Chi phí hợp lý là gì? Điều kiện để được tính là chi phí hợp lý? Chi phí thuê văn phòng được tính vào chi phí hợp lý khi nào? Chi phí liên quan tới các tài sản cố định?
Hiện nay, Rất nhiều doanh nghiệp thực hiện việc thuê nhà chung cư hoặc nhà riêng để làm văn phòng, kho cho doanh nghiệp trong quá trình doanh nghiệp hoạt động. Tuy nhiên, khi thuê của cá nhân có trường hợp phát sinh không có hóa đơn do chủ nhà không đăng ký phát hành hóa đơn. Vậy trong trường hợp không có hóa đơn này thì kế toán doanh nghiệp làm như thế nào để chi phí thuê văn phòng được tính vào chi phí hợp lý?
Cơ sở pháp lý:
– Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại
– Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành
Mục lục bài viết
1. Chi phí hợp lý là gì?
Chi phí hợp lý là một khái niệm, mà nếu giải thích thì đây có thể hiểu là loại chi phí được trừ khi kế toán thực hiện việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Một cách đơn giản thì trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, các doanh nghiệp sẽ mất các chi phí như chi phí thuê địa điểm văn phòng, chi phí cho việc mua các vật dụng văn phòng phẩm, máy tính, máy in, thuê nhân viên, … Đây sẽ là các chi phí được xem là chi phí hợp lý khi thỏa mãn được các điều kiện dựa theo quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp .
2. Điều kiện để được tính là chi phí hợp lý:
Những điều kiện để chi phí được tính là chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật , cụ thể là
– Các khoản chi có đầy đủ các hóa đơn , chứng từ hợp pháp đúng theo quy định.
– Các khoản chi có các hóa đơn mua hàng , sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). Thêm vào đó là chứng từ dùng để chứng minh cho việc thanh toán không sử dụng tiền mặt .
Đây là 3 điều kiện cơ bản để có thể xác định xem chi phí đó là chi phí hợp lý hay không . Việc xác định đúng các khoản chi phí hợp lý hay không sẽ giúp cho kế toán có thể thực hiện được các nghiệp vụ cơ bản của mình.
Một cách cụ thể thì ta có thể xác định chi phí hợp lý như sau : Chi phí hợp lý = Chi phí kế toán trên báo cáo tài chính ( +/- ) Các khoản chi phí điều chỉnh do sự khác biệt giữa thuế và kế toán
Một số lưu ý các bạn cần nắm bắt với việc tính chi phí hợp lý như sau :
– Khi chi phí hợp lý hay chi phí được trừ nhỏ hơn chi phí kế toán thì chúng ta sẽ cần phải giảm chi phí kế toán để có thể tính chi phí hợp lý . Điều này sẽ đồng nghĩa với việc bạn cần phải điều chỉnh việc tăng về lợi nhuận kế toán trước khi tính thuế.
– Trường hợp chi phí hợp lý ( chi phí được khẩu trừ ) lớn hơn so với chi phí kế toán thì bạn cần tăng chi phí kế toán để có thể tính được chi phí hợp lý . Điều này tức là bạn sẽ cần phải giảm đi chi phí của lợi nhuận kế toán trước thuế.
Những khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý Ở trên ta có nói đến 3 điều kiện để xác định các loại chi phí có phải là chi phí hợp lý hay không. Đó sẽ là những thông tin mang tính tiên quyết để bạn có thể biết được một cách chính xác về chi phí hợp lý trong các khoản chi phí mà doanh nghiệp phát sinh.
Tuy nhiên, một thực tế dễ dàng nhận thấy được rằng không phải ta có thể xác định một cách chính xác nhất về các chi phí có sự liên quan trực tiếp tới những hoạt động sản xuất của doanh nghiệp ra sao . Vì vậy , sự ra đời của danh sách các nhóm chi phí không phải là chi phí hợp lý hay không được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp được xem là một điều cần thiết . Danh sách các loại chi phí không được tính là chi phí hợp lý này được quy định dựa trên Điều số 6 của Thông tư số 78 / 2014 / TT – BTC và dược sửa đổi theo Điều 4 của Thông tư số 96 / 2015 / TT – BTC và Điều 3 của Thông tư số 25 / 2018 / TT – BTC .
3. Chi phí thuê văn phòng được tính vào chi phí hợp lý khi nào?
Tóm tắt câu hỏi:
Bên em đi thuê văn phòng kinh doanh nhưng chủ nhà không có hóa đơn, tiền điện, nước cũng nộp cho chủ nhà chứ không đóng cho sở điện. chạy quảng cáo trên google cũng không có hóa đơn. Vậy những chi phí này em hạch toán bình thường vào chi phí khi tính thuế TNDN thì tự loại ra để tính thuế phải nộp đúng không ạ?
Luật sư tư vấn:
Tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
+ Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Như vậy, chỉ những khoản chi đáp ứng được điều kiện nêu trên thì doanh nghiệp mới được khấu trừ thuế, các khoản chi không đáp ứng điều kiện này sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn tiền điện, tiền nước:
“2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có bảng kê (theo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này) kèm theo các hóa đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm kinh doanh không có bảng kê (theo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này) kèm theo chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh”.
Như vậy, căn cứ vào quy định trên để đưa những hóa đơn tiền điện, nước không mang tên công ty mà mang tên chủ hộ thì vẫn được tính vào chi phí được trừ và để được trừ tính thuế thu nhập doanh nghiệp cần có những giấy tờ như sau:
– Lập bảng kê thanh toán tiền điện nước;
– Lập phiếu chi tiền điện, nước;
– Hợp đồng thuê nhà.
4. Chi phí liên quan tới các tài sản cố định:
Đối với các tài sản cố định , bạn cần lưu ý tới 2 điểm sau : – Thứ nhất , chỉ những chi phí khấu hao mới được tính vào trong báo cáo tài chính . Vì thế , khi thực hiện việc điều chỉnh các chi phí được trừ thì sẽ chỉ được tính với phần chi phí khấu hao mà thôi , không được phép sửa đổi nguyên giá của các tài sản cố định.
Thứ hai , thời gian khấu hao được xem là điểm khác biệt giữa nghiệp vụ kế toán và thuế . Do vậy , điều này sẽ ảnh hưởng và dẫn tới sự chênh lệch trong việc tính chi phí khấu hao của kỳ giữa kế toán và thuế . Các bạn cần cập nhật những thông tin , quy định liên quan tới việc tính thời gian khấu hao này để việc tính chi phí được chính xác và cụ thể nhất
Chi phí liên quan tới tiền lương và tiền công Nhân viên là điều bắt buộc cần phải có ở các công ty , doanh nghiệp hiện nay . Vì thế , chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công sẽ là các chi phí phát sinh của tất cả các công ty và doanh nghiệp . Với những loại chi phí liên quan tới tiền lương và tiền công không được coi là chi phí hợp lý hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp có thể xếp vào 3 loại như sau : – Loại chi phí về lương , thưởng hay các phụ cấp , … không được quy định hay thể hiện một cách cụ thể , rõ ràng tại hợp đồng lao động hay quy chế về tài chính , … – Các loại chi phí phát sinh nhưng lại chưa thực sự chi trả vào thời điểm thực hiện việc quyết toán .
Chi phí liên quan đến các chi phí lãi vay Chi phí không được tính là chi phí hợp lý trong trường hợp liên quan tới các loại chi phí lãi vay sẽ thường rơi vào trong trường hợp như sau : Công ty , doanh nghiệp chưa thực hiện việc góp đủ số vốn điều lệ theo tiến độ của thời gian . Vì thế , chi phí lãi vay trong trường hợp này sẽ không được coi là chi phí hợp lý và sẽ không được thực hiện việc khấu trừ trong khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp . Nếu rơi vào trường hợp này , với vai trò là kế toán thì bạn cần lưu ý trong quá trình tính ra được số chi phí lãi vay không được thực hiện việc khấu trừ
