Cách hạch toán chi phí thuê dịch vụ kế toán cho công ty

1. Tại sao phải cần hạch toán phí thuê dịch vụ kế toán cho công ty? 

Thực tế, có nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ, không lớn, họ không thuê kế toán nội bộ riêng cho công ty mà thuê dịch vụ kế toán bên ngoài theo tháng, quý và báo cáo thuế hàng năm. Dịch vụ kế toán này hiện rất phổ biến, đây là loại hình dịch vụ chuyên làm thuê công việc kế toán cho khách hàng là các doanh nghiệp.

Những trường hợp khi cung cấp dịch vụ kế toán cho công ty thu nhập dưới 100 triệu đồng/năm, do vậy không thể thực hiện cấp hóa đơn bán lẻ cho hợp đồng để kê khai thuế. Do vậy, doanh nghiệp cần phải chú ý đến việc hạch toán chi này trong báo cáo tài chính hàng năm. 

(1) Việc hạch toán chi phí thuê dịch vụ kế toán trong doanh nghiệp giúp: 

– Doanh nghiệp kiểm soát tốt hoạt động: 

Kế toán chi phí gồm việc thống kê, lập báo cáo chi tiết cho công ty. Từ đó, doanh nghiệp có căn cứ đánh giá một cách đúng đắn tính hiệu quả, chất lượng của các đầu việc đã thực hiện, giúp việc kiểm soát hoạt động doanh nghiệp được chặt chẽ. 

– Kiểm soát quản lý doanh nghiệp một cách chi tiết và hiệu quả. 

– Kế toán chi phí có tác dụng đưa ra mức đo lường giá vốn của các nguồn lực đã được sử dụng để sản xuất ra một sản phẩm hay dịch vụ bất kỳ của doanh nghiệp. Hơn nữa, nó còn bao hàm cả việc đánh giá mức tiêu thụ và chuyển giao sản phẩm hay dịch vụ đó tới khách hàng. 

(2) Cần hạch toán chi phí thuê dịch vụ kế toán cho công ty phù hợp thì khoản chi phí này mới được ghi nhận vào chi phí hợp lý được khấu trừ /thuế thu nhập cho doanh nghiệp. 

Căn cứ khoản 2.4 Điều 6 Thông tư số/TT-BTC quy định những khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế gồm: 

Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ gồm: 

+ Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ sẽ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. 

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. 

Do vậy, để được tính khoản chi phí thuê dịch vụ kế toán cho công ty vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì công ty phải lập bảng kê theo mẫu số 01/TNDN.

2. Cách hạch toán chi phí thuê dịch vụ kế toán cho công ty: 

Doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán, người kế toán này không phải là nhân viên của công ty mà chỉ là người công ty thuê dịch vụ, do đó cần phải hạch toán về chi phí chi trả cho người kế toán là nợ tài khoản 642/ Có TK 111,112. Cụ thể: 

TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp:

– Nguyên tắc kế toán: TK 642 dùng để phản ánh các chi phí chung của doanh nghiệp, gồm: 

+ Chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…). 

+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp. 

+ Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp. 

+ Tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi.

+ Dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…).

+ Chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…). 

– Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định, trường hợp có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để làm tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

– Tài khoản 642: được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí. Trên cơ sở yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642 có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp.

Vào cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Kết cấu của TK 642: 

– Bên nợ: 

+ Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. 

+ Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết). 

– Bên có: 

+ Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. 

+ Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết). 

+ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

3. Những lưu ý khi thuê dịch vụ kế toán bên ngoài: 

Hiện nay, dịch vụ thuê kế toán bên ngoài là một lựa chọn tối ưu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán bên ngoài phải chú ý đến những điểm sau để mang lại hiệu quả cao nhất: 

Một là, lựa chọn loại hình dịch vụ phù hợp với công ty mình: 

Thường dịch vụ này sẽ được ký kết hợp đồng theo hình thức dịch vụ kế toán thuế trọn gói; dịch vụ kế toán thuế một lần theo vụ việc; dịch vụ kế toán thuế soát xét, cụ thể: 

 + Dịch vụ kế toán thuế trọn gói: công ty dịch vụ kế toán thuế sẽ phải chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, sổ sách của đoanh nghiệp. Bên cung cấp dịch vụ sẽ tiếp nhận và xử lý hàng ngày, kê khai trong báo cáo. Ngoài việc thực hiện nghiệp vụ, bên dịch vụ còn thực hiện công việc tư vấn cho công ty. Do đó, đây là dịch vụ trọn gói bao trọn mọi nghiệp vụ công việc, xử lý từ A-Z cho doanh nghiệp nên rất được ưa chuộng. 

+ Dịch vụ kế toán thuế 1 lần: đây là loại dịch vụ sử dụng theo vụ việc 1 lần trước mỗi kỳ quyết toán thuế. 

+ Dịch vụ kế toán thuế soát xét: Đây là loại hình dịch vụ áp dụng cho công ty có bộ phận kế toán thực hiện nghiệp vụ,  tuy nhiên họ vẫn thuê dịch vụ kế toán thuế bên ngoài để kiểm tra và soát xét lại sổ sách, chứng từ đã thực hiện để đảm bảo công tác kế toán thuế được thực hiện một cách chính xác và đúng pháp luật. 

Hai là, lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng: 

Như đã nói, dịch vụ kế toán thuế hiện nay rất phổ biến và được ưa chuộng, do đó rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuế ra đời.

Để tránh được những trường hợp hạch toán sai sót dẫn đến phải làm lại báo cáo tài chính hoặc bị phạt hành chính vì kê khai, đóng thuế chậm, muộn, sai sót thì doanh nghiệp nên tìm hiểu và lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thuế uy tín, chuyên nghiệp. Đây là điều tiên quyết khi sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. 

Thông tư số 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành luật thuế thu nhập doanh nghiệp. 

 

 

 

 

 

 

THAM KHẢO THÊM:

• Chi phí tiếp khách là gì? Cách hạch toán chi phí tiếp khách?
• Mức phạt tiền thuế chậm nộp? Cách tính và cách hạch toán?
• Quy định về trích lập và hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thôi việc