Khách trả lại hàng phải xử lý hóa đơn đã bán như thế nào?

1. Khách trả lại hàng phải xử lý hóa đơn đã bán như thế nào?

Việc trả lại hàng hóa xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau như hàng hóa không đúng số lượng, chất lượng dẫn đến người mua phải trả lại hàng cho người bán. Nhưng thực tế, hóa đơn mua bán hàng nếu như bên bán đã xuất cho bên mua thì phải được xử lý, điều chỉnh lại để phù hợp với thực tế hàng hóa.

Căn cứ khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp người mua hoặc người bán phát hiện sai sót hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua thì xử lý như sau:

(i) Đối với trường hợp sai thông tin mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng, xử lý như sau:

Một là, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã lập bị sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai thì phải ghi như sau: “ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Hai là, người bán thực hiện lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót (lưu ý trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót, khi đó người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót).

Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót ghi như sau: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Như vậy, theo các quy định trên thì khi bên mua hoàn trả lại hàng hóa cho bên bán thì phải lập hóa đơn trả hàng theo cách sau:

– Lập hóa đơn điện tử giao lại cho người bán.

– Hoặc lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập theo quy định.

2. Người bán hay người mua là bên xuất hóa đơn trả hàng:

Căn cứ tại Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh quy định như sau:

– Trường hợp cá nhân, tổ chức mua hàng hóa, nếu như người bán đã xuất hóa đơn còn người mua đã nhận được hàng tuy nhiên người mua phát hiện rằng hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng dẫn đến hậu quả trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa: như vậy bên người bán sẽ lập hóa đơn để hoàn trả lại hàng hóa theo hướng giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập.

(Lưu ý: người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng hóa bán trả lại).

Do đó, theo quy định trên thì khi hoàn trả lại hàng, người bán phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh.

3. Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại:

(1) Đối với trường hợp bên bán hạch toán hàng trả lại:

Thứ nhất, nếu doanh nghiệp thực hiện theo chế độ kế toán tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC:

– Bên bán xuất hóa đơn, giảm trừ doanh thu:

+ Nợ 5212: Giá trị hàng bán bị trả lại.

+ Nợ 33311: Thuế GTGT của số hàng bị trả lại.

+ Có 111/112/131: Số tiền phải trả lại cho bên mua.

– Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu:

+ Nợ 511.

+ Có 5212.

Thứ hai, nếu doanh nghiệp thực hiện theo chế độ kế toán tại Thông tư số 133/2016/TT-BTC:

– Nợ 511: Giá trị hàng bán bị trả lại.

– Nợ 3331: Thuế GTGT của số hàng bị trả lại.

– Có 131/111/112: Số tiền phải trả lại cho bên mua.

(2) Đối với trường hợp bên mua hạch toán hàng trả lại:

– Nợ 111/112/331: Số tiền nhận lại.

– Có 156/152/153/211…. giá trị hàng trả lại.

– Có 133: Thuế GTGT  của hàng trả lại.

4. Nội dung cơ bản phải có trên hóa đơn hàng trả lại:

Căn cứ Điều 10 Nghị định số 123/2020/NDD-CP quy định nội dung của hóa đơn bao gồm:

– Phải có thông tin tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

+ Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG.

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn: áp dụng theo quy định.

– Thông tin tên liên hóa đơn: được áp dụng cho hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Số hóa đơn:

+ Số hóa đơn: là số thứ tự thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

Số hóa đơn ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa là 08 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

Số hóa đơn lập theo thứ tự liên tục: từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

Lưu ý: số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn: áp dụng đối với tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử.

+ Nếu như số hóa đơn doanh nghiệp không lập theo nguyên tắc trên: hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

– Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán phải đúng với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

– Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua:

+ Người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế: thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

+ Người mua không có mã số thuế: không cần ghi nhận mã số thuế của người mua.

Lưu ý: bán hàng hóa, dịch vụ cho người nước ngoài đến Việt Nam: ghi nhận thông tin số hộ chiếu, hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng thay cho thông tin địa chỉ của người mua.

– Thông tin về tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; số tiền chưa bao gồm thuế; số tiền đã bao gồm thuế.

– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.

– Thông tin thời điểm lập hóa đơn.

– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

– Thông tin mã của cơ quan thuế.

– Thông tin phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

– Thông tin về tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn.

– Thông tin về chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP  ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Thông tư số 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng và nghị định số 209/2013/nđ-cp ngày 18/12/2013 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều luật thuế giá trị gia tăng.

Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.

Thông tư số 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

THAM KHẢO THÊM:

• Cách ghi hóa đơn đối với dịch vụ ăn uống, hoá đơn tiếp khách
• Quy định về cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn dịch vụ chính xác
• Trường hợp nào phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa?