Cá nhân thuê xe có phải công chứng hợp đồng thuê không?

1. Hợp đồng thuê xe được hiểu như thế nào? 

Hợp đồng thuê xe được hiểu là loại hợp đồng được giao kết giữa người cho thuê và người đi thuê xe. Hợp đồng thuê xe có giá pháp lý ràng buộc giữa các bên về các thỏa thuận đã được ghi nhận trong hợp đồng thuê xe trong một khoảng thời gian nhất định. Nội dung hợp đồng thuê xe cần phải tuân thủ quy định pháp luật về đối tượng, hình thức,… đảm bảo quyền, lợi cũng như trách nhiệm của các bên. 

Hợp đồng thuê xe cần có các nội dung cơ bản sau đây: 

1) Thông tin các bên bao gồm bên thuê xe và bên cho thuê xe. Cơ bản sẽ bao gồm các thông tin cơ bản sau đây: 

– Họ và tên;

– Ngày sinh;

– Số CCCD/Hộ chiếu, nơi cấp, ngày cấp;

– Hộ khẩu thường trú;

– Chỗ ở hiện nay;

– Số điện thoại;

– Số tài khoản ngân hàng;…

2) Đối tượng thuê là xe máy, xe ô tô có đặc điểm về hãng sản xuất, màu sắc, biển kiểm soát, số khung, số máy, tình trạng, chất lượng xe khi cho thuê;

3) Mục đích thuê đi du lịch, đi dã ngoại, đi công tác,…

4) Thời hạn và giá thuê;

5) Đặt cọc và phương thức thanh toán;

6) Thời hạn và phương thức giao xe;

7) Quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê xe, bên thuê xe;

8) Chấm dứt hợp đồng;

9) Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng;

10) Sự kiện bất khả kháng;

11) Phương thức giải quyết tranh chấp;

12) Điều khoản chung,…

Lưu ý: 

Khi các cá nhân thuê xe trước khi thực hiện việc giao kết hợp đồng thuê xe thì cần lưu ý các nội dung sau đây:

Thứ nhất, Cần phải đảm bảo các thông tin trong hợp đồng đều chính xác

Ngoài việc đảm bảo các thông tin cá nhân bản thân như họ và tên, địa chỉ chính xác thì quý bạn đọc cũng cần đảm bảo các thông tin cá nhân của bên cho thuê chính xác.

Thứ hai, Trách nhiệm và quyền lợi của hai bên đều phải rõ ràng

Các bên cần phải thỏa thuận với nhau về quyền lợi và trách nhiệm của các bên trước khi ký kết hợp đồng thuê xe. Đồng thời cần làm rõ các vấn đề của bản thân như chi phí thuê xe, chi phí phải trả thêm khi thuê quá thời gian quy định, chi phí đền bù khi xe bị hỏng hóc, ưu đãi được hưởng, khuyến mãi về giá,….

Thứ ba, Chi phí thuê xe

Các bên cần phải có sự thỏa thuận, dự liệu được rõ ràng các khoản phí có thể phát sinh và nếu cần thiết trong hợp đồng thuê xe. Khi có các chi phí không hợp lý, không rõ ràng như phí bảo dưỡng xe, phí xăng dầu, phí bồi dưỡng tài xế, phí đường bộ sẽ đảm bảo quyền, lợi ích của các bên khi xảy ra tranh chấp, mâu thuẫn.

2. Cá nhân thuê xe có phải công chứng hợp đồng thuê xe không?

Thứ nhất, căn cứ theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Dân sự năm 2015 về hình thức của giao dịch dân sự cụ thể như sau: 

– Giao dịch dân sự được thể hiện bằng văn bản, bằng lời nói hoặc bằng hành vi cụ thể.

Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử thì sẽ được coi là giao dịch bằng văn bản.

– Đối với các trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có chứng thực, công chứng, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.

Thứ hai, Căn cứ theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật khác có liên quan thì các loại hợp đồng, giao dịch dưới đây bắt buộc phải công chứng, chứng thực như sau: 

– Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014 thì hợp đồn về Nhà ở phổ biến các hợp đồng sau đây: hợp đồng mua bán nhà ở, hợp đồng tặng cho nhà ở, hợp đồng đổi nhà ở, hợp đồng góp vốn bằng nhà ở, hợp đồng thế chấp nhà ở,….

– Căn cứ theo quy định tại Điểm a, Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai năm 2013 thì hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất, hợp đồng cho thuê lại quyền sử dụng đất; 

– Căn cứ theo quy định tại Điểm b, Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai năm 2013 thì hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất, hợp đồng cho thuê lại quyền sử dụng đất;

– Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 630 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ, di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài, các văn bản thừa kế về nhà ở, văn bản thừa kế về quyền sử dụng đất, văn bản về lựa chọn người giám hộ; 

Do đó, đối chiếu với các quy định pháp luật và phân tích nêu trên cho thấy hiện nay chưa có quy định pháp luật bắt buộc các loại hợp đồng thuê xe do các cá nhân thuê xe. Như vậy, từ những phân tích nêu trên cho thấy các bên có thể thỏa thuận với cá nhân thuê xe về việc công chứng hoặc không công chứng hợp đồng thuê xe này. Tuy nhiên, Luật Dương Gia trong quá trình xử lý cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến tranh chấp, mâu thuẫn hợp đồng nhằm đảm bảo an toàn pháp lý thì quý công ty cần thực hiện việc công chứng hợp đồng thuê xe này.

3. Thủ tục công chứng hợp đồng thuê xe do cá nhân thuê: 

Luật Dương Gia xin gửi đến quý bạn đọc thủ tục công chứng hợp đồng thuê xe đã được soạn thảo sẵn. Căn cứ theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng năm 2014, quý bạn đọc cần thực hiện theo các bước sau đây để tiến hành thủ tục công chứng: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Quý bạn đọc cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng thuê xe như sau:

1) Phiếu yêu cầu công chứng. 

Phiếu yêu cầu công chứng cần phải các thông tin sau đây: 

– Tên tổ chức hành nghề công chứng, họ và tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng;

– Họ và tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo, nội dung cần công chứng; 

2) Bản sao giấy tờ tùy thân của bên cho thuê xe, bên thuê xe: Căn cước công dân/hộ chiếu; giấy đăng ký kinh doanh; giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; giấy tờ tùy thân của đại diện công ty có thẩm quyền xác lập hợp đồng thuê xe; 

3) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp của xe cho thuê như đăng kiểm, đăng ký xe, văn bản ủy quyền cho phép cho thuê xe;

Trường hợp không thể tự soạn thảo hợp đồng thuê xe thì quý bạn đọc có thể nhờ công chứng viên soạn thảo.

Bước 2:

Công chứng viên tiến hành việc kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. 

Sau đó, tiến hành thụ lý và ghi vào sổ công chứng đối với các trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật. 

Bước 3:

Công chứng viên theo quy định cần phải tiến hành việc hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng thuê xe. 

Thực hiện việc hướng dẫn cho người yêu cầu công chứng biết được nghĩa vụ cũng như các quyền, lợi ích của mình, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc xác lập thực hiện hợp đồng thuê xe này.

Đối với các trường hợp, hồ sơ chưa rõ, khi thực hiện hợp đồng thuê xe mà có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của các bên có liên quan hoặc trường hợp  có sự cưỡng ép, đe dọa thì công chứng viên có thể việc thực hiện việc xác minh hoặc yêu cầu thực hiện thủ tục giám định,…

Bước 4:

Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng thuê xe. 

Trong trường hợp trong dự thảo hợp đồng thuê xe có điều khoản vi phạm pháp luật, đối tượng của hợp đồng thuê xe trái đạo đức xã hội hoặc không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.

Trường hợp người yêu cầu công chứng mà công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

Bước 5:

Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng hoặc người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng thuê xe.

Bước 6:

Đối với các trường hợp mà người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng thuê xe thì ký vào từng trang của hợp đồng thuê xe.

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ nêu tại bước 1 nêu trên để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng thuê xe. 

4. Một tình huống về hợp đồng cho thuê xe: 

Câu hỏi tư vấn: 

Luật sư vui lòng tư vấn giúp em trường hợp sau ạ: Trường hợp công ty thuê xe của cá nhân thì hợp đồng cho thuê xe có phải công chứng không ạ? Thời hạn thuê xe 1 năm/1 lần, chi phí phát sinh sau khi thuê như: xăng dầu, bảo trì, bảo dưỡng xe thì công ty sẽ chịu trách nhiệm ạ.

Luật sư tư vấn: 

Như đã phân tích trong bài viết nêu trên, pháp luật hiện nay chưa có quy định hợp đồng thuê xe của cá nhân bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, Đội ngũ luật sư Luật Dương Gia từ kinh nghiệm thực tiễn giải quyết vụ việc tranh chấp liên quan đến hợp đồng thì có lời khuyên cho quý công ty trong trường hợp công ty thuê xe của cá nhân này cần phải công chứng theo quy định nhằm đảm bảo tốt nhất quyền, lợi ích của quý công ty khi xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp hợp đồng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Luật Công chứng năm 2014;

– Luật Đất đai năm 2013;

– Luật Nhà ở năm 2014;