Quyết toán hợp đồng là gì? Trình tự thanh toán và quyết toán hợp đồng?

1. Quyết toán hợp đồng là gì?

Quyết toán hợp đồng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng xây dựng mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Quyết toán hợp đồng tiếng Anh là: Contract settlement

Một số thuật ngữ có liên quan

Transaction name: tên giao dịch

Representative: Đại diện

Contractor: nhà thầu

Investor and contractor is individually called Party, commonly called Parties: chủ đầu tư

Quantity, quanlity, technical requirement and working scope: Khối lượng, chất lượng, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi công việc

The contract prices shall be agreed or determined: Giá hợp đồng sẽ được thỏa thuận và xác định

Advance payment: tạm ứng

Request for advance payment: văn bản đề nghị tạm ứng

Performance bond; bảo lãnh thực hiện hợp đồng

Detailed construction schedule and detailed mathod statement: bảng tiến độ và biện pháp thi công chi tiết

Advance payment amount : số tiền tạm ứng

The mount of advance payment shall be deducted from the first payment

Final settlement: quyết toán

Value of final settlement: giá trị quyết toán

2. Hồ sơ quyết toán hợp đồng:

2.1. Ai là người lập hồ sơ quyết toán hợp đồng?

Hồ sơ quyết toán hợp đồng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng.

2.2. Nội dung hồ sơ quyết toán hợp đồng gồm những gì?

Nội dung của hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các tài liệu sau:

Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng và công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng.

Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng (gọi là quyết toán A-B), trong đó nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng; giá trị khối lượng công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi công việc theo hợp đồng đã ký, giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu.

Hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình đối với hợp đồng có công việc thi công xây dựng.

Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

2.3. Thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng:

Thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 147 Luật Xây dựng số 50/2014/QH13.

3. Quyết toán, thanh lý hợp đồng xây dựng:

3.1. Trách nhiệm của bên nhận thầu và bên giao thầu:

Bên nhận thầu có trách nhiệm quyết toán hợp đồng xây dựng với bên giao thầu phù hợp với loại hợp đồng và hình thức giá hợp đồng áp dụng. Nội dung quyết toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.

3.2. Thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng:

Thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng do các bên thỏa thuận. Riêng đối với hợp đồng xây dựng sử dụng vốn nhà nước, thời hạn quyết toán hợp đồng không vượt quá 60 ngày, kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc của hợp đồng, bao gồm cả phần công việc phát sinh (nếu có). Trường hợp hợp đồng xây dựng có quy mô lớn thì được phép kéo dài thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng nhưng không vượt quá 120 ngày.

3.3. Hợp đồng xây dựng được thanh lý khi nào?

Hợp đồng xây dựng được thanh lý trong trường hợp sau

a) Các bên đã hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng;

b) Hợp đồng xây dựng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ theo quy định của pháp luật.

4. Thời hạn thanh lý hợp đồng xây dựng:

Thời hạn thanh lý hợp đồng xây dựng do các bên hợp đồng thỏa thuận. Đối với hợp đồng xây dựng sử dụng vốn nhà nước, thời hạn thanh lý hợp đồng là 45 ngày kể từ ngày các bên hợp đồng hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng hoặc hợp đồng bị chấm dứt theo quy định tại khoản 2 Điều 145 của Luật này. Đối với hợp đồng xây dựng có quy mô lớn, việc thanh lý hợp đồng có thể được kéo dài nhưng không quá 90 ngày.

5. Quy định về thanh quyết toán hợp đồng xây dựng:

a, Quy định về thanh toán hợp đồng xây dựng

Việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng mà các bên đã ký kết.

Các bên thỏa thuận trong hợp đồng về số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán.

Bên giao thầu phải thanh toán đầy đủ (100%) giá trị của từng lần thanh toán cho bên nhận thầu sau khi đã giảm trừ tiền tạm ứng, tiền bảo hành công trình theo thỏa thuận trong hợp đồng, trừ trường hợp các bên có quy định khác.

Thời hạn thanh toán do các bên thỏa thuận nhưng không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày bên giao thầu nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ theo thỏa thuận trong hợp đồng và được quy định cụ thể như sau:

– Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ của bên nhận thầu, chủ đầu tư phải hoàn thành các thủ tục và chuyển đề nghị thanh toán tới cơ quan cấp phát, cho vay vốn;

– Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ của chủ đầu tư, cơ quan cấp phát, cho vay vốn phải chuyển đủ giá trị của lần thanh toán cho bên nhận thầu.

Thủ tục thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng 2018

b, Quy định về quyết toán hợp đồng xây dựng

Điều 22. Quyết toán hợp đồng xây dựng – Nghị định 37/2015/NĐ-CP Quy định

1. Quyết toán hợp đồng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng xây dựng mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng.

2. Hồ sơ quyết toán hợp đồng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng. Nội dung của hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các tài liệu sau:

a) Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng và công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng.

b) Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng (gọi là quyết toán A-B), trong đó nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng; giá trị khối lượng công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi công việc theo hợp đồng đã ký, giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu.

c) Hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình đối với hợp đồng có công việc thi công xây dựng.

d) Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

6. Giải quyết tranh chấp quyết toán hợp đồng:

Dựa vào phương thức giải quyết tranh chấp ta có thể xác định các cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp hợp đồng bao gồm:

– Với phương thức giải quyết bằng hòa giải: Người trung gian tiến hành hòa giải hay còn được gọi là hòa giải viên;

– Với phương thức giải quyết bằng trọng tài: Hội đồng trọng tài;

– Với phương thức giải quyết bằng thủ tục tư pháp: Tòa án nhân dân.

Người trung gian tiến hành hòa giải (Hòa giải viên)

Phương pháp hòa giải là phương thức xuất hiện sớm nhất và được sử dụng đầu tiên khi có tranh chấp. Hòa giải là các bên tranh chấp cùng nhau bàn bạc, thỏa thuận để đi đến thống nhất một phương án giải quyết bất đồng giữa họ và tự nguyện thực hiện phương án đã thỏa thuận qua hòa giải.

Khi lựa chọn phương thức hòa giải, các bên có thể tiến hành theo một trong các cách thức sau:

– Tự hòa giải: là do các bên tranh chấp tự bàn bạc để đi đến thống nhất phương án giải quyết tranh chấp.

– Hòa giải qua trung gian: là việc các bên tranh chấp tiến hành hòa giải với nhau dưới sự hổ trợ, giúp đỡ của người thứ ba (người trung gian hòa giải). Trung gian hòa giải có thể là cá nhân, tổ chức hay Tòa án do các bên tranh chấp chọn lựa hoặc do pháp luật qui định.

– Hòa giải ngoài thủ tục tố tụng: là việc hòa giải được các bên tiến hành trước khi dưa đơn khởi kiện ra Tòa án hay trọng tài.

– Hòa giải trong thủ tục tố tụng: là việc hòa giải được tiến hành tại Tòa án, trong tài khi các cơ quan này tiến hành giải quyết tranh chấp theo đơn kiện của một bên (hòa giải dưới sự trợ giúp của Tòa án hay trọng tài). Tòa án, trong tài sẽ ra quyết định công nhận sự thỏa thuận của các bên và quyết định này có giá trị cưỡng chế thi hành đối với các bên.

Như vậy, người trung gian tiến hành hòa giải xuất hiện khi các bên trong tranh chấp tiến hành theo cách thức hòa giải qua trung gian hoặc hòa giải trong thủ tục tố tụng.

Đối với hòa giải qua trung gian thì hào giải viên có thể là cá nhân, tổ chức hoặc Tòa án do các bên tranh chấp thỏa thuận lựa chọn hoặc do pháp luật quy định. Thông thường, cá nhân được chọn làm người trung gian hòa giải thường là người có uy tín, được các bên tin tưởng và có kiến thức chuyên môn đối với vấn đề đang bị tranh chấp. Đối với tranh chấp hợp đồng lao động thì hòa giải viên lao động là người có thẩm quyền tiến hành hòa giải.

Hòa giải không nhằm phân định ai đúng ai sai trên cơ sở các bằng chứng và quyền, nghĩa vụ pháp lý để ra phán quyết như trọng tài hay tòa án, do đó, hòa giải viên cũng không đưa ra các giải pháp mà chỉ giúp các bên thương lượng tìm được lợi ích chung, hướng đến giải pháp mà cả hai bên đều chấp nhận và tự nguyện tuân thủ.

Hội đồng trọng tài, trọng tài viên

Không phải tất cả các tranh chấp về hợp đồng đề thuộc thẩm quyền giải quyết của trọng tài. Theo quy định tại Điều 2 Luật trọng tài thương mại năm 2010 thì trọng tài có thẩm quyền giải quyết đối với các tranh chấp sau:

“1. Tranh chấp giữa các bên phát sinh từ hoạt động thương mại.

Tranh chấp phát sinh giữa các bên trong đó ít nhất một bên có hoạt động thương mại.

Tranh chấp khác giữa các bên mà pháp luật quy định được giải quyết bằng Trọng tài”.

Tuy nhiên, trọng tài có thẩm quyền giải quyết một tranh chấp cụ thể khi có thỏa thuận trọng tài. Thỏa thuận trọng tài là sự nhất trí của các bên đưa ra những tranh chấp đã hoặc sẽ phát sinh giữa họ ra giải quyết tại trọng tài. Trong thỏa thuận trọng tài, các bên được quyền thỏa thuận lựa chọn một Trọng tài phù hợp, chỉ định trọng tài viên để thành lập Hợp đồng (hoặc Ủy ban) Trọng tài giải quyết tranh chấp. Khi đã có thỏa thuận trọng tài thì các bên chỉ được kiện tại trọng tài theo sự thỏa thuận mà thôi. Tòa án không tham gia giải quyết nếu các bên đã thỏa thuận trọng tài, trừ trường hợp thỏa thuận trọng tài đó là vô hiệu hoặc thỏa thuận trọng tài là không thể thực hiện được.

Trọng tài hoạt động theo nguyên tắc xét xử một lần. phán quyết trọng tài có tính chung thẩm: các bên không thể kháng cáo trước Tòa án hoặc các tổ chức nào khác. Các bên tranh chấp phải thi hành phán quyết trọng tài trong thời hạn ấn định của phán quyết. Tuy nhiên, các bên có quyền yêu cầu Tòa án hủy phán quyết trọng tài trong một số trường hợp.

Tòa án nhân dân

Khi tranh chấp Hợp đồng phát sinh, nếu các bên không tự thương lượng, hòa giải với nhau thì có thể được giải quyết tại Tòa án nhân dân. Tòa án nhân dân có thẩm quyền giải quyết với hầu hết các tranh chấp. Thẩm quyền giải quyết tranh chấp hợp đồng của Tòa án được xác định theo bốn bước:

Bước 1: Thẩm quyền theo vụ việc

Xác định thẩm quyền theo vụ việc là ta xác định vụ việc tranh chấp đó có thuộc thẩm quyền giải quyết tranh chấp của Tòa án hay không. Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 quy định cụ thể thẩm quyền giải quyết tranh chấp của Tòa án theo vụ việc từ Điều 26 đến Điều 34. Cụ thể:

– Tranh chấp hợp đồng dân sự thuộc thẩm quyền của Tòa án theo khoản 3 Điều 26;

– Tranh chấp hợp đồng kinh doanh thương mại theo Điều 30;

– Tranh chấp hợp đồng lao động theo Điều 32.

Bước 2: Thẩm quyền theo cấp xét xử

Luật tổ chức Tòa án nhân dân chia thẩm quyền giải quyết tranh chấp của Tòa án thành các cấp như sau:

– Tòa án nhân dân tối cao;

– Tòa án nhân dân cấp cao;

– Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là Tòa án nhân dân cấp tỉnh);

– Tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Tòa án nhân dân cấp huyện);

– Tòa án quân sự.

Tòa án nhân dân cấp huyện có thẩm quyền giải quyết đối với các tranh chấp được quy định tại Điều 35, 36 Bộ luật tố tụng dân sự; Tòa án nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền giải quyết đối với các tranh chấp được quy định tại Điều 37, 38 Bộ luật Tố tụng dân sự.

Bước 3: Thẩm quyền theo lãnh thổ

Thẩm quyền giải quyết các tranh chấp hợp đồng của Tòa án theo lãnh thổ được xác định như sau:

– Tòa án nơi bị đơn cư trú, làm việc, nếu bị đơn là cá nhân hoặc nơi bị đơn có trụ sở, nếu bị đơn là cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết theo thủ tục sơ thẩm những tranh chấp hợp đồng về dân sự, thương mại, lao động quy định tại các Điều 26, 28, 30 và 32 của Bộ luật tố tụng dân sự;

– Các đương sự có quyền tự thỏa thuận với nhau bằng văn bản yêu cầu Tòa án nơi cư trú, làm việc của nguyên đơn, nếu nguyên đơn là cá nhân hoặc nơi có trụ sở của nguyên đơn, nếu nguyên đơn là cơ quan, tổ chức giải quyết những tranh chấp về dân sự, kinh doanh, thương mại, lao động quy định tại các điều 26, 28, 30 và 32 của Bộ luật này;

– Đối tượng tranh chấp là bất động sản thì chỉ Tòa án nơi có bất động sản có thẩm quyền giải quyết.

Bước 4: Thẩm quyền của Tòa án theo sự lựa chọn của nguyên đơn

Nguyên đơn có quyền lựa chọn Tòa án giải quyết tranh chấp hợp đồng về dân sự, kinh doanh, thương mại, lao động trong các trường hợp được quy định tại khoản 1 Điều 40 Bộ luật tố tụng dân sự:

“a) Nếu không biết nơi cư trú, làm việc, trụ sở của bị đơn thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án nơi bị đơn cư trú, làm việc, có trụ sở cuối cùng hoặc nơi bị đơn có tài sản giải quyết;

b) Nếu tranh chấp phát sinh từ hoạt động của chi nhánh tổ chức thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án nơi tổ chức có trụ sở hoặc nơi tổ chức có chi nhánh giải quyết;

c) Nếu bị đơn không có nơi cư trú, làm việc, trụ sở ở Việt Nam hoặc vụ án về tranh chấp việc cấp dưỡng thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án nơi mình cư trú, làm việc, có trụ sở giải quyết;

d) Nếu tranh chấp về bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án nơi mình cư trú, làm việc, có trụ sở hoặc nơi xảy ra việc gây thiệt hại giải quyết;

đ) Nếu tranh chấp về bồi thường thiệt hại, trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quyền và lợi ích liên quan đến việc làm, tiền lương, thu nhập và các điều kiện lao động khác đối với người lao động thì nguyên đơn là người lao động có thể yêu cầu Tòa án nơi mình cư trú, làm việc giải quyết;

e) Nếu tranh chấp phát sinh từ việc sử dụng lao động của người cai thầu hoặc người có vai trò trung gian thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án nơi người sử dụng lao động là chủ chính cư trú, làm việc, có trụ sở hoặc nơi người cai thầu, người có vai trò trung gian cư trú, làm việc giải quyết;

g) Nếu tranh chấp phát sinh từ quan hệ hợp đồng thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án nơi hợp đồng được thực hiện giải quyết;

h) Nếu các bị đơn cư trú, làm việc, có trụ sở ở nhiều nơi khác nhau thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án nơi một trong các bị đơn cư trú, làm việc, có trụ sở giải quyết;

i) Nếu tranh chấp bất động sản mà bất động sản có ở nhiều địa phương khác nhau thì nguyên đơn có thể yêu cầu Tòa án nơi có một trong các bất động sản giải quyết”.

Sau khi xác định đúng thẩm quyền giải quyết của Tòa án thì Tòa án có thẩm quyền nhận đơn khởi kiện và xem xét đơn khởi kiện. Trường hợp đơn khỏi kiện hợp lệ thì Tòa án thông báo cho nguyên đơn về việc nộp lệ phí và tiền tạm ứng án phí. Sau khi nhận được biên lai phí và tiền tạm ứng án phí thì Tòa án thụ lý vụ án.

Tòa án nhân dân giải quyết tranh chấp theo trình tự, thủ tục tư pháp do Bộ luật tố tụng dân sự quy định.