Ai là người ký hợp đồng thuê trụ sở trước khi mở công ty?

1. Ai là người ký hợp đồng thuê trụ sở trước khi mở công ty?

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về hợp đồng trước khi đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, quá trình thực hiện hợp đồng trước khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được thực hiện như sau:

– Những đối tượng được xác định là người thành lập doanh nghiệp sẽ có quyền tham gia ký kết hợp đồng phục vụ cho quá trình thành lập doanh nghiệp, phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp đó trước quá trình đăng ký doanh nghiệp, hoặc trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Trường hợp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp đó sẽ cần phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình phát sinh từ hợp đồng đã ký kết tại khoản 1 Điều 18 của Văn bản hợp nhất luật doanh nghiệp năm 2022, và các bên đồng thời cũng cần phải thực hiện hoạt động chuyển giao quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng phù hợp với quy định của Bộ luật dân sự năm 2015, chưa trường hợp trong hợp đồng có thỏa thuận khác và pháp luật có liên quan có quy định khác;

– Trường hợp doanh nghiệp không được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật, những đối tượng được xác định là người ký kết hợp đồng căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 18 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 sẽ chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng, trong trường hợp có những người khác tham gia thành lập doanh nghiệp thì những đối tượng đó sẽ cùng nhau liên đổi để chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng.

Theo đó thì có thể nói, điều luật phân tích nêu trên đã cho thấy, trước khi thành lập công ty, người thành lập sẽ được xác định là người ký hợp đồng phục vụ cho việc thành lập của công ty, trong đó có hợp đồng thuê trụ sở trước khi mở công ty. Bên cạnh đó, người thành lập doanh nghiệp được hiểu là cá nhân và tổ chức thành lập hoặc góp vốn để thành lập lên doanh nghiệp đó. Tóm lại, người thành lập doanh nghiệp sẽ được quyền ký hợp đồng trước khi thành lập công ty theo quy định của pháp luật, đây là những loại hợp đồng liên quan đến quá trình thành lập và hoạt động của công ty như hợp đồng dịch vụ pháp lý với các công ty luật để thực hiện thủ tục thành lập công ty, hợp đồng thỏa thuận góp vốn, hợp đồng thuê trụ sở của công ty …

2.  Đối tượng nào không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam?

Về chủ thể không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật Việt Nam, căn cứ theo quy định tại Điều 17 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về quyền thành lập, góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp và quản lý doanh nghiệp. Theo đó, các tổ chức và cá nhân sau đây sẽ không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp trên lãnh thổ của Việt Nam. Cụ thể như sau:

– Các cơ quan nhà nước, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân có sử dụng tài sản của nhà nước để tiến hành hoạt động thành lập doanh nghiệp kinh doanh nhằm mục đích thu lợi riêng cho cơ quan và đơn vị đó;

– Các cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức;

– Các chủ thể được xác định là sĩ quan, hạ sĩ quan, công nhân viên chức quốc phòng, quân nhân chuyên nghiệp đang làm việc trong các đơn vị và cơ quan thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam, sỹ quan và hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an đang làm việc và công tác trong các đơn vị và cơ quan thuộc công an nhân dân Việt Nam, ngoại trừ những người theo quy định của pháp luật được cử đi để làm đại diện theo ủy quyền nhầm mục đích quản lý phần vốn góp của cơ quan nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại các doanh nghiệp nhà nước;

– Các cán bộ lãnh đạo, các cán bộ quản lý nghiệp vụ trong công tác doanh nghiệp nhà nước căn cứ theo quy định tại Điều 88 của Văn bản hợp nhất luật doanh nghiệp năm 2022, loại trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để thực hiện hoạt động quản lý phần vốn góp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại các doanh nghiệp khác;

– Những đối tượng được xác định là người chưa thành niên, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, người bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi, các tổ chức không có tư cách pháp nhân theo quy định của Bộ luật dân sự năm 2015;

– Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang bị tạm giữ hoặc tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù theo bản án hoặc quyết định có hiệu lực của tòa án, đang chấp hành các biện pháp xử lý hành chính tại các cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc các cơ sở giáo dục bắt buộc, các đối tượng đang bị cơ quan có thẩm quyền đó là tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc cấm làm việc trong một thời gian nhất định, ngoại trừ các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản và phòng chống tham nhũng. Trong trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh có yêu cầu, thì người đăng ký thành lập doanh nghiệp sẽ cần phải nộp phiếu lý lịch tư pháp cho cơ quan có thẩm quyền để xem xét về những vấn đề trên;

– Tổ chức là pháp nhân thương mại tuy nhiên tổ chức này lại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định khi vi phạm các quy định của Bộ luật hình sự năm 2015.

Như vậy có thể nói, những đối tượng trên đây sẽ không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp trên lãnh thổ của Việt Nam.

Đồng nghĩa với việc, những đối tượng đó cũng không có quyền ký hợp đồng trước khi thành lập doanh nghiệp, trước khi mở công ty, trong đó có bao gồm cả hợp đồng thuê trụ sở của công ty.

3. Lưu ý về ký hợp đồng thuê trụ sở trước khi mở công ty: 

Theo như phân tích nêu trên thì có thể thấy, người thành lập doanh nghiệp hoàn toàn có quyền ký hợp đồng thuê trụ sở trước khi mở công ty và một số hợp đồng khác phục vụ cho hoạt động mà công ty phù hợp với quy định của pháp luật về doanh nghiệp. Tuy nhiên cần phải lưu ý một số điểm trong quá trình ký kết hợp đồng thuê trụ sở trước khi mở công ty như sau:

– Về loại hợp đồng, hợp đồng được ký kết trước khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp có thể bao gồm những loại như sau: Là những loại hợp đồng được ký trước khi thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh liên quan đến các hoạt động phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của công ty, như hợp đồng thuê trụ sở, hợp đồng dịch vụ pháp lý được ký kết với các công ty luật để thực hiện thủ tục thành lập công ty, hợp đồng hợp tác góp vốn vào đầu tư … Hoặc đó có thể là các hợp đồng liên quan đến hoạt động của công ty như hợp đồng thỏa thuận về quản lý điều hành công ty, hợp đồng liên quan đến chế định bồi thường thiệt hại cho công ty khi thiệt hại xảy ra …;

– Về nội dung, pháp luật hiện nay cũng đã quy định cụ thể về trụ sở chính của doanh nghiệp. Quá trình ký kết hợp đồng thuê trụ sở trước khi mở công ty cần phải thỏa mãn các quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp thì mới được coi là hợp pháp. Căn cứ theo quy định tại Điều 42 của Văn bản hợp nhất luật doanh nghiệp năm 2022, trụ sở chính của doanh nghiệp sẽ được đặt trên lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, nó sẽ được xem là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới hành chính, phải có số điện thoại và thư điện tử. Theo đó, một nơi được xem là trụ sở chính của doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm cơ bản sau: Địa điểm đó sẽ được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, trụ sở chính của doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể được thể hiện theo địa giới hành chính, trụ sở chính của doanh nghiệp sẽ không được phép đặt tại chung cư, hoặc các khu nhà tập thể, đồng thời cũng không bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó;

– Về chủ thể ký kết hợp đồng, hợp đồng thuê trụ sở trước khi mở công ty theo như phân tích nêu trên sẽ được ký giữa người thành lập doanh nghiệp và các chủ thể khác. Người thành lập doanh nghiệp có thể là cá nhân hoặc tổ chức thành lập hoặc góp vốn để thành lập doanh nghiệp đó. Vì vậy có thể nói, hợp đồng thuê trụ sở trước khi mở công ty sẽ phải có ít nhất một bên trong hợp đồng là người thành lập doanh nghiệp;

– Về trách nhiệm của các bên trong quá trình tham gia hợp đồng được ký trước khi mở công ty về vấn đề thuê trụ sở của công ty. Các bên cần phải tuân thủ đầy đủ quyền và nghĩa vụ phát sinh trong hợp đồng đã ký kết. 

Đồng thời, cũng căn cứ theo quy định tại Điều 26 của Văn bản hợp nhất luật doanh nghiệp năm 2022, người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện hoạt động đăng ký kinh doanh với cơ quan có thẩm quyền có thể được thực hiện theo những phương thức sau: Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp thông qua dịch vụ bưu chính, đăng ký doanh nghiệp thông qua thông tin điện tử tại cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh sẽ phải có trách nhiệm xem xét tính hợp lý của hồ sơ đăng ký kinh doanh mà các bên đã nộp và sau đó có trách nhiệm cấp đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật, trong trường hợp nhận thấy hồ sơ chưa đầy đủ thì cơ quan có thẩm quyền đăng ký kinh doanh sẽ cần phải trả lời và thông báo bằng văn bản những nội dung cần phải sửa đổi và bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp. Trong trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp thì cần phải trả lời bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp, trong văn bản đó phải nêu rõ lý do chính đáng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2022 Luật Doanh nghiệp;

– Nghị định 47/2021/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp;

– Nghị định 16/2023/NĐ-CP của Chính phủ về tổ chức quản lý và hoạt động của doanh nghiệp trực tiếp phục vụ quốc phòng, an ninh và doanh nghiệp kết hợp kinh tế với quốc phòng, an ninh; sửa đổi quy định tại điểm g khoản 1 Điều 23 Nghị định 47/2021/NĐ-CP ngày 01/4/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp.