Cách hạch toán khi doanh nghiệp cấn trừ công nợ

1. Hiểu thế nào là cấn trừ công nợ? 

Cấn trừ công nợ là giao dịch mua bán và cung cấp hàng hóa lẫn nhau giữa hai đơn vị, các đối tượng khi đó đồng thời với hai vai trò vừa là người mua, vừa là người bán. 

Khi có phát sinh giao dịch, hai đơn vị phải hạch toán bù trừ công nợ và lập biên bản để cấn trừ nợ sang cho nhau. 

Đây là một công việc kế toán cũng cần phải lưu ý, đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp để cấn trừ công nợ, hạch toán bù trừ công nợ kế toán phải xác định được các chứng từ công nợ phải thu và chứng từ công nợ phải trả của đối tượng; thực hiện cấn trừ giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả của đối tượng; cập nhật việc cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi công nợ của đối tượng. 

2. Cách hạch toán khi doanh nghiệp cấn trừ công nợ: 

(1) Khi thực hiện bán hàng hóa: 

– Ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán: 

+ Doanh thu: Nợ TK 131 (chi tiết). 

Có TK 511. 

Có TK 3331. 

+ Giá vốn:

Nợ TK 632.

Có TK 155, 156.

(2) Khi mua hàng: 

Nợ TK 152, 153, 156…

Nợ TK 133

Có TK 331. 

(3) Khi bù trừ công nợ: 

Nợ TK 331

Có TK 131. 

(4) Xử lý phần chênh lệch: 

+ Nếu sau khi bù trừ, doanh nghiệp còn phải thanh toán:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112

+ Nếu sau khi bù trừ, khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp:

Nợ TK 111, 112

Có TK 131. 

3. Các chứng từ cần thiết để thực hiện cấn trừ công nợ: 

Các chứng từ cần có để thực hiện cấn trừ công nợ bao gồm: 

– Hợp đồng mua bán hàng hóa. Lưu ý hợp đồng phải ghi nhận rõ hình thức thanh toán bù trừ công nợ. 

– Biên bản giao hàng, xuất kho. 

– Biên bản đối chiếu công nợ hai bên (biên bản phải có xác nhận của các bên). 

– Biên bản bù trừ công nợ (biên bản phải có xác nhận của các bên). 

– Các chứng từ thanh toán nhu phiếu chi, Phiếu thu (Nếu phần chênh lệch dưới 20 triệu đồng; Giấy báo nợ / Giấy báo có của ngân hàng nếu phần chênh lệch từ 20 triệu đồng trở lên). 

– Hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ. 

4. Mẫu biên bản cấn trừ nợ giữa các bên: 

(1) Mẫu biên bản cấn trừ nợ giữa hai bên: 

….. , ngày … tháng … năm 20..

BIÊN BẢN XÁC NHẬN BÙ TRỪ CÔNG NỢ

– Căn cứ hợp đồng mua bán số: …/HĐMB/… đã ký kết ngày … tháng … năm 20..

– Căn cứ vào tình hình thực tế của hai bên

Hôm nay tại trụ sở công ty …, đại diện hai bên công ty gồm có:

BÊN A: CÔNG TY ……….

Địa chỉ: …………

MST: ………

Đại diện: ………… Chức vụ: ………..

Điện thoại: ………

Và

BÊN B: CÔNG TY……….

Địa chỉ: ………..

MST: ………

Đại diện: ………… Chức vụ: ……….

Điện thoại: ……..

Hai bên A và Bên B cùng nhau xác nhận – đối chiếu công nợ từ ngày …/…/20… đến ngày …/…/20…

Điều 1. Công nợ phát sinh tăng

Điều 2. Công nợ phát sinh giảm

Theo hợp đồng mua bản số …/HĐMB/… đã ký ngày …/…/20… thì: “Nếu công ty … thanh toán tiền mua lược trước ngày …/…/20… thì sẽ được chiết khấu 2% trên tổng số tiền thanh toán;

Điều 3. Cần trừ công nợ

Hai bên đồng ý bù trừ công trừ công nợ như sau” Số tiền chiết khấu thanh toán (2.000.000) sẽ được cần trừ vào số tiền còn phải thanh toán khi bên mua thanh toán cho bên bản.

Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 02 bản.

(2) Mẫu biên bản cấn trừ nợ giữa 3 bên: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

—–***—–

BIÊN BẢN THỎA THUẬN BA BÊN

Số:…/…./AA-BB-CC

Hôm nay, ngày….. tháng ….. năm….., tại…………, chúng tôi gồm có:

BÊN A : CÔNG TY TNHH ……

Địa chỉ : [………]
Mã số thuế : [………]
Điện thoại : [………] Fax: [………]
Đại diện : Ông [………] Chức vụ: Giám đốc
Tài khoản Ngân Hàng : [………] tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam CN [………].
(Sau đây gọi tắt là “Bên A”)

BÊN B : CÔNG TY TNHH ………

Địa chỉ : [………]
Mã số thuế : [………]
Điện thoại : [………] Fax: [………]
Đại diện : Ông [………] Chức vụ: Giám đốc
Tài khoản Ngân Hàng : [………] tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam CN [………].
(Sau đây gọi tắt là “Bên B”)

BÊN C : CÔNG TY CP ………

Địa chỉ : [………]
Mã số thuế : [………]
Điện thoại : [………] Fax: [………]
Đại diện : Ông [………] Chức vụ: Giám đốc
Tài khoản Ngân Hàng : [………] tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam CN [………].
(Sau đây gọi tắt là “Bên C”)

Trên cơ sở:
– Hợp đồng cung cấp và lắp đặt thiết bị […….] số [………] ký ngày [………] giữa Bên B và Bên C (Sau đây được gọi là “Hợp đồng thiết bị”).
– Hợp đồng Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật để lắp đặt thiết bị [………] số [………] ký ngày [………] giữa Bên A và Bên B (Sau đây được gọi là “Hợp đồng Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật”)
Sau khi thỏa thuận, ba bên đã thống nhất ký kết Biên Bản Thỏa Thuận Ba Bên (Sau đây gọi tắt là “Biên bản”) với các điều khoản cụ thể như sau:

ĐIỀU 1: CÔNG NỢ
1.1. Căn cứ Hợp đồng thiết bị thì Bên C có nghĩa vụ thanh toán cho Bên B số tiền là: 1.800.000.000 đồng (Bằng chữ: Một tỷ tám trăm triệu đồng chẵn).
1.2. Căn cứ Hợp đồng Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật thì Bên B có nghĩa vụ thanh toán cho Bên A số tiền là 880.000.000 đồng (Bằng chữ: Tám trăm tám mươi triệu đồng chẵn).

ĐIỀU 2: CẤN TRỪ CÔNG NỢ
Các bên đồng ý cấn trừ công nợ cụ thể như sau:

2.1. Bên C sẽ có trách nhiệm thanh toán cho Bên A số tiền 668.000.000 đồng (Sáu trăm sáu mươi tám triệu đồng chẵn) mà Bên B có nghĩa vụ phải thanh toán cho Bên A trong tổng số 880.000.000 đồng (Tám trăm tám mươi triệu đồng chẵn) và Bên C được cấn trừ vào một phần trong tổng số tiền phải thanh toán của Bên C cho Bên B.

Thời hạn: trong vòng 15 ngày, kể từ ngày… tháng …. năm…..

2.2. Sau khi cấn trừ thì Bên C có nghĩa vụ phải thanh toán cho Bên B số tiền còn lại tại Hợp đồng thiết bị là 1.132.000.000 đồng (Một tỷ một trăm ba mươi hai triệu đồng chẵn).

Thời hạn: trong vòng 30 ngày, kể từ ngày… tháng …. năm…..

2.3. Sau khi cấn trừ công nợ như khoản 2.1 Điều này thì Bên B chỉ còn có nghĩa vụ thanh toán cho Bên A số tiền là 212.000.000 đồng (Hai trăm mười hai triệu đồng chẵn) theo như Hợp đồng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.

Thời hạn: trong vòng 30 ngày, kể từ ngày… tháng …. năm…..

ĐIỀU 3: NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

3.1. Bên A và B có nghĩa vụ xuất hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT) theo các quy định tại Hợp đồng thiết bị và Hợp đồng Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.

3.2. Bên C có nghĩa vụ cung cấp cho Bên B chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với số tiền Bên C thanh toán cho Bên A đồng thời bên A xác nhận việc đã nhận tiền cho bên B theo như khoản 2.1 Điều 2 của Biên bản này.

3.3 Bên B và bên C được xem là đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán khi khoản 2.1, khoản 2.2 và khoản 2.3 Điều 2 được thực hiện hoàn tất.

ĐIỀU 4: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

4.1. Các bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản của Biên bản này. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh thì các bên cùng bàn bạc giải quyết trên tinh thần hợp tác và đảm bảo quyền lợi của các bên.

4.2. Biên bản này có hiệu lực kể từ ngày ký và hết hiệu lực khi các bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trong Biên bản này.

4.3. Các điều khoản khác không quy định tại Biên bản này vẫn được thực hiện theo quy định tại Hợp đồng thiết bị và Hợp đồng Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.

4.4. Biên bản này được lập thành 06 (sáu) bản, mỗi bên giữ 02 (hai) bản có giá trị pháp lý ngang nhau.

THAM KHẢO THÊM:

• Đối chiếu công nợ là gì? Quy định mới về đối chiếu công nợ?
• Chi phí tiếp khách là gì? Cách hạch toán chi phí tiếp khách?
• Mẫu biên bản cấn trừ công nợ, bù trừ công nợ mới nhất 2024