Bản sao Giấy khai sinh có giá trị như bản gốc không?

1. Bản sao Giấy khai sinh có giá trị như bản gốc không?

Tại Việt Nam thì giấy khai sinh là một giấy tờ quan trọng của mỗi công dân, cá nhan nào khi sinh ra cũng phải thực hiện thủ tục để xin cấp giấy khai sinh, giá trị của văn bản này có tính pháp lý như một giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi thông tin cá nhân, lý lịch của bản thân phải dựa trên thống tin của giấy tờ này để làm những giấy tờ khác trong suốt thời gian sinh sống cũng như khi mất đi (giấy khai tử); Vì vậy, nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh thì cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Nội dung này cũng đã được khẳng định tại Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của Giấy khai sinh, theo đó: Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân;  Tất cả hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó; Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sinh của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực cụ thể như sau:

– Cá nhân vì một có hoạt động, giao dịch cần bản sao giấy khai sinh thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

– Quy định này cũng đã khẳng định bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

– Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Có thể thấy, bản sao Giấy khai sinh của cá nhân được cấp ở cơ quan có thẩm quyền và thủ tục yêu cầu hợp lệ thì sẽ có giá trị pháp lý như bản gốc trong các giao dịch, thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Lưu ý: bản sao Giấy khai sinh khi photo phải được chứng thực từ bản gốc thì mới được sử dụng thay thế.

2. Để có thể xin cấp trích lục bản sao giấy khai sinh thì cá nhân cần làm gì?

Căn cứ theo Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 13 Nghị định 104/2022/NĐ-CP quy định về xuất trình, nộp giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch, như sau:

– Cá nhân có yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch thì cần cầm theo bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân;

– Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải tuân thủ việc nộp bản chính Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ thay Giấy chứng sinh theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 của Luật Hộ tịch; khi tiến hành đăng ký khai tử phải nộp bản chính Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử theo quy định tại Khoản 1 Điều 34 của Luật Hộ tịch và tại Khoản 2 Điều 4 của Nghị định này; còn trong trường hợp đăng ký kết hôn phải nộp bản chính Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Mục 3 Chương III của Nghị định này;

– Một số loại giấy tờ bằng tiếng nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam thì bắt buộc phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật;

– Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước có chung đường biên giới với Việt Nam (sau đây gọi là nước láng giềng) lập, cấp, xác nhận sử dụng để đăng ký hộ tịch theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 7 của Luật Hộ tịch được miễn hợp pháp hóa lãnh sự; dịch ra tiếng Việt và có cam kết của người dịch về việc dịch đúng nội dung;

– Cùng với đó là Bản sao giấy tờ trong hồ sơ đăng ký hộ tịch là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc chứng thực từ bản chính theo quy định của pháp luật; trường hợp người yêu cầu nộp bản sao không được chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

3. Giấy khai sinh được xếp vào loại giấy tờ sử dụng có thời hạn hay là không thời hạn?

Giấy khai sinh hay bản sao giấy khai sinh trong một số trường hợp là giấy tờ bắt buộc mà cá nhân cần chuẩn bị.  Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao có 02 loại khác nhau, có thể kể đến:

– Bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc là bản sao được cấp từ sổ gốc, do cơ quan đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc; Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

– Bản sao Giấy khai sinh có chứng thực là bản sao do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Liên quan đến thời hạn sử dụng của giấy khai sinh thì pháp luật Việt Nam không quy định về thời hạn sử dụng loại giấy tờ này. Đây được xem là một trong điểm khác biệt giữa giấy tờ này với Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân bởi thời hạn sử dụng giấy tờ nêu trên chỉ có thời hạn 06 tháng.

Cá nhân có thẩm quyền trong các thủ tục hành chính tiếp nhận bản sao phải thực hiện các trách nhiệm của mình mà không được gây cản trở về các hoạt động yêu cầu hợp pháp. Theo đó, khi sử dụng, tiếp nhận bản sao, Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã liệt kê ra các nguyên tắc thực hiện như:

– Đối với trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; Người thực hiện việc đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

– Khi tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.

Như vậy, giấy khai sinh của cá nhân khi được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền không có thời hạn sử dụng, cá nhân có thể sử dụng trong bất kỳ giai đoạn nào.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ: Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

– Nghị định số 104/2022/NĐ-CP của Chính phủ: Sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến việc nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy khi thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công.