Chế độ, quy trình và thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng

Trong quá trình thực hiện các giao dịch dân sự, hoạt động công chứng có ý nghĩa và vai trò quan trọng. Khi các bên tham gia thỏa thuận và tiến hành ký kết hợp đồng, để nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch và giao dịch thì hợp đồng đó sẽ được đem đi công chứng. Bởi những vai trò quan trọng đó mà pháp luật nước ta đã ban hành các văn bản pháp luật quy định về hoạt động công chứng. Trên thực tế, trong quá trình thực hiện công chứng cũng cần quan tâm đến hồ sơ công chứng.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

1. Một số quy định về công chứng:

1.1. Công chứng là gì? 

Theo quy định của pháp luật, ta có thể hiểu, công chứng là việc một công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Như vậy, ta có thể hiểu đơn giản như sau, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận các nội dung cơ bản sau đây của các văn bản, giấy tờ.

– Thứ hai: Chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

– Cần lưu ý rằng, các loại văn bản giấy tờ này theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

1.2. Đặc điểm của công chứng:

Công chứng có các đặc điểm sau đây, cụ thể là:

1.4. Địa điểm công chứng:

Theo quy định của pháp luật, việc công chứng do công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

Có 2 hình thức của tổ chức hành nghề công chứng là:

– Thứ nhất: Phòng công chứng:

Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng – công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm.

– Thứ hai: Văn phòng công chứng:

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên.

Cần lưu ý rằng các văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng phòng – là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ hai năm trở lên.

Như vậy, việc công chứng giấy tờ sẽ được thực hiện tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

1.5. Mục đích công chứng:

Hoạt động công chứng có vai trò quan trọng và được sử dụng với các mục đích sau đây:

– Cũng cần lưu ý rằng, việc công chứng không chỉ có ý nghĩa về mặt pháp lý mà trên phương diện kinh tế, còn giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.

– Hơn nữa, công chứng còn giúp các chủ thể tham gia công chứng đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch và giao dịch trong thực tiễn.

1.6. Thủ tục công chứng:

Thủ tục công chứng gồm một số bước cơ bản sau đây, cụ thể là:

– Bước 1: Các chủ thể yêu cầu công chứng cần tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn của công chứng viên (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ của văn phòng công chứng.

– Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ thực hiện hoạt động kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Khi đã xác nhận thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu thì sẽ yêu cầu các cá nhân bổ sung thêm.

– Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi được soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.

– Bước 4: Các bên sẽ thực hiện việc ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.

– Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

2. Một số quy định về hồ sơ công chứng:

2.1. Hồ sơ công chứng là gì?

Theo quy định của pháp luật, ta có thể hiểu hồ sơ công chứng như sau:

– Hồ sơ công chứng bao gồm các loại giấy tờ sau đây:

+ Thứ nhất: Phiếu yêu cầu công chứng.

+ Thứ hai: Bản chính văn bản công chứng.

+ Thứ ba: Bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp.

+ Thứ tư: Các giấy tờ xác minh, giám định.

+ Ngoài ra còn có các giấy tờ liên quan khác theo quy định của pháp luật.

– Cần lưu ý rằng, hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.

2.2. Chế độ, quy trình và thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng:

Chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014 (hiệu lực từ 1/1/2014) với nội dung cụ thể như sau:

– Tổ chức hành nghề công chứng cần phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với các hồ sơ công chứng của các cá nhân, tổ chức.

– Đối với bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì còn cần phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

– Trong trường hợp các cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

– Đối với việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

– Trong trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

Đối với trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

Đối với trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Ta nhận thấy, các tổ chức và hoạt động công chứng ở Việt Nam ngày càng trở thành nhu cầu thiết yếu rất phổ biến và cấp bách của sự phát triển đối với sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của đất nước. Việc lưu trữ hồ sơ công chứng đóng vai trò quan trọng và đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động công chứng. Không những thế, việc lưu trữ hồ sơ công chứng còn tránh gây ra tranh chấp và xung đột giữa các chủ thể nhằm đảm bảo tính chính xác, đúng pháp luật và vai trò của hoạt động công chứng.