Đất đai là tài nguyên vô cùng quan trọng của đất nước các cơ quan có thẩm quyền thường xuyên phải cấp nhạt các dư liệu hồ sơ lưu trữ thông tin về đất đai. Việc bảo quản và quản lí cũng được pháp luật của bộ tài nguyên và môi trường ban hành để quản lí như sau:
Mục lục bài viết
1. Trách nhiệm quản lý lưu trữ hồ sơ địa chính:
Do đặc điểm của hồ sơ địa chính là được cập nhật chỉnh lý và sử dụng nên việc phân loại, sắp xếp hồ sơ địa chính được quy định khá chặt chẽ. Thực hiện được quy định tại
1.1. Quy định đối với quản lý hồ sơ địa chính dạng thông tin số:
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc văn phòng đăng ký đất đai sẽ phải chịu trách nhiệm quản lý bảo quản và giữ gìn hồ sơ địa chính dạng dữ liệu số của tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương; Đối với huyện, xã, quận, thành phố thuộc tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính mà chưa kết nối với cơ sở dữ liệu địa chính của tỉnh, thành phố trực thuộc TW thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện phải chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của địa phương.
1.2. Quy định đối với hồ sơ địa chính dạng văn bản giấy:
Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh quản lý và bảo quản các tài liệu như sau:
+ Bản lưu GCN;
+ Sổ cấp GCN đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài, cơ sở tôn giáo, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư;
+ Hệ thống các hồ sơ dữ liệu về thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký đất đai; Bản đồ địa chính và các loại tài liệu đo đạc và bản đồ khác đang sử dụng để đăng ký, cấp giấy chứng nhận;
+ Hệ thống các sổ địa chính đang sử dụng, đã được lập cho các đối tượng đăng ký thuộc thẩm quyền;
+ Hồ sơ địa chính đã được lập qua các thời kỳ và không được sử dụng thường xuyên trong quản lý đất đai.
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện có thẩm quyền quản lý các tài liệu sau:
+ Bản lưu GCN;
+ Sổ cấp GCN đối với cá nhân hộ gia đình cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam;
+ Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký đất đai;
+ Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong đăng ký, cấp GCN;
+ Sổ mục kê đất đai đang sử dụng trong quản lý đất đai đối với nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính và sổ địa chính được lập cho các đối tượng thuộc thẩm quyền đăng ký UBND cấp xã (trực tiếp là cán bộ địa chính) quản lý bản sao bản đồ địa chính, sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, cấp GCN quyền sử dụng đất đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký tại UBND cấp xã.
Các cơ quan có thẩm quyền như Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, UBND cấp xã phải chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc bảo quản và giữ gìn hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương theo phân cấp.
2. Hồ sơ địa chính là gì và gồm những giấy tờ nào?
Căn cứ tại khoản 1 Điều 3
Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu biểu thị thông tin chi tiết về hiện trạng, tình trạng pháp lý trong việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất nhằm phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai, nhu cầu thông tin của những tổ chức, cá nhân có liên quan.
Các tài liệu về hồ sơ địa chính gồm gồm:
– Đối với địa phương đã xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu địa chính thì hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu như sau:
+ Những tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm sổ mục kê đất đai và bản đồ địa chính;
+ Sổ địa chính;
+ Bản lưu Giấy chứng nhận.
– Còn với địa phương chưa xây dựng hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu địa chính gồm:
+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm sổ mục kê đất đai và bản đồ địa chính, bản lưu Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng dữ liệu số (nếu có);
+ Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng dữ liệu số;
+ Sổ theo dõi những biến động đất đai dưới dạng dữ liệu văn bản giấy.
+ Sổ theo dõi biến động đất đai dùng để ghi những biến động như chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, cho thuê,cho thuê lại, thừa kế, tài sản gắn liền với đất; thế chấp hay góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; chuyển mục đích sử dụng đất; chuyển quyền sở hữu nhà ở tài sản khác gắn liền với đất, quyền sử dụng đất của vợ hoặc của chồng thành quyền sử dụng đất chung, quyền sở hữu tài sản chung của chồng và vợ,…
3. Quá trình bảo quản và bảo mật hồ sơ địa chính:
3.1. Bảo quản hồ sơ địa chính:
a) Các cơ quan có thẩm quyền như:
Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường và UBND cấp xã phải chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương theo phân cấp. Việc bảo quản và bảo mật là việc các cán bộ có thẩm quyền phải giữ gìn bảo quản không để tài liệu bị hỏng hóc giữ nó nguyên vẹn trong thời gian dài còn bảo mật là không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ ra bên ngoài. Việc bảo đảm và quản lý an toàn cho thiết bị nhớ và hồ sơ địa chính dạng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia. Hồ sơ địa chính dạng số được bảo đảm và quản lý an toàn cùng với việc quản lý bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu địa chính theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.
Hồ sơ địa chính dạng số được bảo đảm và quản lý an toàn cùng với việc quản lý đảm đảm an toàn cơ sở dữ liệu địa chính theo quy định pháp luật của Bộ Tài nguyên và Môi trường về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai. Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất được sắp xếp và đánh số thứ tự, và phải theo thứ tự thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ thủ tục đăng ký lần đầu; qui định về số thứ tự hồ sơ như sau gồm 06 chữ số và được đánh tiếp theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập từ trước.
b) Khoảng thời hạn để bảo quản hồ sơ địa chính được quy định như sau:
+ Bảo quản vĩnh viễn với những hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số và các tài liệu dạng giấy đã lập gồm các giấy tờ sau: Tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản lưu Giấy chứng nhận; hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.
Chú ý: Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định tại Khoản 3 Điều 30 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT và Thông tư 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định rằng thời hạn bảo quản tài liệu hồ sơ chuyên ngành tài nguyên môi trường.
+ Bảo quản tài liệu trong thời hạn 5 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại hay đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; thông báo về việc cập nhật hay chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.
3.2. Bảo mật hồ sơ địa chính:
Thứ nhất, Dữ liệu địa chính cần bảo mật gồm các tài liệu sau:
+ Một là thông tin về người sử dụng đất và thông tin thuộc tính thửa đất của các đơn vị quốc phòng, an ninh;
+ Hai là thông tin về cá nhân của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất mà người đó có yêu cầu bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật;
+ Ba là các thông tin khác theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Thứ hai, các tài liệu hồ sơ địa chính có chứa thông tin cần bảo mật được quản lý theo chế độ mật.
Thứ ba, Việc quản lý, truyền dẫn các tài liệu, dữ liệu hồ sơ địa chính có chứa thông tin mật và việc in, sao, chụp, vận chuyển, giao nhận, khai thác và cung cấp thông tin mật từ các tài liệu hồ sơ địa chính phải đúng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Thứ tư, Cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin, các cơ quan có liên quan đến việc khai thác, sử dụng thông tin phục vụ yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao phải có trách nhiệm quản lý và bảo mật thông tin của hồ sơ địa chính theo quy định của luật pháp.
Các văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 24/2014/TT-BTNMT về hồ sơ địa chính do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành;
– Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường: Quy định về xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai;
– Thông tư 46/2016/TT-BTNMT Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường.
