Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Vậy xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được quy định thế nào?
Mục lục bài viết
1. Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
1.1. Quy định về hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có giải thích về hóa đơn là chứng từ kế toán mà do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ lập, ghi nhận về những thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức chính là hóa đơn điện tử hoặc là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Theo đó, hóa đơn điện tử là một hình thức của hóa đơn. Hóa đơn điện tử chính là một hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng là dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán các hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán hay pháp luật về thuế, bao gồm có cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chính là một hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi mà tổ chức, cá nhân bán các hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho những người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm có cả số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và có một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chính là một hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Theo đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc là không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chính là một hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định về vấn đề lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, Điều này có quy định về lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp những dịch vụ sau khi mà nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi mà bán những hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số ở trên hóa đơn điện tử và gửi cho những người mua bằng phương thức điện tử theo đúng với thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
1.2. Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định về vấn đề xử lý hóa đơn có sai sót thì cách xử lý hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót như sau:
– Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho những người mua mà người mua hoặc là người bán phát hiện ra có sai sót thì xử lý như sau:
+ Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai về mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
++ Người bán thông báo cho những người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
++ Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót ( sẽ chỉ trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mà đã có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).
+ Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền đã ghi ở trên hóa đơn, sai về thuế suất, số tiền thuế hoặc hàng hóa ghi ở trên hóa đơn không đúng với quy cách, chất lượng thì sẽ có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
++ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.Nếu trong trường hợp người bán và người mua đã có các thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi mà lập hóa đơn điều chỉnh cho các hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó thì người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có các sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh các hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sẽ phải có dòng chữ chính là “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
++ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã có các sai sót trừ trường hợp là người bán và người mua đã có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi mà lập hóa đơn thay thế cho các hóa đơn đã lập có sai sót thì khi đó người bán và người mua lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót, sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập mà có sai sót phải có dòng chữ là “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Khi đó người bán phải ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho những hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua
+ Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng sẽ không được coi là những hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin là “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Những doanh nghiệp vận chuyển hàng không sẽ được phép thực hiện xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
– Trường hợp cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập mà có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để cho những người bán kiểm tra sai sót. Theo thời hạn thông báo thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm những tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Hết thời hạn thông báo mà người bán không có thông báo với cơ quan thuế thì khi đó cơ quan thuế phải tiếp tục thông báo lần 2 cho chính người bán. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thực hiện thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì thời điểm lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng về các mặt hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành về việc cung cấp dịch vụ không phân biệt trường hợp đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trong trường hợp những người đã cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp những dịch vụ thì thời điểm để lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là thời điểm thu tiền (không bao gồm cả trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tiền tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế hay thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì ở trường hợp này mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
THAM KHẢO THÊM:
