Hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ cho doanh nghiệp

1. Hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ cho doanh nghiệp:

Chi phi hợp lý là một trong những thuật ngữ được sử dụng khà là nhiều trong hoạt động tính thuế của những doanh nghiệp. Có thể hiểu đây là một loại chi phí được trừ khi mà kế toán của doanh nghiệp thực hiện nếu việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mình. Khi doanh nghiệp hoạt động thì doanh nghiệp sẽ thường phát sinh các chi phí như sau: chi phí thuê văn phòng, chi phí để mua máy tính, máy in, chi phí thuê nhân viên, chi phí xăng xe, chi phí cho văn phòng phẩm,…. Những chi phí này cũng sẽ được coi là chi phí hợp lý khi đáp ứng được các điều kiện sau đây:

– Các khoản chi thực tế có sự phát sinh liên quan trực tiếp đến những hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

– Các khoản chi có các hóa đơn mua hàng, sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm cả VAT). Thêm vào đó là những chứng từ dùng để chứng minh cho việc thanh toán không sử dụng tiền mặt;

– Các khoản chi đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo các quy định của pháp luật.

Hoạch toán chi phí vé máy bay của doanh nghiệp được chia ra thành các trường hợp như là doanh nghiệp thực hiện trực tiếp mua vé máy bay từ Website thương mại điện tử hoặc là doanh nghiệp điều chỉnh các cá nhân tự đi mua vé và thanh toán bằng thẻ ATM hay alf thẻ tín dụng mang tên doanh nghiệp cá nhân. Cụ thể:

1.1. Doanh nghiệp trực tiếp thực hiện mua vé máy bay từ Website thương mại điện tử:

Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay từ Website thương mại điện tử cần các chứng từ sau:

– Hóa đơn thanh toán của chính hãng bay cho người lao động; 

– Lập quyết định cử đi công tác cho những người lao động; 

– Thẻ lên máy bay (còn gọi là boarding pass); 

– Những chứng từ kế toán mà không dùng tiền mặt; 

– Văn bản thể hiện được đầy đủ quy chế tài chính doanh nghiệp.

1.2. Doanh nghiệp điều chỉnh cá nhân tự đi mua vé máy bay:

Nếu trường hợp người lao động không giữ được thẻ lên máy bay thì cũng phải cần các chứng từ cụ thể sau: 

– Vé máy bay (hình thức điện tử); 

– Văn bản hoăc là giấy điều đi công tác hoặc quyết định cử công tác nếu có; 

– Hóa đơn nhận từ chính hãng vé máy bay; 

– Toàn bộ các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ;

– Văn bản thể hiện về quy chế tài chính tại doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh cá nhân tự đi mua vé và thanh toán bằng thẻ ATM hay là thẻ tín dụng mang tên doanh nghiệp cá nhân thì các chứng từ cần có để hợp thức hóa chi phí vé máy bay gồm có: 

– Vé máy bay để đi công tác; 

– Hóa đơn nhận lại được từ hãng bay; 

– Toàn bộ những chứng từ liên quan đến việc doanh nghiệp cử người đi công tác có sự xác nhận của chính doanh nghiệp các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác mà có xác nhận của doanh nghiệp; 

– Toàn bộ những chứng từ thanh toán không sử dụng hay là dùng tiền mặt của cá nhân; 

– Toàn bộ các chứng từ thanh toán bằng tiền vé của doanh nghiệp áp dụng cho cá nhân để mua vé

1.3. Mua vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài hoặc mua vé máy bay của các hãng nước ngoài:

Trường hợp mua vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài hoặc là mua vé máy bay của hãng nước ngoài thì khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi, chi phí đi lại, phục vụ cho ăn uống của chuyên gia nước ngoài được phía Việt Nam chi trả theo các quy định trong hợp đồng được tính vào chi phí được trừ. Đối với trường hợp là mua vé máy bay của hãng nước ngoài cho nhân viên công ty đi công tác, công ty phải có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế nhà thầu, thuế GTGT không phải khấu trừ đối với các hoạt động vận tải quốc tế.

Lưu ý rằng, chi phụ cấp tàu xe (máy bay) đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động thì sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.

Chi phí vé máy bay ở tại doanh nghiệp được hạch toán cụ thể như sau:

– Nợ TK 641, 642 – Tùy vào các mục đích mua vé máy bay mà cho vào tài khoản phù hợp.

– Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào mà được khấu trừ.

– Có TK 111, 112, 331.

2. Mua vé máy bay cho giám đốc điều hành đồng thời là chủ Công ty TNHH MTV có được trừ chi phí hợp lý:

Tại nội dung Công văn số 5421/CT-TTHT về việc trả lời chính sách thuế của cục thuế TP. Hà Nội như sau:

– Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính quy định về ácc chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN:

+ Trừ các khoản chi không được trừ pháp luật đã quy định, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện dưới đây:

++ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

++ Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo các quy định của pháp luật.

++ Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm có cả thuế GTGT) khi mà thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

– Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm có là chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể về những điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế về tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế về thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

+ Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do chỉ một cá nhân làm chủ); 

– Căn cứ Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (đã được thực hiện sửa đổi bổ sung tại Điều 11 Thông tư số 92/2015/TT-BTC) quy định về những khoản thu nhập phải chịu thuế gồm bao gồm có thu nhập từ khoản tiền lương, tiền công. Thu nhập từ khoản tiền lương, tiền công là thu nhập mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm có:

+ Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới những hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.

+ Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà chính người phải nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức:

++ Tiền nhà ở, điện, nước và các dịch vụ kèm theo (nếu có), không bao gồm có: những khoản lợi ích về nhà ở, điện nước và các dịch vụ kèm theo (nếu như có) đối với nhà ở do người sử dụng lao động xây dựng để cung cấp miễn phí cho những người lao động làm việc tại khu công nghiệp; …

++ Đối với khoản chi về phương tiện phục vụ đưa đón người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại thì sẽ không tính vào trong thu nhập chịu thuế của người lao động theo quy chế của đơn vị.

Căn cứ theo các quy định trên, trường hợp Giám đốc điều hành đồng thời người này cũng là chủ Công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) được Công ty thanh toán khoản tiền vé máy bay và khoản tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu được quy định tại ở trong Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty là khoản tiền có tính chất tiền lương, tiền công thì:

– Về thuế TNCN: khoản lợi ích mà chủ Công ty nhận được nêu ở trên không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của chủ Công ty.

– Về thuế TNDN, thuế GTGT: Công ty sẽ không được khấu trừ thuế GTGT, không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của công ty cho chủ công ty nêu trên.

Như vậy, có thể khẳng định được rằng, mua vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài hoặc mua vé máy bay của các hãng nước ngoài sẽ không được trừ chi phí hợp lý. 

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất 01/VBHN-VPQH 2023 hợp nhất Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

THAM KHẢO THÊM:

• Chi phí tiếp khách là gì? Cách hạch toán chi phí tiếp khách?
• Tài khoản ký quỹ là gì? Hướng dẫn hạch toán tài khoản ký quỹ?
• Cách định khoản, hạch toán tiền ăn trưa, ăn giữa ca cho người lao động