Nội quy là gì? Các loại nội quy thường gặp và các nội dung của nội quy?

Nội qui lao động – danh từ, trong tiếng Anh tạm dịch là Internal Working Regulations.

Nội qui lao động là văn bản qui định do người sử dụng lao động ban hành, bao gồm những qui tắc xử sự chung và xử sự riêng cho từng loại lao động hoặc khu vực sản xuất; các hành vi vi phạm kỉ luật lao động và các biện pháp xử lí đối với những người có hành vi vi phạm kỉ luật lao động.

2. Những nội dung thường gặp trong nội quy lao động:

Nội quy lao động thường quy định một số điều khoản liên quan đến:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian nghỉ trưa; thời gian làm việc trong tuần; các ngày nghỉ lễ, số lần nghỉ phép trong năm…;

– Trật tự tại nơi làm việc: Trang phục, tác phong, tuân thủ điều động nhân sự, đi lại…;

– An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc: Những quy tắc về bảo hộ trong quá trình lao động tránh xảy ra tai nạn, vệ sinh khu vực làm việc,….;

– Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Những cam kết của người lao động về việc bảo mật thông tin của doanh nghiệp để trục lợi cá nhân, gây thất thoát cho doanh nghiệp…;

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất: Quy định cụ thể với những hành vi nào sẽ bị xử lý như thế nào để tiện theo việc đánh giá vi phạm, mức độ nghiêm trọng và hình thức xử phạt phù hợp.

Một số lưu ý khi ban hành nội quy:

Nội quy lao động phải tuân thủ theo những quy định của luật lao động và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Doanh nghiệp có từ 10 thành viên trở lên phải có quy định bằng văn bản.

Nội quy lao động bằng văn bản có hiệu lực này được đăng ký tại cơ quan lao động cấp tỉnh.

3. Một doanh nghiệp có bắt buộc phải có nội quy lao động không?

3.1. Điều này là bắt buộc về mặt pháp lý:

Theo luật thì bất kỳ doanh nghiệp nào được thành lập cũng cần có Nội quy lao động bằng văn bản. Theo quy định tại Điều 118 Bộ Luật Lao động 2019 thì những doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật.

Nếu không có văn bản quy định Nội quy lao động chính thức nào, doanh nghiệp sẽ bị phạt theo Khoản 2 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP:

“Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;

b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;

c) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

d) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật;

đ) Tạm đình chỉ công việc đối với người lao động không đúng quy định của pháp luật.”

3.2. Sở hữu Nội quy công ty giúp nhà lãnh đạo quản trị doanh nghiệp hiệu quả hơn:

Xây dựng và đăng ký Nội quy lao động không chỉ để đáp ứng yêu cầu bắt buộc của cơ quan nhà nước mà còn là một công cụ quan trọng giúp định hướng quản trị và phát triển nguồn nhân lực dài hạn, bảo vệ doanh nghiệp trong những vấn đề liên quan.

• Đảm bảo kỷ luật: Nội quy lao động là cơ sở để doanh nghiệp thực thi quyền quản lý của mình nói chung và bảo đảm kỷ luật lao động nói riêng. Nó yêu cầu các nhân viên, cả hội đồng quản trị và lãnh đạo của công ty phải thực hiện đúng các quy tắc hoặc giải thích rõ ràng lý do tại sao họ không thực hiện, đồng thời giữ cho công ty và nhân viên của mình không vi phạm luật pháp và quy định.
• Định hướng văn hóa nội bộ: Mỗi một quy định là một hướng dẫn và tài liệu tham khảo cho nhân viên để hỗ trợ công việc hàng ngày được tốt nhất. Nó là công cụ giúp quản lý, định hướng lối sống và phong cách hành xử có văn hóa của một cộng đồng. Nội quy doanh nghiệp nâng cao giá trị cốt lõi của công ty, niềm tin và thiết lập văn hóa đúng đắn.
• Gắn kết nhân viên: Những nội quy thích hợp và đúng đắn khi được đưa ra chính là chất keo gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp, thúc đẩy lòng trung thành và giữ chân nhân viên. Nó giúp mọi người thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động. Khi nhân viên phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau, chính văn bản này là yếu tố giúp mọi người hòa nhập và thống nhất.
• Tuân thủ pháp luật: Các tổ chức có quy tắc ứng xử và tuân theo các bước được xác định khác trong luật pháp, có thể giảm rủi ro tài chính liên quan đến các án phạt của chính phủ vì hành vi sai trái, đặc biệt là về tham nhũng trong doanh nghiệp.

4. Các bước đăng ký và xây dựng nội quy lao động:

Bước 1: Xây dựng Nội quy công ty

Một văn bản Nội quy công ty đầy đủ chi tiết bắt buộc phải có tính pháp lý. Dưới đây là một số điều khoản trong nội quy công ty doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để có thể bảo vệ tốt hơn quyền lợi cho người lao động cũng như chính doanh nghiệp:

• Quy định về hợp đồng thử việc: Chẳng hạn, doanh nghiệp không nên yêu cầu nhân viên thử việc phải báo trước bao nhiêu ngày khi có ý định nghỉ. Vì như thế là trái với quy định pháp luật. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền huỷ bỏ thoả thuận thử việc; mà không cần báo trước và không phải bồi thường.
• Hình thức xử lý, kỷ luật lao động: Nhiều doanh nghiệp xử lý, kỷ luật lao động bằng cách luân chuyển bộ phận khác với mức lương thấp hơn. Thực chất, theo quy định tại Điều 124 Bộ luật Lao động 2019; các hình thức xử lý kỷ luật lao động chỉ bao gồm khiển trách. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức, sa thải. Nếu vi phạm lỗi này và không có lý do chính đáng; doanh nghiệp có thể bị phạt từ 6.000.000VNĐ đến 14.000.000VNĐ
• Trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo của người lao động: Một số doanh nghiệp yêu cầu người lao động bồi thường chi phí đào tạo khi nghỉ việc trước thời hạn. Nhưng, theo quy định pháp luật, người lao động chỉ cần bồi thường khi đơn phương chấm dứt hợp đồng.
• Quy định về làm thêm giờ: Nhiều doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến lợi ích của mình; mà quên mất quyền lợi của người lao động khi quy định nội dung này. Theo pháp luật, doanh nghiệp cần nhân viên làm thêm giờ cần phải có sự đồng ý của người lao động. Bên cạnh đó, cần đảm bảo đủ các điều kiện về số giờ làm thêm theo quy định tại Khoản 2 Điều 107 Bộ Luật Lao động 2019.

Những nội dung bắt buộc trong Nội quy công ty

Để xây dựng nội quy công ty, cần phải đảm bảo có được các nội dung mà pháp luật quy định, cụ thể là tại Điều 118 của Bộ luật Lao Động và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của luật lao động. Theo đó, 5 nội dung sau đây bắt buộc phải có trong một bản Nội quy công ty:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.
• Trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp thấy rõ nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đe dọa nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của mình).
• An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Trách nhiệm nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động; sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.
• Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Danh mục hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động; mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải quy định 5 phần trên thành 5 chương với các điều khoản cụ thể mà có thể linh động để phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty – mục đích là nhấn mạnh hơn về những quy định quan trọng theo đặc thù của doanh nghiệp. Ví dụ như đối với các công ty kinh doanh mà có cửa hàng thì có thể quy định hẳn riêng từng chương về trang phục khi đi làm hoặc phong cách ứng xử khi tiếp xúc với khách hàng.

Bước 2: Thống nhất ý kiến trong doanh nghiệp

Sau khi xây dựng một hệ thống Nội quy công ty, để đảm bảo sự nhất quán trong việc xây dựng và quan trọng nhất là thể hiện sự thống nhất giữa những người đứng đầu công ty, bạn cần được sự đồng ý của các bộ phận liên quan bao gồm:

• Ban lãnh đạo công ty:.
• Ban chấp hành Công đoàn (bắt buộc theo quy định hiện hành)
• Nhân viên doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể lấy ý kiến qua email, sau đó tổ chức 1 cuộc họp bao gồm đại diện ban lãnh đạo, BCH công đoàn cơ sở và một số quản lý bộ phận đại diện cho tập thể lao động để làm rõ các ý kiến và thống nhất nội dung.

Bước 3: Đăng ký Nội quy lao động

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp của bạn phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. (Sở Lao động Thương Binh và Xã hội) Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động như sau:

Nộp hồ sơ

Theo Điều 120 của Bộ luật, hồ sơ đăng ký nội quy gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Doanh nghiệp cần chuẩn bị ít nhất 2 bộ hồ sơ: 1 bộ cơ quan nhà nước giữ và 1 bộ gửi lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn có 3 hoặc nhiều chi nhánh thì nên làm nhiều bộ để đăng ký, sau đó gửi cho cơ quan nhà nước nơi các chi nhánh hoạt động.

Cơ quan chuyên môn tiếp nhận hồ sơ

Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động.

Nhận kết quả

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

Khi nhận được văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, doanh nghiệp của bạn sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. Hồ sơ đăng ký lại thực hiện như đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, nội dung nội quy lao động đúng yêu cầu thì Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh ghi tên doanh nghiệp của bạn vào sổ đăng ký nội quy lao động.

Hiệu lực Nội quy công ty

Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký trừ trường hợp Nội quy lao động/ Nội quy công ty phải sửa lại (Điều 121 BLLĐ 2019).

Bước 4: Ban hành Nội quy công ty

Một bộ Nội quy lao động chặt chẽ và hợp pháp cũng sẽ vô dụng nếu như không được đưa vào thực tiễn. Hãy xây dựng một kế hoạch để giúp nhân viên hiểu được những gì mà bạn mong đợi ở họ. Một số gợi ý sau sẽ giúp nhân viên của bạn ủng hộ bộ quy tắc và chủ động biến chúng thành hành động, lấy đó làm kim chỉ nam cho cách ứng xử hàng ngày.

Đưa Nội quy công ty vào doanh nghiệp

Giao trách nhiệm cho một người phụ trách công việc thực thi bộ Nội quy công ty sẽ là một giải pháp thích hợp để đào tạo và đảm bảo sự tuân thủ trong công ty.

• Thông báo cho toàn doanh nghiệp và giải thích những thắc mắc liên quan. Các phương tiện tốt nhất để phân phối chính sách có thể là e-mail, bảng tin, các cuộc họp nhóm nhỏ hay toàn thể nhân viên của công ty.
• Cập nhật vào nơi lưu trữ các chính sách của doanh nghiệp như Sổ tay nhân viên hay mạng nội bộ doanh nghiệp, thông báo cho nhân viên nơi họ có thể truy cập vào chính sách sau này
• Đào tạo nội bộ: Bên cạnh việc thông báo và theo sát quá trình áp dụng, người phụ trách thực thi Nội quy công ty cũng cần đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu và nắm được hết các quy tắc của doanh nghiệp, theo dõi nhân viên nào chưa, đang và đã hoàn thành khóa đào tạo, hoặc ai đó cần được đào tạo lại.

Kết luận: Nội quy áp dụng trong phạm vi một doanh nghiệp, có giá trị đối với những người trong cơ quan, đơn vị đó. Vậy nên nội dung của nội quy cần tuân thủ các quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi của các bên.