Quy định sử dụng con dấu và chữ ký số của hợp tác xã

1. Quy định sử dụng con dấu và chữ ký số của hợp tác xã:

Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa như hiện nay, hợp tác xã vừa là khu vực tạo nhiều điều kiện thuận lợi tăng trưởng kinh tế, có vai trò và vị trí quan trọng trong việc giải quyết việc làm, đảm bảo đời sống cho đông đảo người lao động, tạo ra sự ổn định về kinh tế chính trị, góp phần tăng trưởng phát triển kinh tế xã hội. Hợp tác xã với vai trò thúc đẩy phát triển nền kinh tế hộ gia đình, kinh tế tư nhân, cá thể, đáp ứng được nhiều nhu cầu phong phú của đời sống cộng đồng, đang ngày càng trở nên phát triển và trở thành nền tảng của “nền kinh tế quốc dân”. 

Cùng với sự phát triển đó, sự quan tâm về pháp luật đối với hợp tác xã ngày càng nâng cao, trong đó có quy định về vấn đề sử dụng con dấu và chữ ký số của hợp tác xã. Trước hết, căn cứ theo quy định tại Điều 52 của Luật Hợp tác xã năm 2023 có quy định về dấu của hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã. Theo đó:

• Dấu của hợp tác xã bao gồm: Dấu được làm tại cơ sở khác, dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã sẽ có quyền quyết định loại, số lượng, hình thức và nội dung dấu của hợp tác xã, chi nhánh hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, văn phòng đại diện, các đơn vị khác thuộc hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã;

• Vấn đề quản lý và lưu giữ dấu sẽ được thực hiện theo quy định của Điều lệ hợp tác xã, quy chế do hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, văn phòng đại diện của hợp tác xã, chi nhánh, đơn vị khác trực thuộc hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp tác xã có dấu ban hành. Liên hiệp hợp tác xã và hợp tác xã sử dụng con dấu trong quá trình hoạt động của mình theo quy định của pháp luật.

Như vậy, hợp tác xã có quyền sử dụng dấu trong quá trình hoạt động theo quy định của pháp luật, trong đó bao gồm:

• Con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

• Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Lưu ý thêm, quá trình sử dụng con dấu và chữ ký số của hợp tác xã cần phải tuân thủ theo một số điều kiện được quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, dấu của hợp tác xã là hình tròn, với mực dấu màu đỏ.

2. Địa điểm kinh doanh của hợp tác xã có con dấu riêng hay không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, có quy định về cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc sử dụng con dấu không có hình biểu tượng, bao gồm các cơ quan và tổ chức sau đây:

• Cơ quan, tổ chức trực thuộc cơ cấu tổ chức của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, Ủy ban thường vụ Quốc hội, văn phòng Quốc Hội, kiểm toán Nhà nước, Học viện Chính trị quốc gia thành phố Hồ Chí Minh;

• Cơ quan trực thuộc hệ thống tổ chức của các Bộ, ban ngành trung ương tại địa phương;

• Cơ quan, tổ chức trực thuộc cơ cấu tổ chức của hệ thống Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân cấp quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh hoặc cấp tương đương, Tòa án quân sự cấp trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, Tòa án quân sự khu vực;

• Cơ quan và tổ chức trực thuộc cơ cấu tổ chức của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân cấp quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự cấp trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, Viện kiểm sát quân sự khu vực;

• Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, cơ quan điều tra trong lực lượng quân đội nhân dân, cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao;

• Cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ công an, cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ quốc phòng, trại giam hoặc trại tạm giam trực thuộc Bộ công an, trại giam hoặc trại tạm giam trực thuộc Bộ quốc phòng, trại giam thuộc quân khu, trại tạm giam cấp quân khu, cơ quan thi hành án hình sự thuộcCcông an cấp tỉnh, trại tạm giam thuộc Công an cấp tỉnh, cơ quan thi hành án hình sự thuộc Công an cấp quận, cơ quan thi hành án hình sự quân khu và cấp tương đương;

• Ban chỉ huy quân sự Bộ, ban ngành cấp trung ương, hoặc Tổ chức chỉ huy quân sự cấp cơ sở, Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương;

• Cơ quan chuyên môn, các tổ chức nghiệp vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, và Ủy ban nhân dân cấp quận;

• Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, Mặt trận tổ quốc Việt Nam, tổ chức xã hội, các tổ chức tôn giáo, tổ chức xã hội nghề nghiệp, quỹ từ thiện, quỹ xã hội, các tổ chức phi Chính phủ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập hợp pháp và cấp giấy phép hoạt động;

• Tổ chức nước ngoài tuy nhiên không có chức năng ngoại giao thành lập và hoạt động hợp pháp trên lãnh thổ của Việt Nam;

• Doanh nghiệp, liên hiệp hợp tác xã, hợp tác xã; chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp, liên hiệp hợp tác xã, hợp tác xã được thành lập, hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật, trong đó bao gồm: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, chứng khoán, kinh doanh bảo hiểm và hợp tác xã;

• Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, liên hiệp hợp tác xã, hợp tác xã được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật;

• Ủy ban bầu cử cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử cấp quận, Ủy ban bầu cử cấp xã; ban bầu cử đại biểu Quốc hội, ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp quận/huyện, ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã/phường; tổ bầu cử;

• Các tổ chức khác được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập và hoạt động hợp pháp hoặc cấp giấy phép hoạt động, được phép sử dụng con dấu căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu.

Như vậy, theo quy định nêu trên thì địa điểm kinh doanh của hợp tác xã không thuộc một trong những đối tượng được phép sử dụng con dấu riêng.

3. Hợp tác xã quản lý và sử dụng con dấu theo những nguyên tắc nào?

Quá trình quản lý và sử dụng con dấu của hợp tác xã cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc tại Điều 4 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu. Điều luật này quy định về nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu như sau:

• Hợp tác xã trong quá trình quản lý, sử dụng con dấu cần phải tuân thủ theo Hiến pháp của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, tuân thủ theo quy định của pháp luật có liên quan;

• Trong quá trình quản lý, sử dụng con dấu cần phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, vô tư, khách quan, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến con dấu;

• Quá trình đăng ký quản lý con dấu, cho phép sử dụng con dấu cần phải đảm bảo điều kiện căn cứ theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu;

• Con dấu của hợp tác xã là hình tròn, với mực dấu màu đỏ.

THAM KHẢO THÊM:

• Chứng thư số là gì? Phân biệt giữa chứng thư số và chữ ký số?
• Chữ ký số công cộng là gì? Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng?
• Được phép sử dụng chữ ký số trong những trường hợp nào?