Quy định quản lý, sử dụng con dấu trong công tác văn thư

1. Quy định quản lý con dấu trong công tác văn thư:

Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật được quy định cụ thể tại Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

• Theo quy định của Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Cụ thể, người này có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định của pháp luật.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm

• Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

• Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cho người khác khi có văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền, và việc bàn giao này phải được lập biên bản.

• Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

• Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức thực hiện trực tiếp.

Ngoài ra, cá nhân cũng có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật. Điều này nhằm đảm bảo tính bảo mật và tránh việc lạm dụng các công cụ này trong các hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. Việc thực hiện đúng và nghiêm túc các quy định này là cần thiết để đảm bảo công tác quản lý hồ sơ, văn bản và các thông tin khác của cơ quan, tổ chức được thực hiện hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật.

2. Sử dụng con dấu trong công tác văn thư:

Việc sử dụng con dấu được quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

• Dấu phải được đóng một cách rõ ràng, dễ nhận biết, đúng chiều và sử dụng mực dấu màu đỏ theo quy định.

• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu phải trùm lên khoảng 1/3 của chữ ký về phía bên trái.

• Các văn bản kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng ở trang đầu tiên, che phần của tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.

• Việc sử dụng dấu treo, dấu giáp lai, hoặc dấu nổi trên văn bản giấy phải tuân thủ quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

• Dấu giáp lai được đóng gần mép phải của văn bản hoặc phụ lục, che phần của tờ giấy; mỗi dấu có thể đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Thông qua quy định trên, con dấu được sử dụng để đóng dấu tùy từng trường hợp mà vị trí đóng dấu cũng sẽ khác nhau, cụ thể:

– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Những quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác, an toàn và tính pháp lý của các văn bản, giúp dễ dàng nhận biết và bảo vệ quyền lợi của các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan theo quy định của pháp luật. Do đó, việc tuân thủ các quy tắc về sử dụng dấu là rất quan trọng trong công tác quản lý và hành chính của các cơ quan và tổ chức.

3. Quản lý nhà nước về công tác văn thư:

* Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư:

Công tác văn thư được quản lý dựa trên những nội dung quy định tại Điều 34 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

• Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

• Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư.

• Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.

• Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư.

• Hợp tác quốc tế trong công tác văn thư.

• Sơ kết, tổng kết công tác văn thư.

* Trách nhiệm quản lý công tác văn thư:

Theo quy định tại Điều 35 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, trách nhiệm quản lý công tác văn thư được phân chia cụ thể như sau:

• Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.

• Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp, doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm:

+ Dựa vào quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác văn thư.

+ Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

+ Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

+ Phân bổ kinh phí để hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

+ Xác định và cung cấp nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.

+ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.

+ Tiến hành sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.

* Kinh phí cho công tác văn thư:

Kinh phí cho công tác văn thư được quản lý và sử dụng theo quy định tại Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

• Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước, việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành.

• Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc sau đây:

+ Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư.

+ Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.

+ Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

THAM KHẢO THÊM:

• Quy định sử dụng con dấu của doanh nghiệp mới nhất
• Quy định về sử dụng con dấu, đổi con dấu tròn công ty mới nhất