Con dấu doanh nghiệp có bắt buộc phải là hình tròn không?

1. Con dấu doanh nghiệp có bắt buộc phải là hình tròn không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về dấu của doanh nghiệp. Theo đó:

• Dấu của doanh nghiệp bao gồm: Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu được làm dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

• Doanh nghiệp sẽ có quyền quyết định loại, số lượng, nội dung, hình thức dấu của doanh nghiệp, của chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện và các đơn vị khác trực thuộc doanh nghiệp;

• Quá trình quản lý, lưu giữ dấu sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty và quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác trực thuộc doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp có quyền sử dụng dấu trong các giao dịch hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Như vậy, pháp luật doanh nghiệp hiện nay không quy định cụ thể về việc con dấu doanh nghiệp bắt buộc phải là hình tròn. Theo đó, doanh nghiệp sẽ có quyền tự quyết định loại, số lượng, nội dung và hình thức con dấu. Hay nói cách khác, con dấu doanh nghiệp không bắt buộc phải là hình tròn, doanh nghiệp có thể tự quyết định hình thức thể hiện con dấu như:

• Hình tròn;

• Hình đa giác;

• Hoặc các hình dạng khác.

Con dấu của doanh nghiệp được xem là vật đại diện cho doanh nghiệp đó, phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, thể hiện sự uy tín và điểm khác biệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Vì vậy khách hàng có thể phân biệt và lựa chọn được doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu, nguyện vọng của mình trong quá trình hợp tác.

Hiểu rõ về vai trò của con dấu doanh nghiệp, pháp luật cho phép mỗi doanh nghiệp hoàn toàn có quyền quyết định về con dấu của công ty. Đây là quy định mới mở ra sự minh bạch trong công tác quản lý, giám sát, góp phần đem lại cho doanh nghiệp sự chủ động và nhạy bén hơn trong quá trình kinh doanh.

2. Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh không?

Cũng căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định: Doanh nghiệp sẽ tự quản lý và lưu giữ con dấu theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác trực thuộc doanh nghiệp có con dấu ban hành. Đồng thời, căn cứ theo quy định tại Điều 31 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi những nội dung cơ bản sau đây:

• Thay đổi ngành, nghề kinh doanh;

• Cổ đông sáng lập trong công ty, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với loại hình công ty cổ phần, ngoại trừ trường hợp đối với công ty niêm yết;

• Các nội dung khác trong thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài ra, Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp cũng không có quy định về việc doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Điều này đồng nghĩa với việc, bắt đầu kể từ 1/1/2021, các doanh nghiệp sẽ không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tóm lại, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

3. Có thể sử dụng chữ ký số thay cho con dấu doanh nghiệp không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ, có quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số. Theo đó:

• Trong trường hợp pháp luật quy định giấy tờ, văn bản bắt buộc cần phải có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu cũng được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số, đồng thời chữ ký số đáp ứng đầy đủ điều kiện an toàn căn cứ theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ;

• Trong trường hợp pháp luật quy định các loại giấy tờ, văn bản cần phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu sẽ được xem là đáp ứng đầy đủ điều kiện trong trường hợp thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của các cơ quan, tổ chức; đồng thời trước ký số đó cũng đảm bảo đầy đủ điều kiện an toàn căn cứ theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ;

• Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài cũng sẽ được cấp phép để sử dụng hợp pháp trên lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam căn cứ theo quy định tại Chương V Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ, khi đó trước ký số và chứng thư số nước ngoài này có giá trị pháp lý và hiệu lực tương tự như chữ ký số, chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của nước Việt Nam cung cấp.

Đối chiếu với quy định tại Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ, có quy định về điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số. Theo đó, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử đảm bảo an toàn khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện sau đây:

(1) Chữ ký số được tạo ra trong khoảng thời gian chứng thư số có hiệu lực pháp luật và được kiểm tra bằng mã khóa công khai ghi nhận trên chứng thư số đó.

(2) Chữ ký số được tạo lập bằng việc sử dụng mã khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi nhận trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cung cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ;

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các tổ chức, cơ quan được cấp giấy chứng nhận đáp ứng đầy đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng, được thực hiện theo quy định tại Điều 40 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ.

(3) Khóa bí mật chị đặt dưới sự kiểm soát trực tiếp của người ký tính tại thời điểm ký.

Như vậy, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện an toàn theo điều luật nêu trên thì chữ ký số hoàn toàn có thể được sử dụng để thay thế cho con dấu doanh nghiệp.

Đồng thời, cần phải lưu ý thêm về các nội dung của chứng thư số. Căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ, có quy định về nội dung của chứng thư số. Theo đó, chứng thư số sẽ do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp quốc gia, hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ, hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho các cơ quan/tổ chức cung cấp, bao gồm các nội dung cơ bản như sau:

• Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

• Tên của các thuê bao, số hiệu của chứng thư số;

• Thời gian có hiệu lực của chứng thư số, khóa công khai của các thuê bao chứng thư số;

• Chữ ký số của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

• Các hạn chế, nhược điểm về mục đích sử dụng, phạm vi sử dụng của chứng thư số;

• Thuật toán mật mã của chứng thư số;

• Các hạn chế, nhược điểm liên quan đến trách nhiệm pháp lý của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

• Các nội dung khác cần thiết phù hợp với quy định của pháp luật, theo quy định cụ thể của Bộ Thông tin và Truyền thông.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu quyết định về việc sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp
• Các loại con dấu doanh nghiệp? Quy định về quản lý và sử dụng con dấu?
• Con dấu doanh nghiệp là gì? Quy định con dấu doanh nghiệp?