chúng tôi hai vấn đề sau:

1. Đơn vị mời thầu có bắt buộc phải thực hiện đấu thầu qua mạng đối với gói thầu này hay không?

2. Doanh nghiệp của chúng tôi có dự định sẽ tham gia gói thầu này tuy nhiên tại thời điểm hiện tại chúng tôi vẫn chưa có tên trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, chưa có chứng thư số theo quy định. Như vậy, để có thể đáp ứng điều kiện của bên mời thầu chúng tôi phải làm thế nào để đăng ký tên trên Hệ thống? 

Mong nhận được sự giúp đỡ của quý công ty. Xin trân trọng cảm ơn! 

Luật sư tư vấn:

Vấn đề thứ 1: Về việc đơn vị mời thầu yêu cầu thực hiện đấu thầu qua mạng

Tại Điều 29 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT quy định về lộ trình áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng như sau:

“Điều 29. Lộ trình áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng

Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập chỉ đạo các chủ đầu tư, bên mời thầu trực thuộc phải tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng theo lộ trình như sau:

1. Năm 2020:

a) Tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng đối với toàn bộ (100%) các gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh thuộc lĩnh vực hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ tư vấn có giá gói thầu không quá 5 tỷ đồng và thuộc lĩnh vực xây lắp có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng, trừ trường hợp đối với các gói thầu chưa thể tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng hoặc các gói thầu có tính đặc thù;

b) Việc tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng trong năm phải bảo đảm tổng số lượng các gói thầu đạt tối thiểu 60% số lượng gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh và tổng giá trị gói thầu đạt tối thiểu 25% tổng giá trị các gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh.

………………………..”

Đối chiếu với quy định này, có thể thấy gói thầu xây dựng của đơn vị mời thầu có giá trị 5 tỷ đồng, áp dụng đấu thầu rộng rãi trong nước. Do đó, theo lộ trình trên, bên mời thầu phải tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng.

 Luật sư tư vấn pháp luật tư cách hợp lệ của nhà thầu: 1900.6568

Vấn đề thứ 2: Về việc nhận chứng thư số và đăng ký tham gia hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT: “Chứng thư số được cấp cho bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư sau khi thực hiện đăng ký tham gia Hệ thống theo quy định tại Điều 6 của Thông tư này”

Doanh nghiệp của bạn là nhà thầu, do đó cần thực hiện việc đăng ký tham gia theo quy trình tại Điều 7 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT như sau:

“Điều 6. Đăng ký tham gia Hệ thống và quy trình xử lý hồ sơ đăng ký

……………………

2. Đối với nhà thầu, nhà đầu tư:

a) Quy trình đăng ký:

Quy trình đăng ký nhà thầu, nhà đầu tư được hướng dẫn chi tiết trong Hướng dẫn sử dụng.

b) Hồ sơ đăng ký bao gồm:

– Đơn đăng ký nhà thầu, nhà đầu tư (do Hệ thống tạo ra trong quá trình nhà thầu, nhà đầu tư cung cấp thông tin theo quy định tại Điểm a Khoản này);

– Bản chụp Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (đối với hộ kinh doanh cá thể) hoặc các tài liệu tương đương khác;

– Bản chụp Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu của người đại diện hợp pháp của nhà thầu, nhà đầu tư (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền). Trường hợp ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu, nhà đầu tư.

Trường hợp nhà thầu, nhà đầu tư đã đăng ký và có thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ http://dangkykinhdoanh.gov.vn thì không phải nộp các tài liệu nêu trên, trừ đơn đăng ký nhà thầu, nhà đầu tư.

c) Nộp hồ sơ đăng ký:

Nhà thầu, nhà đầu tư có thể gửi hồ sơ đăng ký theo đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp đến Trung tâm hoặc gửi trên Hệ thống. Trường hợp gửi hồ sơ đăng ký trên Hệ thống thì nhà thầu, nhà đầu tư thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng.

d) Xử lý hồ sơ đăng ký:

Trong thời hạn tối đa 02 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đăng ký, Trung tâm có trách nhiệm xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả xử lý hồ sơ cho nhà thầu, nhà đầu tư. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, nhà thầu, nhà đầu tư được phê duyệt việc đăng ký trên Hệ thống. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Trung tâm có trách nhiệm thông báo lý do và hướng dẫn nhà thầu, nhà đầu tư bổ sung, sửa đổi hồ sơ cho phù hợp. Việc thông báo kết quả xử lý hồ sơ cho nhà thầu, nhà đầu tư được thực hiện trên Hệ thống, thư điện tử (e-mail), ứng dụng trên thiết bị di động hoặc các kênh thông tin khác và được hướng dẫn chi tiết trong Hướng dẫn sử dụng.

đ) Việc sửa đổi thông tin đã đăng ký trên Hệ thống được thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng. Trường hợp không tự thực hiện được việc sửa đổi thông tin đã đăng ký trên Hệ thống, nhà thầu, nhà đầu tư gửi văn bản đề nghị sửa đổi thông tin và các văn bản có liên quan đến Trung tâm. Trong thời hạn tối đa 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của nhà thầu, nhà đầu tư, Trung tâm có trách nhiệm xem xét, xử lý yêu cầu của nhà thầu, nhà đầu tư.

e) Chấm dứt hoặc tạm ngừng tham gia Hệ thống

Trường hợp cần chấm dứt hoặc tạm ngừng tham gia Hệ thống, nhà thầu, nhà đầu tư gửi văn bản đề nghị đến Trung tâm. Trong thời hạn tối đa 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị của nhà thầu, nhà đầu tư, Trung tâm có trách nhiệm xử lý yêu cầu này và thông báo trên Hệ thống về việc chấm dứt hoặc tạm ngừng tham gia Hệ thống của nhà thầu, nhà đầu tư. Kể từ thời điểm Hệ thống hiển thị thông báo này, nhà thầu, nhà đầu tư không bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 5 của Luật đấu thầu và không thực hiện được các giao dịch liên quan trên Hệ thống.

g) Khôi phục việc tham gia Hệ thống

Trường hợp cần khôi phục việc tham gia Hệ thống sau khi đã chấm dứt hoặc tạm ngừng tham gia Hệ thống theo quy định tại Điểm e Khoản này, nhà thầu, nhà đầu tư gửi văn bản đề nghị đến Trung tâm. Trong thời hạn tối đa 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của nhà thầu, nhà đầu tư, Trung tâm có trách nhiệm xem xét, xử lý yêu cầu này. Nhà thầu, nhà đầu tư chỉ được khôi phục việc tham gia Hệ thống sau khi đã thanh toán đầy đủ chi phí theo quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Thông tư này”