Cách trả lời thư, Email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

1. Mẫu trả lời thư, email xác nhận phỏng vấn:

Dòng tiêu đề: [Chức danh công việc] / [Tên của bạn]

Cô Smith thân mến,

Cảm ơn bạn đã mời phỏng vấn với [tên công ty]. Tôi muốn xác nhận rằng tôi sẽ sẵn sàng gặp bạn vào Thứ Bảy, ngày 30 tháng 8 lúc 9:30 sáng 

Tôi đánh giá cao cơ hội được nói chuyện với bạn và rất mong được tìm hiểu thêm về vị trí này.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chữ ký email]

Lưu ý rằng email ngắn như thế nào. Nó trả lời câu hỏi chính, xác nhận ngày giờ và bày tỏ lòng biết ơn đối với lời mời, nhưng nó chỉ thực hiện điều này trong một vài câu ngắn gọn. 

2. Cách trả lời thư, Email xác nhận phỏng vấn bằng Tiếng Anh:  

Viết một email xác nhận cuộc phỏng vấn chính thức không được mắc lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp.

1/ Viết một dòng tiêu đề email xác nhận cuộc phỏng vấn rõ ràng. 

Dòng chủ đề của email trả lời thư mời phỏng vấn cần nêu rõ mục đích của email. Người đọc nên hiểu nội dung của email trước khi mở email để xem nội dung của nó.

Dòng chủ đề của bạn nên bao gồm các thông tin như;

Chức danh công việc bạn đang ứng tuyển.

Tên và họ của bạn.

Một mô tả ngắn về nội dung của email.

Nếu lời mời phỏng vấn được gửi cho bạn qua email, bạn chỉ cần chọn nhấp vào “trả lời tất cả” và trả lời lời mời phỏng vấn.

Mẫu tiêu đề trả lời email xác nhận phỏng vấn

RE: [Dòng chủ đề thư mời phỏng vấn gốc]

Xác nhận phỏng vấn: [Chức danh công việc], [Họ và tên của bạn]

Xác nhận đồng ý phỏng vấn: [Chức danh công việc], [Họ và tên của bạn]

Ví dụ về dòng chủ đề trả lời email xác nhận phỏng vấn

RE: Lời mời phỏng vấn John Smith cho vị trí Giám đốc Tiếp thị

Xác nhận phỏng vấn: Kỹ sư phần mềm, Cara Smith

Xác nhận chấp nhận cuộc phỏng vấn: Đại diện bán hàng, Robert Cordova

2/ Bắt đầu email của bạn bằng một lời chào trang trọng

Bắt đầu email của bạn với một lời chào thích hợp và chào đón người nhận của bạn một cách chuyên nghiệp.

Nếu bạn đã nhận được lời mời phỏng vấn qua email, bạn sẽ có thể biết tên của người liên hệ với bạn.

Khi trả lời email, việc xưng hô với người đó bằng tên của họ thường được kết hợp với một dấu hiệu của sự tôn trọng.

Chào hỏi trang trọng chuyên nghiệp 

Nói chung, “Kính gửi ông/bà.” theo sau là họ của người nhận là cách thích hợp nhất để chào hỏi ai đó một cách chuyên nghiệp.

Thưa ông/bà. [Họ],

Chào Ông/Bà. [Họ],

Xin chào Ông/Bà. [Họ],

3/ Bắt đầu với lý do bạn gửi email

Bắt đầu email của bạn bằng cách nêu rõ lý do tại sao bạn viết email và mục đích của bạn là gì. Hãy rõ ràng với thông điệp của bạn và làm cho nó càng ngắn càng tốt.

Hầu hết các nhà tuyển dụng, chuyên gia nhân sự và nhân viên của các công ty đều nhận được hàng trăm email mỗi ngày, thường thì họ sẽ nhận được những email không liên quan.

Bắt đầu đoạn đầu tiên của bạn với lý do gửi email của bạn sẽ cho người đọc của bạn biết liệu họ có nên dành thời gian để đọc phần còn lại của email của bạn hay không.

Đoạn đầu tiên nên ngắn gọn và súc tích dưới 30 từ.

Lý do gửi mẫu email

“Cảm ơn bạn đã có cơ hội. Tôi viết thư này để xác nhận cuộc phỏng vấn được tổ chức vào [ngày và giờ] tại [địa điểm nơi cuộc phỏng vấn sẽ được tổ chức].”

“Cảm ơn bạn đã mời tôi tham gia [Phỏng vấn trực tuyến hoặc video]. Tôi viết thư này để xác nhận cuộc phỏng vấn trực tuyến được tổ chức vào [ngày và giờ] bằng [Phần mềm được sử dụng cho cuộc phỏng vấn trực tuyến hoặc video].”

“Cảm ơn vì cơ hội này, tôi muốn xác nhận thông tin chi tiết về cuộc phỏng vấn qua điện thoại sắp tới của tôi cho vị trí [chức danh công việc] tại [công ty].”

“Cảm ơn bạn đã mời phỏng vấn cho vai trò [chức danh công việc]. Tôi viết thư này để xác nhận cuộc phỏng vấn mà chúng ta đã ấn định vào [Ngày], vào [Thời gian].”

Lý do gửi ví dụ về email

“Cảm ơn bạn đã có cơ hội. Tôi viết thư này để xác nhận cuộc phỏng vấn được tổ chức vào Thứ Sáu, ngày 28 tháng 2, lúc 09:30 sáng, tại Công ty ABC.”

“Cảm ơn bạn đã mời tôi tham gia cuộc phỏng vấn trực tuyến. Tôi viết thư này để xác nhận cuộc phỏng vấn được tổ chức vào Thứ Năm, ngày 8 tháng 6, lúc 10:30 sáng, bằng Zoom.”

“Cảm ơn vì cơ hội này, tôi muốn xác nhận thông tin chi tiết về cuộc phỏng vấn qua điện thoại sắp tới của tôi cho vị trí Chuyên viên phân tích cấp cao tại Công ty ABC.”

“Cảm ơn bạn đã mời tham gia cuộc phỏng vấn cho vai trò Trưởng nhóm sản xuất. Tôi viết thư này để xác nhận cuộc phỏng vấn mà chúng ta đã ấn định vào Thứ Hai, ngày 2 tháng 3, lúc 2:30 chiều.”

4/ Nhắc lại thời gian và địa điểm phỏng vấn

Nếu bạn chưa trình bày lại ngày và giờ phỏng vấn trong đoạn đầu tiên, bạn có thể đề cập đến thông tin này trong phần nội dung email của mình.

Nhắc lại thời gian và địa điểm phỏng vấn trong thư trả lời thư mời phỏng vấn có thể giúp bạn xác nhận rằng không có thay đổi nào đối với thời gian và địa điểm đã đề xuất trước đó. Điều này nhắc người quản lý tuyển dụng kiểm tra chéo lịch của họ và xác nhận rằng thông tin họ đã cung cấp là chính xác.

Việc nhắc lại thời gian và địa điểm phỏng vấn sẽ ngăn chặn bất kỳ sự không phù hợp nào và ngăn ngừa sự nhầm lẫn trước ngày phỏng vấn.

Trình bày lại mẫu thời gian và địa điểm phỏng vấn

“Tôi muốn xác nhận thông tin chi tiết về cuộc hẹn phỏng vấn sẽ diễn ra vào [Ngày và giờ] tại [Địa điểm].”

“Tôi có thể xác nhận chi tiết về cuộc hẹn phỏng vấn qua video trực tuyến sẽ diễn ra vào [Ngày và Giờ] tại [Địa điểm].”

“Tôi có thể kiểm tra xem cuộc phỏng vấn qua điện thoại sẽ được tổ chức vào [Ngày và Giờ] không.”

Trình bày lại ví dụ về thời gian và địa điểm phỏng vấn

“Tôi muốn xác nhận các chi tiết cho cuộc hẹn phỏng vấn sẽ diễn ra vào Thứ Năm, ngày 8 tháng Sáu, lúc  10:30 sáng, tại tòa nhà ABC.”

“Tôi có thể xác nhận chi tiết về cuộc hẹn phỏng vấn qua video trực tuyến sẽ diễn ra vào Thứ Hai, ngày 15 tháng 2, lúc 11:30 sáng, bằng Zoom.”

“Tôi có thể kiểm tra xem cuộc phỏng vấn qua điện thoại sẽ được tổ chức vào Thứ Tư, ngày 25 tháng 10, lúc 3:30 chiều không?”

5/  Đặt câu hỏi và xác nhận những vật dụng bạn cần mang theo khi đi phỏng vấn

Email xác nhận lời mời phỏng vấn là cơ hội tốt nhất để bạn hỏi bất kỳ câu hỏi hợp lý nào có thể giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho cuộc phỏng vấn.

Các câu hỏi bạn có thể hỏi khi trả lời thư mời phỏng vấn bao gồm:

Xác nhận địa điểm của cuộc phỏng vấn, chẳng hạn như tầng và bộ phận.

Giao thức đỗ xe cho khu vực nếu bạn đang lái xe.

Quá trình cần thiết để vào tòa nhà.

Liên hệ với người đó vào ngày phỏng vấn của bạn.

Những thứ bạn sẽ cần mang theo cho cuộc phỏng vấn.

Các câu hỏi như biết những gì cần mang theo cho cuộc phỏng vấn thường được chấp nhận. Đặt câu hỏi một cách khôn ngoan cho thấy bạn là một ứng viên tiềm năng, nhiệt tình và chuẩn bị tốt cho cuộc phỏng vấn.

Làm thế nào để hỏi những vật dụng cần mang theo khi đi phỏng vấn xin việc?

“Theo yêu cầu, tôi sẽ mang theo một số bản sao sơ yếu lý lịch của mình, cũng như danh sách 3 người tham khảo cho cuộc phỏng vấn. Xin vui lòng cho tôi biết nếu có bất cứ thứ gì khác mà tôi nên mang theo.”

“Tôi sẽ mang theo mười bản sơ yếu lý lịch, danh mục đầu tư của tôi, một bản sao danh sách người giới thiệu của tôi và một giấy tờ tùy thân có ảnh cho buổi phỏng vấn. Hãy cho tôi biết nếu tôi cần mang theo bất cứ thứ gì khác.”

“Tôi đã chuẩn bị một vài bản sơ yếu lý lịch và danh mục đầu tư của mình cho cuộc phỏng vấn. Có bất cứ điều gì khác mà tôi nên có trong tay?

3. Mẫu trả lời thư, email xác nhận phỏng vấn bằng Tiếng Anh: 

3.1. Email mẫu để chấp nhận yêu cầu phỏng vấn: 

TO: [person who sent you the invitation or the addressee specified in their message]

CC: [others who were copied on the invitation message]

Subject: RE: [subject from the invitation message] OR Subject: [Job title] Interview on [date and time]

Dear [Name of the addressee, like Mr. Jones]:

Thank you very much for the invitation to interview for the [job title] position. I am definitely interested in learning more about this opportunity, and I look forward to our virtual meeting on Tuesday, the 9th, at 10:30 AM.

I understand that we will be using Zoom, and that the URL and password will be provided to me on the day before the interview via email.

Will other people be participating in the interview? Please, if possible, share the names and job titles of the other people who will be interviewing me.

If I should expect to spend more than two hours, please give me your best estimate of the amount of time needed.

If you would like any additional information about me, please let me know.

If the original invitation does not include the date and time, add this paragraph —

The best times for me to attend this interview are: [first preference for date and time] or, if that is unavailable, [second preference for date and time]. Let me know which date is best for you.

Best regards,

[your full name]

[best phone number for your job search]

3.2. Email Mẫu Xác nhận Ngày và Thời gian Phỏng vấn: 

An invitation may provide complete information would give the date and time for the interview and answer the questions you may have asked. Or, you may have sent the message above and received a response with the information you requested.

When you agree with the chosen date and time, send a short and simple message, like this:

TO: [person who sent you the invitation or the addressee specified in their message]

CC: [others who were copied on the invitation message]

Subject: [job title and interview date] OR [RE: subject from the responding message]

Dear [Name of the addressee, like Mr. Jones]:

Confirming the interview on [date] at [time] to speak with [names] about [job title]. The meeting will be conducted via Zoom [or whatever technology this employer uses].

I look forward to speaking with you [and other names, if appropriate] and am very interested to learn more about this opportunity. Please let me know if you would like any additional information about me.

Best regards,

[your full name]

[best phone number for your job search]