Các giao dịch phải được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận

1. Đại hội đồng cổ đông là gì?

Theo Khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Đại hội đồng cổ đông là một phần trong cơ cấu tổ chức của loại hình công ty cổ phần. Khi công ty này thực hiện bất kỳ một giao dịch nào cần sự biểu quyết và thông qua của tất cả các cổ đông. 

Đây là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Xét về cơ cấu, tổ chức quản lý công ty cổ phần trừ một số trường hợp pháp luật quy định về chứng khoán có quy định khác thì công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong các mô hình sau:

– Mô hình thứ nhất bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị ,thành viên ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trong trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải thành lập Ban kiểm soát;

– Mô hình thứ hai bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Trong mô hình này phải đảm bảo ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị trở thành thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Quy định về cơ cấu tổ chức chức năng nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán được quy định trong điều lệ của công ty và quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành. (Thông tin này được ghi nhận tại khoản 1 Điều 137 luật doanh nghiệp 2020).

2. Những giao dịch trong Công ty cổ phần phải xin phép ý kiến của Đại hội đồng cổ đông:

Quá trình về chấp thuận hợp đồng và thực hiện ký kết giao kết giữa các công ty với người có liên quan thì phải căn cứ theo đúng quy định của pháp luật. Dựa theo Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định về vấn đề chấp thuận hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người có liên quan:

– Hội đồng cổ đông chấp thuận hợp đồng giao dịch giữa các công ty với người có liên quan khi đảm bảo điều kiện:

+ Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty;

+ Thành viên của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và người có liên quan của họ;

+ Doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải tiến hành kê khai theo quy định tại Khoản 2 Điều 164 của luật này;

+ Với những hợp đồng giao dịch được quy định tại Khoản 1 điều này và đặc biệt có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn theo quy định tại điều lệ của công ty thì Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng, giao dịch đó.

Trong trường hợp người đại diện công ty thực hiện ký kết hợp đồng, giao dịch thì tiến hành thông báo cho thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên và các đối tượng có liên quan đến hợp đồng, các giao dịch. Cùng với đó phải gửi kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch.

– Những hợp đồng, giao dịch sau đây thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông:

+ Thứ nhất: những hợp đồng giao dịch khác ngoài hợp đồng, giao dịch quy định tại Khoản 2 điều này thì phải thông qua sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông công ty;

+ Thứ hai: trong các hợp đồng, giao dịch vay, cho vay tài sản mà giá trị lớn hơn 10% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất giữa công ty và cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó; 

– Trong trường hợp khi giao kết hợp đồng hoặc các giao dịch theo quy định tại Khoản 3 điều này thì người đại diện hợp pháp của công ty ký hợp đồng, giao dịch phải tiến hành thông báo cho Hội đồng quản trị , Kiểm soát viên về đối tượng có liên quan đến hợp đồng giao dịch đó và cùng lúc gửi kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc thông báo nội dung chủ yếu của giao dịch;

Hội đồng quản trị sẽ trình bày bản dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc giải trình về nội dung chủ yếu của hợp đồng giao dịch tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc tiến hành lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản cụ thể. Trong tình huống này cổ đông có lợi ích liên quan đến các bên trong hợp đồng giao dịch sẽ không có quyền biểu quyết; các giao dịch được chấp thuận theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 4 Điều 148 của luật này trừ trường hợp điều lệ công ty ghi nhận những điều khác.

– Công ty cổ phần phải công khai hợp đồng giao dịch có liên quan theo quy định của pháp luật;

– Đáng lưu ý: Hợp đồng và các giao dịch khi được ký kết không đúng quy định tại điều này thì sẽ bị vô hiệu theo quyết định của Tòa án và xử lý theo quy định của pháp luật; Cá nhân nào thực hiện việc ký kết hợp đồng, giao dịch, cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc có liên quan phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại liên đới phát sinh khi xảy ra những vi phạm. Trong trường hợp thu lợi bất chính thì phải hoàn trả cho công ty khoản lợi này từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.

3. Quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông: 

Đại hội đồng cổ đông giữ vai trò quan trọng, là cơ quan ra quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Chính vì vậy, quyền và nghĩa vụ của cơ quan này đặc biệt phải nằm trong khuôn khổ pháp luật quy định:

– Đại hội đồng cổ đông tiến hành định hướng phát triển công ty theo mục tiêu ngắn hạn và cả dài hạn;

– Những cá nhân nằm trong Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định về mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần trong công ty;

– Đối với việc bầu miễn nhiệm bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị và kiểm sát viên cũng phải thông qua sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông;

– Liên quan đến tài sản và các quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty trừ trường hợp đều lại công ty quy định một tỷ lệ học một giá trị khác;

– Trong quá trình vận hành công ty Thông qua điều lệ thì Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định được sửa đổi bổ sung;

– Hằng năm báo cáo tài chính phải được trình lên Đại hội đồng cổ đông để được thông qua;

– Trên thực tế, cơ quan này quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;

– Trách nhiệm trong việc xem xét xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên mà những cá nhân này gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;

 – Khi nhận thấy công ty không thể hoạt động được nữa thì quyết định tổ chức lại hoặc giải thể công ty;

– Bản quy chế quản trị nội bộ, quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát sẽ được cơ quan này phê duyệt;

– Tiến hành phê duyệt danh sách công ty, kiểm toán độc lập;

– Các quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện điều tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;

– Ngoài ra, cơ quan này cũng phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của luật này và điều lệ của công ty đảm bảo cho quá trình vận hành. (Căn cứ tại Khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020).

4. Hợp đồng, giao dịch chưa được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận thì xử lý như thế nào?

Trong quá trình hoạt động của Công ty cổ phần thì bất kỳ một hợp đồng, giao dịch nào có liên quan đến công ty thì phải công khai hợp đồng giao dịch đó theo quy định của pháp luật. Công ty phải cập nhật các danh sách những người có liên quan của công ty và các giao dịch tương ứng của họ với công ty và nhanh chóng thông báo danh sách này cho Đại hội đồng cổ đông tại các cuộc họp thường niên. Bản danh sách người có liên quan và lợi ích sẽ được lưu giữ chính tại trụ sở chính của doanh nghiệp này; có một số trường hợp thì chi nhánh của công ty thực hiện việc này. Cổ đông đại diện theo ủy quyền của cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và người quản lý khác thực hiện việc xem xét trích lục một phần hoặc toàn bộ nội dung của hợp đồng giao dịch này.

Với những hợp đồng giao dịch bắt buộc phải thông qua Đại hội đồng cổ đông chấp thuận mà cá nhân tự ý thực hiện việc giao kết khác thì sẽ bị coi là vô hiệu theo quyết định của Tòa án hoặc xử lý theo quy định của pháp luật khi được ký kết không đúng với quy định.

Những người thực hiện ký kết hợp đồng, giao dịch, cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có liên quan phải liên đới bồi thường thiệt hại phát sinh và tiến hành hoàn trả cho công ty khoản lợi bất chính thu được từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

–  Luật Doanh nghiệp năm 2020.