Vi bằng là một công việc tương đối mới và gần giống với hoạt động công chứng, nhưng rộng hơn. Nếu công chứng chỉ chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp thì lập vi bằng là việc thừa phát lại lập văn bản trong đó ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác.
Mục lục bài viết
1. Khái quát các quy định của pháp luật về Vi bằng:
1.1. Khái niệm vi bằng:
Căn cứ vào điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này.
1.2. Thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng, giá trị pháp lý của vi bằng:
Căn cứ vào điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP quy định Thừa phát lại được lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp quy định tại Điều 37 của Nghị định 08/2020/NĐ-CP Về mặt giá trị pháp lý : Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác. Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật; là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Trong quá trình đánh giá, xem xét giá trị chứng cứ của vi bằng, nếu thấy cần thiết,
Về Hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng: Vi bằng được lập bằng văn bản tiếng Việt, có nội dung chủ yếu sau đây:
+Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;
+ Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
+Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng;
+ Họ, tên người tham gia khác (nếu có);
+ Nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
+ Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
+ Chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).
Vi bằng có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự; vi bằng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ; số lượng bản chính của mỗi vi bằng do các bên tự thỏa thuận.
2. Về thủ tục lập vi bằng theo quy định về pháp luật hiện hành:
Với quy định tại điều 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại có thể khái quát thủ tục lập vi bằng như sau:
Điều 39. Thủ tục lập vi bằng
1. Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập. Việc ghi nhận sự kiện, hành vi trong vi bằng phải khách quan, trung thực. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.
Người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp.
Khi lập vi bằng, Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Người yêu cầu phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng.
2. Vi bằng phải được Thừa phát lại ký vào từng trang, đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại và ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.
3. Vi bằng phải được gửi cho người yêu cầu và được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng.
4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng.
Sở Tư pháp xây dựng cơ sở dữ liệu về vi bằng; thực hiện đăng ký và quản lý cơ sở dữ liệu về vi bằng theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.
Bước 1: Khi có sự kiện phát sinh trên thực tế, với mong muốn và yêu cầu của các đương sự thì Thừa phát lại hoặc Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại sẽ đến ghi lại hành vi đó một cách khách quan, trung thực (trong trường hợp cần thiết thì có thể mời người làm chứng). Việc ghi lại những hành vi khách quan xảy ra trên thực tế do Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại thực hiện sẽ do Thừa phát lại chịu trách nhiệm;
Bước 2: Vi bằng sẽ được lập thành 3 bản chính, 1 bản giao cho người yêu cầu giữ, 1 bản gửi cho Sở tư pháp và 1 bản lưu trữ tại văn phòng thừa phát lại.
Bước 3: Gửi vi bằng đến Sở tư pháp để thực hiện việc đăng ký trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày lập vi bằng.
Trong thời hạn không quá 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng thì Sở tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng thừa phát lại; nếu phát hiện việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng thì Sở tư pháp có quyền từ chối đăng ký và phải thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng nêu rõ lý do từ chối đăng ký.
3. Phân biệt giữa vi bằng và văn bản công chứng:
Thứ nhất, Về Khái niệm
+ Về Công chứng: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
+ Về vi bằng Vi bằng Là một trong các hoạt động của thừa phát lại, nhằm ghi nhận sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
Thứ hai, Về các trường hợp thực hiện
+Đối với công chứng. Các trường hợp bắt buộc công chứng, chứng thực cụ thể như sau:
– Trường hợp mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng
– Hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên là hộ gia đình, cá nhân.
– Các trường hợp mà pháp luật không quy định phải bắt buộc công chứng nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.
+ Đối với trường hợp lập vi bằng: Lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự, trừ các trường hợp quy định Nghị định 06/2020/NĐ-CP ; các trường hợp vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng; vi phạm bí mật đời tư theo quy định tại Điều 38 của
– Lập vi bằng các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại.
Thứ ba, Về Phạm vi thực hiện
-Đối với công chứng: Chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.
-Đối với vi bằng thì Không được lập vi bằng liên quan đến đất đai, nhà ở không có giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng.
Thứ tư, Về Giá trị pháp lý
+Đối với công chứng: Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
– Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
+ Đối với vi bằng: Vi bằng có giá trị chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ án. Vi bằng là căn cứ để thực hiện các giao dịch hợp pháp khác theo quy định của pháp luật. Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp.
Về Phạm vi trách nhiệm của cơ quan/ tổ chức/ người có thẩm quyền thực hiện
-Đối với công chứng: Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch: thời gian, địa điểm; tư cách chủ thể của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; tình trạng pháp lý của tài sản được giao dịch; nội dung thỏa thuận của các bên.
– Đối với vi bằng: Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại có thể giúp Thừa phát lại thực hiện việc lập vi bằng, nhưng Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm về vi bằng do mình thực hiện.Vi bằng không có giá trị như công chứng, chứng thực; không xác thực nội dung thỏa thuận, không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ các bên.
Về Cơ quan thực hiện thủ tục
-Đối với Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. Cụ thể do công chứng viên thực hiện (được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm, miễn nhiệm)
-Đối với Văn phòng Thừa phát lại, cụ thể do Thừa phát lại thực hiện hoặc do Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại thực hiện.
Về Chi phí thực hiện thủ tục
-Đối với công chứng: Phí công chứng: dựa theo giá trị hợp đồng/ giao dịch hoặc dựa theo mức quy định chung của Nhà nước.Thù lao công chứng: trong trường hợp yêu cầu công chứng viên thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng. Các phí khác: trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
-Đối với vi bằng: Chi phí lập vi bằng do người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận theo công việc thực hiện hoặc theo giờ làm việc. Có thể thỏa thuận thêm về các khoản chi phí thực tế phát sinh gồm: chi phí đi lại; phí dịch vụ cho các cơ quan cung cấp thông tin nếu có; chi phí cho người làm chứng, người tham gia hoặc chi phí khác nếu có.
Như vậy, vi bằng khác văn bản công chứng không thể thay thế văn bản công chứng trong các quan hệ pháp lý, vi bằng chỉ là những văn bản ghi nhận những sự kiện pháp lý, tình trạng sự việc thiệt hại xảy ra trên thực tế, giá trị của nó sẽ được cơ quan chức năng xem xét. Trong khi đó văn bản công chứng có giá trị pháp lý cao chứng nhận sự hợp pháp của giao dịch hợp đồng, là chứng cứ không cần phải chứng minh. Vậy nên chúng ta không nên nhầm lẫn để rồi thiết lập các giao dịch không đúng theo quy định của pháp luật.
