Hồ sơ xây dựng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, theo dõi và giám sát quá trình thi công và hoàn thành công trình. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về thời gian lưu trữ hồ sơ. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng.
Mục lục bài viết
1. Thời gian lưu trữ hồ sơ xây dựng là bao nhiêu lâu?
Thời gian lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng hạng A,B,C được quy định tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP như sau:
Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng là tập hợp các tài liệu, bản vẽ, mô tả chi tiết về quá trình thi công và nghiệm thu công trình. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý, vận hành, bảo trì và sửa chữa công trình sau khi hoàn thành. Theo đó, khi lập hồ sơ công trình xây dựng, chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình theo quy định tại Phụ lục VIb Nghị định 06/2021/NĐ-CP. Đồng thời, hồ sơ phải được lập trước khi đưa công trình vào khai thác, vận hành.
Ví dụ như: Công ty Cổ phần Xây dựng A hoàn thành thi công tòa nhà văn phòng B. Sau khi nghiệm thu, chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình trước khi đưa tòa nhà vào sử dụng.
Trong trường hợp lập hồ sơ, chủ đầu tư (người lập hồ sơ) cần lưu ý:
– Lập một lần chung cho toàn bộ dự án nếu các công trình (hạng mục công trình) được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm.
– Lập riêng cho từng công trình (hạng mục công trình) nếu đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau.
Ví dụ như: Dự án khu đô thị C gồm 2 giai đoạn. Giai đoạn 1 bao gồm nhà ở và công trình thương mại được đưa vào sử dụng năm 2024. Giai đoạn 2 bao gồm trường học và bệnh viện được đưa vào sử dụng năm 2025. Chủ đầu tư có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình chung cho giai đoạn 1 và lập riêng hồ sơ cho giai đoạn 2.
Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.
Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C. Và thời gian này được tính kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
Như vậy, theo quy định nêu trên thời gian lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.
2. Công trình xây dựng đưa vào sử dụng từng phần thì chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình như thế nào?
Công trình xây dựng đưa vào sử dụng từng phần thì chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình được quy định tại khoản 4 Điều 27 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 11 Nghị định 35/2023/NĐ-CP như sau:
Việc bàn giao hạng mục công trình, công trình xây dựng được thực hiện theo quy định tại Điều 124 Luật số
Về hồ sơ quản lý, vận hành và bảo trì công trình, chủ đầu tư có trách nhiệm lập 01 bộ hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì công trình theo quy định tại Phụ lục IX Nghị định này. Hồ sơ này được bàn giao cho chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình khi tổ chức bàn giao hạng mục công trình, công trình xây dựng. Chủ sở hữu hoặc người quản lý, sử dụng công trình có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ này trong suốt quá trình khai thác, sử dụng.
Trong trường hợp đưa công trình vào sử dụng từng phần, chủ đầu tư có trách nhiệm:
– Lập hồ sơ hoàn thành công trình.
– Lập và bàn giao hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành, bảo trì công trình đối với phần công trình được đưa vào sử dụng.
Như vậy, theo quy định trên công trình xây dựng vào sử dụng từng phần thì chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình đối với phần công trình được đưa vào sử dụng.
3. Trình tự quản lý thi công xây dựng công trình được thực hiện như thế nào?
Trình tự quản lý thi công xây dựng công trình được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Nghị định 06/2021/NĐ-CP như sau:
Ví dụ: Quá trình xây dựng một ngôi nhà bao gồm các bước sau:
– Tiếp nhận mặt bằng:
Chủ đầu tư bàn giao mặt bằng cho nhà thầu thi công sau khi đã hoàn tất các thủ tục pháp lý và giải phóng mặt bằng. Khi đó, Nhà thầu tiến hành san lấp mặt bằng, dựng rào chắn, bố trí các khu vực thi công và tập kết vật liệu.
– Quản lý vật liệu:
Nhà thầu có trách nhiệm kiểm tra chất lượng, xuất xứ và bảo quản vật liệu xây dựng theo đúng quy định.Vật liệu phải được sử dụng đúng mục đích và đảm bảo an toàn trong quá trình thi công.
– Quản lý thi công:
Nhà thầu có trách nhiệm tổ chức thi công theo đúng bản vẽ thiết kế, hồ sơ kỹ thuật và tiến độ đã cam kết. Cần đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường và phòng cháy chữa cháy trong quá trình thi công.
– Giám sát thi công:
Chủ đầu tư có trách nhiệm giám sát tiến độ, chất lượng thi công và nghiệm thu các hạng mục công trình. Đơn vị giám sát thi công do chủ đầu tư thuê có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá và báo cáo về chất lượng công trình.
– Giám sát tác giả:
Tác giả thiết kế có trách nhiệm giám sát việc thi công công trình để đảm bảo tuân thủ theo bản vẽ thiết kế. Kiến trúc sư, kỹ sư thiết kế cần phối hợp với nhà thầu để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.
– Thí nghiệm và kiểm định:
Thực hành thí nghiệm đối chứng, thử nghiệm khả năng chịu lực và kiểm định xây dựng được thực hiện để đảm bảo chất lượng công trình. Việc thí nghiệm và kiểm định phải được thực hiện bởi các đơn vị có đủ năng lực và uy tín.
– Nghiệm thu công trình:
Công trình được nghiệm thu theo từng giai đoạn, hạng mục và khi hoàn thành toàn bộ. Việc nghiệm thu phải được thực hiện bởi hội đồng nghiệm thu có đủ thẩm quyền và tuân thủ theo quy định.
– Kiểm tra nghiệm thu:
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể tiến hành kiểm tra công tác nghiệm thu để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác.
– Lập và lưu trữ hồ sơ:
Nhà thầu có trách nhiệm lập hồ sơ hoàn thành công trình bao gồm đầy đủ các tài liệu liên quan. Hồ sơ được lưu trữ tại chủ đầu tư và các cơ quan chức năng theo quy định.
– Hoàn trả mặt bằng:
Sau khi hoàn thành công trình, nhà thầu có trách nhiệm thu dọn vật liệu, thiết bị và trả lại mặt bằng cho chủ đầu tư. Đồng thời, Nhà thầu bàn giao công trình cho chủ đầu tư sau khi hoàn tất nghiệm thu và hoàn trả mặt bằng. Biên bản bàn giao ghi nhận đầy đủ tình trạng công trình và các cam kết bảo hành
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng;
Nghị định Số 35/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của bộ xây dựng.
THAM KHẢO THÊM:
