Biên lai là gì? Biên lai có phải là hóa đơn không, khác gì với hóa đơn?

1. Biên lai là gì?

Việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, biên lai được định nghĩa là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

Biên lai được chia thành 02 loại:

– Biên lai in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà mỗi tờ biên lai sẽ được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (bao gồm cà các hình thức tem, vé).

– Biên lai không in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí và chỉ áp dụng cho các trường hợp:

+ Các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỉ lệ phần trăm (%);

+ Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí,

+ Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.

Biên lai tiếng Anh là Receipt.

Biên lai là một văn bản xác nhận rằng một cái gì đó có giá trị đã được chuyển từ bên này sang bên khác. Ngoài các biên lai mà người tiêu dùng thường nhận được từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ, biên lai cũng được phát hành trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cũng như các giao dịch trên thị trường chứng khoán. 

Ví dụ, người nắm giữ hợp đồng tương lai thường được cung cấp một công cụ giao hàng, hoạt động như một biên lai, có thể được trao đổi cho tài sản cơ bản khi hợp đồng tương lai hết hạn.

Ngoài việc thể hiện quyền sở hữu, biên lai còn quan trọng vì nhiều lí do khác. Ví dụ, nhiều nhà bán lẻ luôn luôn yêu cầu rằng khách hàng phải xuất trình biên lai để trao đổi hoặc trả lại hàng. Cũng có những nhà bán lẻ khác lại yêu cầu biên lai phải được phát hành trong một khung thời gian nhất định, được sản xuất nhằm mục đích bảo hành sản phẩm.

Biên lai cũng có thể quan trọng đối với thuế vì các cơ quan thuế yêu cầu tài liệu chứng minh về các chi phí nhất định. Một số loại biên lai thường được giữ lại bởi các doanh nghiệp để chứng minh các loại chi phí bao gồm:

– Biên lai gộp như băng ghi tiền mặt, thông tin tiền gửi (tiền mặt và tín dụng bán hàng), sổ nhận, hóa đơn.

– Biên lai từ giao dịch mua hàng và nguyên liệu thô (Biên lai hiển thị số tiền đã trả và xác nhận rằng chúng là các giao dịch mua hàng cần thiết. Biên lai có thể bao gồm séc bị hủy hoặc các tài liệu khác xác định người nhận thanh toán, số tiền và bằng chứng thanh toán hoặc chuyển tiền điện tử).

– Biên lai thanh toán tiền mặt.

– Biên lai và tín dụng thẻ tín dụng.

– Hóa đơn.

– Phiếu tiền mặt nhỏ đối với các giao dịch thanh toán tiền mặt nhỏ.

Việc giữ lại biên lai cho các mục đích thuế được cho là bắt nguồn từ Ai Cập cổ đại. Nông dân và thương nhân tìm cách ghi lại các giao dịch để tránh khai thác thuế. Thời điểm đó, giấy cói đã được sử dụng thay cho giấy. Trong thời hiện đại, các ngân hàng đã sử dụng máy in nhờ sự phổ biến của cuộc cách mạng công nghiệp để in hóa đơn với nhãn hiệu riêng của họ.

Biên lai điện tử không bị hao mòn như các biên lai vật lí, nhưng chúng có thể bị mất nếu ổ cứng bị hỏng. Do đó, các doanh nghiệp thường lưu trữ chúng trên đám mây hoặc một nơi nào đó mà chúng luôn có thể được truy cập khi cần.

Biên lai giấy có thể được lưu trữ điện tử bằng cách sử dụng máy quét để bàn và ứng dụng điện thoại di động. Loại công nghệ này có thể tổ chức, tạo báo cáo chi phí và tích hợp dữ liệu với phần mềm kế toán.

2. Hóa đơn là gì?

Về mặt từ nguyên, Hoá là hàng hoá và Đơn là bảng kê (đơn hàng, đơn thuốc). “Hoá đơn: giấy ghi hàng đã bán cùng với giá tiền để làm bằng” (Từ điển Tiếng Việt Trung tâm từ điển ngôn ngữ, Hà Nội – Việt Nam, năm 1992, trang 354). Nói rõ ràng hơn, hoá đơn là bảng liệt kê danh sách các hàng hoá cùng với các thông tin liên quan về hàng hoá và việc chuyển giao hàng hoá mà bên chuyển giao giao cho bên nhận được.

Nội dung chi tiết của hóa đơn như thế nào?

Với các vai trò, vừa là chứng từ thương mại, có thể kiêm là chứng từ kế toán hoặc chứng từ thuế, nên hoá đơn thường có những nội dung sau:

Thông tin về hoá đơn và xác nhận giao dịch thực hiện Loại hoá đơn; số hoá đơn để có thể chứng nhận là hoá đơn được in, phát hành một cách hợp pháp bởi tổ chức, cá nhân có trách nhiệm; Ngày lập hoá đơn; chữ ký người bán; chữ ký người mua để xác nhận hoá đơn được lập một cách hợp pháp, theo đúng quy định của pháp luật

Thông tin về người bán Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web (website) và địa chỉ thư điện tử (email) để có thể xác định chính thức nếu có để tiện trao đổi thông tin qua mạng).

Thông tin về hàng hoá, dịch vụ bán hoặc cung ứng Tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.

Thông tin về người mua Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán.

Ngoài các thông tin bắt buộc phải có nêu trên, tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in, đặt in hóa đơn được phép bổ sung các tiêu chí khác, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình, kể cả in lô-gô trang trí hoặc quảng cáo. Các tiêu chí in thêm phải đảm bảo phù hợp với thuần phong mỹ tục, đạo đức của người Việt, không được gây ảnh hưởng đến an ninh, trật tự xã hội và vi phạm đạo đức kinh doanh.

3. Các loại hóa đơn:

a) Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hoá đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

– Bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

– Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

b) Hoá đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hoá, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

4. Biên lai có phải là hóa đơn không? Khác gì với hóa đơn?

Cả hóa đơn và biên lai đều là các công cụ thương mại không thể thương lượng, được sử dụng trong quá trình giao dịch. Trong khi hóa đơn là một tài liệu, được thực hiện bởi người bán và phát hành cho người mua, để ủy quyền cho việc bán hàng. Nó chứa các chi tiết của hàng hóa và chứa tên và địa chỉ của các bên tham gia giao dịch, giá cả, chiết khấu, ngày và địa điểm giao hàng.

Ngược lại, biên nhận, là một xác nhận chính thức đơn giản, rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận. Nó được chuẩn bị bởi nhà cung cấp và đưa cho người tiêu dùng và được sử dụng để thể hiện quyền sở hữu của mặt hàng. Các thuật ngữ này được sử dụng rộng rãi trong cách nói kinh doanh, vì chúng có liên quan đến các hoạt động hoạt động. Nhiều người không hiểu ý nghĩa và sự khác biệt giữa hóa đơn và hóa đơn và cuối cùng kết hợp hai thứ đó.