Ai có thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật?

1. Ai có thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Trong lĩnh vực doanh nghiệp thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân được đứng ra đại diện cho doanh nghiệp, thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, cũng như đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật ( Định nghĩa này được quy định tại Khoản 1 Điều 12 Luật doanh nghiệp 2020);

Trong một số trường hợp nhất định thì việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là không thể tránh khỏi. Việt Nam cũng cho phép nhiều loại hình doanh nghiệp được tham gia kinh doanh, miễn là phải đảm bảo các điều kiện theo luật định, nên mỗi loại hình cũng có những đặc điểm riêng biệt trong đó gồm cả thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật cũng có sự khác biệt rõ rệt, theo đó:

– Chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là cá nhân sẽ tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật; Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là tổ chức thì sẽ thuộc thẩm quyền của tổ chức này;

– Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có thực hiện quyền thay đổi người đại diện pháp luật. Điều này sẽ diễn ra trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới được Hội đồng thành viên bầu;

– Cá nhân là chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần sẽ có thẩm quyền này. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được Hội đồng quản trị bầu;

– Xét đến trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị của công ty vì hành vi phạm tội mà bỏ trốn khỏi nơi cư trú, bị tạm giam, bị bệnh tâm thần hoặc các bệnh khác mà không thể nhận thức, làm chủ được bản thân hoặc từ chối ký tên vào thông báo của công ty thay đổi người đại diện theo pháp luật thì cần phải ghi rõ họ, tên và chữ ký của các thành viên Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc các thành viên Hội đồng quản trị đã tham dự và biểu quyết nhất trí về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty.

2. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty:

2.1. Liên quan đến hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật:

Doanh nghiệp để thay đổi người đại diện theo pháp luật thì cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ, tài liệu sau:

– Trước tiên cần có giấy thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện bởi cá nhân có thẩm quyền yêu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật;

– Phải gửi kèm theo bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty đến cơ quan có thẩm quyền;

– Tiến hành chuẩn bị quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) nếu có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật;

Trong trường hợp doanh nghiệp là Công ty Cổ phần thì cần chuẩn bị quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông thể hiện được sự thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty; Ngoài ra, cũng cần có thêm quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp;

– Riêng đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ đã được liệt kê trên thì doanh nghiệp theo lĩnh vực này cần gửi kèm theo: 01 bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Cùng với đó là bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định;

– Khi Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không thể tự mình thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật thì có thể ủy quyền cho người khác và người ủy quyền khi đi thực hiện theo giấy ủy quyền sẽ phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân;

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực sẽ được sử dụng để hoàn tất thủ tục này;

 + Đối với người nước ngoài Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.), cần đem theo cũng giấy tờ sau đây:

++ Cung cấp được bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp và tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp;

++ Bổ sung thêm văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.;

2.2. Các loại mẫu đơn, mẫu tờ khai được sử dụng khi hoàn tất hồ sơ:

– Trong bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào cũng cần có mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Hiện nay được thực hiện theo mẫu ghi nhận trong Phụ lục II-2, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

– Đồng thời khi có Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì thực hiện mẫu trong Phụ lục II-14, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

Lưu ý về quy định về thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật: Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ ( thời gian này sẽ không tính ngày lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật).

3. Những lưu ý liên quan đến việc thay đổi người đại diện theo pháp luật:

– Khi tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật có sự tác động lớn việc quản lý, kiểm soát vận hành doanh nghiệp chính vì vậy khi có liên quan đến thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố sau:

+ Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là quyền cơ bản của doanh nghiệp vì mục đích là đảm bảo hoạt động quản lý của doanh nghiệp hiệu quả, nâng cao được chất lượng sản phẩm dịch vụ. Đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp lưu ý sẽ không được thay đổi người đại diện theo pháp luật;

Khi gặp phải tình huống này thì người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp;

+ Cá nhân từng là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản thì cũng không được làm người đại diện pháp luật mới cho công ty;

+ Người đại diện pháp luật trong một số loại hình có thể được thuê người ngoài vào làm chức danh này nên khi người đại diện theo pháp luật mới được thuê thì trong hồ sơ cần bổ sung Hợp đồng lao động với người đại diện mới;

+ Cũng phải xem xét đến yếu tố, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp làm thay đổi nội dung điều lệ thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung được thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp;

– Đồng thời cũng cần lưu ý đến việc thay đổi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp:

+ Trên thực tế việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể ảnh hưởng đến đăng ký thông tin chủ tài khoản ngân hàng nên cũng cần lưu tâm đến vấn đề này để đảm bảo sự thống nhất;

+ Có trách nhiệm thông báo sự sửa đổi này cho đối tác và cơ quan bảo hiểm được nắm bắt thông tin;

+ Đối với doanh nghiệp có giấy phép con liên quan đến thông tin người đại diện thì phải làm thủ tục thay đổi cho phù hợp với thông tin người đại diện mới;

+ Khi thực hiện việc thay đổi người đại diện có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới cần lưu ý thủ tục kê khai thế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Luật doanh nghiệp 2020;

– Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

THAM KHẢO THÊM:

• Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải báo với cơ quan thuế?
• Hồ sơ, trình tự và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật