Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng điều lệ công ty hiện nay

1. Điều lệ công ty được hiểu như thế nào?

Trong việc vận hành của doanh nghiệp thì xây dựng điều lệ công ty có ý nghĩa quan trọng vì đây được xem là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nếu xảy ra trên thực tế. Điều lệ công ty sẽ có sự khác biệt nhất định, thể hiện được  đặc điểm riêng, với những mục đích kinh doanh và chiến lược định hướng kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể để định nghĩa về điều lệ công ty nhưng dựa trên vai trò của điều lệ thì có thể hiểu như sau:

Điều lệ công ty là một thỏa thuận được ký kết khi nhận được sự chấp thuận bởi các chủ sở hữu công ty, có thể là sự đồng thuận giữa những người sáng lập với nhau cũng như những người sáng lập với những người góp vốn (thành viên hợp danh, thành viên góp vốn vào công ty hợp danh, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, cổ đông), mục đích chính của việc xây dựng điều lệ là để xác lập các nội dung về danh tính công ty, cách thức thành lập, quy định về vấn đề góp vốn, xây dựng bộ máy tổ chức, cách thức tổ chức quản lý, hoạt động của công ty, cách thức công ty chấm dứt tồn tại và những nội dung khác;

Khoản 1 Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020 (LDN), Điều lệ công ty tồn tại ở hai dạng cơ bản: Điều lệ được xây dựng mới khi đăng ký thành lập công ty và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động sao cho phù hợp nhu cầu trên thực tế của doanh nghiệp. Hiện nay, các loại hình doanh nghiệp sau phải xây dựng điều lệ có thể kể đến sự hoạt động của công ty cổ phần; Công ty hợp danh; Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp tư nhân không phải trường hợp bắt buộc phải có điều lệ.

Như vậy, Xây dựng điều lệ doanh nghiệp không chỉ là nghĩa vụ thực hiện có ý nghĩa về mặt hình thức mà còn là cơ sở để đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm của từng thành viên hoặc cổ đông trong công ty được phân định một cách rõ ràng, cụ thể. Đây là văn bản quy định rõ ràng phạm vi quyền lợi cũng như nghĩa vụ của các cổ đông/thành viên trong công ty dựa trên sự thỏa thuận và các căn cứ theo luật khác, cũng là tiền đề nhằm tạo nên cơ chế hoạt động của mỗi doanh nghiệp theo đúng trình tự, thủ tục.

2. Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng điều lệ công ty hiện nay:

2.1. Xây dựng điều lệ không được trái với quy định pháp luật Việt Nam, cũng không được xâm phạm đến quyền lợi của các bên thứ ba:

Có thể khẳng định, trong mọi hoạt động thì thượng tôn pháp luật, tuân thủ Hiến pháp trở thành kim chỉ nam cho tất cả đối tượng, cũng như hoạt động được thực hiện trên lãnh thổ Việt Nam, điều này cũng không ngoại lệ với việc xây dựng điều lệ công ty.  Pháp luật cho phép Điều lệ được tự do thỏa thuận nội dung nhưng phải nằm trong sự quản lý và, theo khuôn khổ, hành lang pháp lý của Luật Doanh nghiệp và văn bản pháp luật liên quan.

Pháp luật tôn trọng những nội dung được xây dựng và tạo điều kiện tối đa như ban hành những quy định mở để Điều lệ có quy định điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty mình. Nhưng không vì thế mà điều lệ công ty có những điều khoản phá vỡ những mức tối đa hay tối thiểu do luật định.

2.2. Đề cao, tôn trọng việc xây dựng trên nguyên tắc tự nguyện, tự do thỏa thuận để quy định quyền và nghĩa vụ của các bên, tổ chức quản lý, hoạt động của công ty:

Khi thỏa thuận để thống nhất nội dung trong điều lệ thì cần phải tổ chức phiên họp, để các cá nhân có thẩm quyền đàm phán, thỏa thuận với nhau. Bên cạnh các quy định mà pháp luật đã thừa nhận thì Điều lệ công ty phải xác định rõ quyền và nghĩa vụ khác của các bên cũng như cách thức thực hiện nó để chi tiết hóa khi áp dụng vào thực tiễn.

Đây cũng chính là mấu chốt để điều lệ phát huy được tác dụng của mình khi có những mâu thuẫn phát sinh. Bởi nếu được thảo luận đề ra rõ ràng về cơ cấu quản lý công ty và thẩm quyền của người quản lý thì mới có cơ sở khách quan giải quyết mâu thuân, tránh xảy ra tình trạng lạm quyền hay tư lợi cá nhân gây thiệt hại cho công ty và thành viên hoặc cổ đông khác. 

2.3. Điều lệ công ty phải chứa đựng nội dung chủ yếu theo quy định pháp luật:

Những nội dung cơ bản khi doanh nghiệp xây dựng điều lệ đã được quy định cụ thể tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể như sau:

– Trong Điều lệ phải thể hiện được đầy đủ và chính xác tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);

– Nội dung nói đến ngành, nghề kinh doanh;

– Thông tin về vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần cũng không thể thiếu khi xây dựng điều lệ;

– Bên cạnh đó, cũng không thể thiếu họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Hoặc thể hiện được thông tin của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Khi đọc điều lệ thì nội dung phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh cũng phải được xuất hiện trong điều lệ. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;

– Để có sự phân định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của các cá nhân với nhau thì quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần cũng cần thể hiện rõ;

– Ghi nhận về cơ cấu tổ chức quản lý;

– Ngoài ra, để đảm bảo sự toàn vẹn, bao quát trong việc quản lý doanh nghiệp thì cần có thêm nội dung số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;

– Phải ghi nhận cả thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;

– Những vấn đề thể hiện được căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;

– Nếu phát sinh thêm tình huống là  thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần cũng phải thể hiện rõ trong điều lệ;

– Nội dung về nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;

– Trên thực tế doanh nghiệp có thể lường trước vấn đề giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty nên cũng có thể ghi nhận trường hợp này để có cơ sở áp dụng thực hiện theo;

– Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

2.4. Điều lệ khi được thông qua phải có sự đồng thuận của các thành viên sáng lập:

Nguyên tắc này được ghi nhận để hỗ trợ về tính pháp lý của điều lệ khi được xây dựng, bởi như đã trình bày thì việc xây dựng hoàn toàn dựa trên ý chí chấp thuận của tất cả những người sáng lập ra công ty. Một khi tất cả các cá nhân đã chấp thuận thông qua điều lệ thì phải tôn trọng và nghiêm túc thực hiện theo những gì đã được thỏa thuận với nhau.  Sau này khi có bất kì vấn đề gì phát sinh thì các thành viên hoặc cổ đông cũng không lấy lí do là mình không hay biết về việc soạn thảo Điều lệ để mà khởi kiện đòi bồi thường hay yêu cầu tuyên bố Điều lệ vô hiệu.

Vì vậy, Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp thông thường sẽ ghi nhận cả họ, tên và chữ ký của những người sau đây: Các thành viên hợp danh đối với Công ty hợp danh; Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với Công ty TNHH một thành viên; Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên; hoặc cá nhân đang là cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với Công ty cổ phần.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

Luật Doanh nghiệp năm 2020.

THAM KHẢO THÊM:

• Mẫu điều lệ công ty
• Quy trình sửa đổi và bổ sung điều lệ công ty cổ phần, TNHH
• Điều lệ công ty tiếng Anh là gì?