Bù trừ công nợ là giao dịch mua bán và cung cấp hàng hóa lẫn nhau giữa hai đơn vị, khi đó các đối tượng sẽ vừa là người mua đồng thời cũng là người bán. Khi phát sinh giao dịch, giữa hai đơn vị phải lập biên bản bù trừ công nợ để cấn nợ cho nhau. Vậy Bù trừ công nợ được quy định như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản bù trừ công nợ là gì?
Biên bản bù trừ công nợ là biên bản được lập khi hai bên mua và bán có phát sinh các nghiệp vụ mua bán qua lại lẫn nhau và đồng ý cấn trừ công nợ.
Mẫu biên bản bù trừ công nợ là mẫu biên bản được sử dụng dùng để ghi chép việc bù trừ công nợ của công ty, của doanh nghiệp… đây cũng là một mẫu biên bản được sử dụng phổ biến trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp hiện nay!
Mẫu biên bản bù trừ công nợ là biên bản dùng để ghi nhận khi hai bên mua và bán phát sinh và bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ khi xảy ra tranh chấp hoặc kiện tụng.
2. Biên bản bù trừ công nợ:
Tên biên bản: Biên bản bù trừ công nợ
Mẫu biên bản bù trừ công nợ mới nhất
CÔNG TY ……….
Số: ……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————
…., ngày…tháng…năm….
BIÊN BẢN BÙ TRỪ CÔNG NỢ
– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa.
– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên.
Hôm nay, ngày….
Tại văn phòng Công ty ……, địa chỉ:… chúng tôi gồm có:
1. Bên A (Bên mua): ……..
– Địa chỉ: …….
– Điện thoại: ….. . Fax: …….
– Đại diện: ……. . Chức vụ: ……..
2. Bên B (Bên bán): ……
– Địa chỉ: …..
– Điện thoại: ……. Fax: ……
– Đại diện: …….. Chức vụ: …….
Sau khi bàn bạc cả 2 bên bên cùng thống nhất và thoả thuận một số nội dung sau:
Tính đến Tháng…/…….. Bên A Còn nợ Bên B số tiền là: ……
Hai bên đồng ý cấn trừ khoản nợ trên vào tiền nợ …….
– Sau khi cấn trừ khoản công nợ trên thì số nợ bên A nợ bên B còn là………đ (hoặc hết nợ)
Biên bản này có hiệu lực kể từ ngày ký.
– Biên bản được thành lập làm 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm cơ sở hạch toán.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký và ghi rõ họ tên, có đóng dấu xác nhận)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký và ghi rõ họ tên, có đóng dấu xác nhận)
3. Hướng dẫn viết biên bản trừ công nợ:
– Tên biên bản: Biên bản bù trừ công nợ
– Ghi rõ thông tin ngày lập biên bản: phải ghi chi tiết, vào hồi…giờ…phút, ngày…tháng…năm..
– Ghi nội dung thông tin hai bên liên quan
+ Họ tên
+ Địa chỉ
+ Liên hệ: SĐT, email,..
+ Đại diện:..
– Nội dung biên bản
+ Ghi rõ bên A hoặc bên B là người vay nợ
+ Số tiền vay là bao nhiêu?
+ Số tiền vay sẽ được cấn nợ như thế nào?
+ Sau khi cấn trừ thì còn nợ hay không?
– Ký tên: hai bên A, B ký tên
4. Cách hạch toán bù trừ công nợ:
Bù trừ công nợ?
Khi một đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp (vừa có công nợ phải thu, vừa có công nợ phải trả), để cấn trừ giữa công nợ, kế toán sẽ:
+ Xác định các chứng từ công nợ phải thu và chứng từ công nợ phải trả của đối tượng;
+ Thực hiện bù trừ giữa công nợ phải thu và công nợ phải trả của đối tượng;
+ Cập nhật việc bù trừ công nợ vào sổ theo dõi công nợ của đối tượng.
Và khi các bên bù trừ công nợ có nghĩa giữa các đơn vị giao dịch mua bán với nhau và cung cấp hàng hóa lẫn nhau khi đó các đối tượng vừa là người bán đồng thời cũng là người mua thì các bạn cần lập biên bản bù trừ công nợ để cấn trừ cho nhau.
Hàng tháng các đơn vị thành viên làm Biên bản đối chiếu công nợ riêng cho khách hàng về Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong tháng và tổng cộng số tiền trong tháng. Kế toán cần kiểm tra lại tất cả hóa đơn mua hàng của đơn vị thành viên mà mình đối chiếu công nợ.
Trong trường hợp có sai lệch 2 bên kế toán phải đối chiếu lại với bên thành viên, làm rõ nguyên nhân. Nếu là do lỗi của Chi nhánh B đối với chi nhánh A về số lượng có tăng hơn so với hóa đơn thì chi nhánh A ngay lập tức hủy biên bản đối chiếu công nợ với Chi nhánh B. Và yêu cầu chi nhánh B phải xác nhận và làm lại biên bản đối chiếu.
Các chứng từ cần có để việc bù trừ công nợ là hợp lệ
– Hợp đồng mua bán hàng hóa (Trong điều khoản hợp đồng ghi rõ hình thức thanh toán bù trừ công nợ)
– Biên bản giao hàng, xuất kho
– Hóa đơn GTGT
– Biên bản đối chiếu công nợ hai bên (Có xác nhận của hai bên)
– Biên bản bù trừ công nợ (Có xác nhận của hai bên)
– Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Phiếu thu (Nếu phần chênh lệch dưới 20 triệu đồng; Giấy báo nợ / Giấy báo có của ngân hàng nếu phần chênh lệch từ 20 triệu đồng trở lên)
Cách hạch toán bù trừ công nợ
– Khi Bán hàng hóa:
Ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán
+ Doanh thu:
Nợ TK 131 (chi tiết)
Có TK 511
Có TK 3331
+ Giá vốn:
Nợ TK 632:
Có TK 155, 156
– Khi mua hàng
Nợ TK 152, 153, 156…
Nợ TK 133
Có TK 331
– Bù trừ công nợ
Nợ TK 331
Có TK 131
– Xử lý phần chênh lệch
+ Nếu sau khi bù trừ, doanh nghiệp còn phải thanh toán:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
+ Nếu sau khi bù trừ, khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131
Ví dụ:
Công ty Hương Hồng bán 10 máy tính cho Công ty Hoa Việt với tổng giá trị 110 triệu đồng (thuế GTGT 10%); 20/9, Công ty Hoa Việt bán cho Công ty Hương Hồng 20 bộ bàn ghế văn phòng với tổng giá 132 triệu đồng (Thuế GTGT 10%). Hợp đồng kinh tế giữa 2 công ty ghi rõ phương thức thanh toán bù trừ. Ngày 25/9, hai công ty làm biên bản bù trừ công nợ.
Kế toán tại Công ty Hương Hồng sẽ hạch toán như sau:
+ Khi bán hàng:
Nợ TK 131/LV: 110.000.000
Có TK 5111: 100.000.000
Có TK 3331: 10.000.000
+ Khi mua hàng
Nợ TK 153: 120.000.000
Nợ TK 133: 12.000.000
Có TK 331/LV: 132.000.000
+ Thanh toán bù trừ:
Nợ TK 331/LV: 110.000.000
Có TK 131/LV: 110.000.000
+ Thanh toán phần còn thiếu:
Nợ TK 331/LV: 22.000.000
Có TK 112: 22.000.000
Hồ sơ thanh toán bù trừ công nợ:
– Bảng công nợ chi tiết đã thanh toán và còn nợ của khách hàng;
– Hợp đồng kinh tế (có ghi rõ phương thức thanh toán nếu chưa có quy định thanh toán bù trừ công nợ thì ký phụ lục hợp đồng bổ sung phương thức thanh toán bù trừ công nợ);
– Thanh lý hợp đồng;
– Biên bản giao hàng hay nghiệm thu, xuất kho;
– Bản đối chiếu công nợ có ký tá xác nhận của hai bên;
– Các chứng từ đã từng thanh toán của hai bên: phiếu chi, giấy báo Nợ…;
– Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường;
– Biên bản bù trừ công nợ có xác nhận của hai bên;
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với phần chênh lệch sau khi bù trừ công nợ.
5. Một số chính sách, quy định liên quan đến khi thanh toán bù trừ công nợ:
Về thuế GTGT:
Căn cứ theo khoản 10 điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế GTGT:
“4. Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm:
a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba (3) bên làm căn cứ khấu trừ thuế.
b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua, hoặc nhờ người mua chi hộ.”
Về thuế TNDN:
Căn cứ tại quy định khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi tính thuế TNDN:
“2. Sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. “
Để việc thanh toán bù trừ công nợ hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT thì cần:
– Hợp đồng mua bán (quy định rõ trong hợp đồng về việc thanh toán bù trừ công nợ)
– Biên bản bù trừ công nợ 2 bên (Phải có xác nhận của 2 bên)
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
