Có thể bổ sung hợp đồng nguyên tắc sau đóng thầu không?

1. Có thể bổ sung hợp đồng nguyên tắc sau đóng thầu không?

Hiện nay, trên thực tế đa số hồ sơ mời thầu thông thường sẽ quy định trong khoảng thời gian từ 03 đến 05 ngay sau thời điểm đóng thầu, nếu như các nhà thầu phát hiện thấy thiếu hồ sơ để có thể chứng minh năng lực kinh nghiệm thì các nhà thầu sẽ được phép tự bổ sung các loại tài liệu và giấy tờ kèm theo, bên mời thầu sẽ phải có trách nhiệm tiếp nhận và đánh giá các loại hồ sơ tài liệu này như một phần của hồ sơ dự thầu. Việc bổ sung hồ sơ ngay sau thời điểm đóng thầu thông thường rất ít khi xảy ra, trừ trường hợp các nhà thầu không chuẩn bị kịp thời hồ sơ dự thầu hoặc thiếu một số tài liệu giấy tờ do vấn đề thời gian chưa thể chuẩn bị. Nhiều người hiện nay đặt ra câu hỏi: Có thể bổ sung hợp đồng nguyên tắc sau đóng thầu hay không? Để trả lời được câu hỏi này thì cần phải tìm hiểu quy định của pháp luật về đấu thầu.

Trước hết, hợp đồng nguyên tắc trong hoạt động đấu thầu được xem là một loại hợp đồng mà các bên tham gia quá trình đấu thầu ký kết để thiết lập nên các điều kiện cơ bản và nguyên tắc áp dụng chung. Hợp đồng nguyên tắc được xem là giai đoạn quan trọng trong quá trình chuẩn bị và tổ chức đấu thầu để đảm bảo rằng, các bên trong quan hệ đúng thầu đều hiểu rõ và chấp nhận các điều kiện cơ bản của quá trình đấu thầu. Thông thường trên thực tế, hợp đồng nguyên tắc sẽ được áp dụng khi các bên vẫn chưa thể đạt được thỏa thuận về hợp đồng chính thức và đang trong giai đoạn tìm hiểu, đàm phán, thẩm định. Đây được coi là cơ sở để tiếp tục quá trình đàm phán và đưa ra đề xuất, phản hồi của các bên trong quan hệ đủ thầu. Đồng thời, hợp đồng nguyên tắc cũng là một công cụ giới thiệu về các dự án và nhu cầu của bên mời thầu. Hợp đồng nguyên tắc thông thường sẽ chứa đựng các thông tin quan trọng như mục tiêu của dự án, tiêu chí đánh giá dự án, phạm vi công việc, thời gian thực hiện, yêu cầu về chất lượng, tiến độ, giá cả, và các điều kiện thanh toán. Hợp đồng nguyên tắc thông thường sẽ được xem xét vô cùng kỹ lưỡng và cẩn thận trước khi ký kết, có thể được sử dụng giống như một cơ sở để xây dựng các hợp đồng chi tiết sau đó, sau khi đơn vị trúng thầu đã được chọn.

Về vấn đề bổ sung tài liệu giấy tờ và làm rõ hồ sơ dự thầu, căn cứ theo quy định tại Điều 51 của Văn bản hợp nhất 2187/VBHN-BKHĐT năm 2021 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành hợp nhất Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư, có quy định về nguyên tắc làm rõ hồ sơ dự thầu. Cụ thể như sau:

– Sau khi mở thầu, các nhà đầu tư sẽ phải có trách nhiệm và có nghĩa vụ làm rõ hồ sơ dự thầu khi bên mời thầu có yêu cầu và yêu cầu đó là phù hợp;

– Sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ phải có trách nhiệm tiếp nhận các loại tài liệu làm rõ, bổ sung cho các loại tài liệu, chứng minh tư cách hợp lệ, chứng minh năng lực và kinh nghiệm của các nhà đầu tư khi nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu còn thiếu thông tin, tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm đã có của mình nhưng chưa được nộp cùng với hồ sơ dự thầu trước đó. Các tài liệu này được coi là một phần của hồ sơ dự thầu;

– Việc làm rõ đối với các nội dung về tư cách hợp lệ, khả năng kinh nghiệm, năng lực cần phải đảm bảo nguyên tắc không làm thay đổi bản chất về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của các nhà đầu tư tham gia quá trình dự thầu. Việc làm rõ đối với các nội dung đề xuất về kĩ thuật tài chính thương mại được nêu trong hồ sơ dự thầu của các nhà đầu tư cũng cần phải đảm bảo nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp trước đó;

– Việc làm rõ chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và các nhà đầu tư có hồ sơ dự thầu cần phải đặt rõ. Nội dung làm rõ trong hồ sơ dự thầu cần phải được thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản giống như một phần không thể thiếu của hồ sơ dự thầu.

Có thể nói, việc làm rõ hồ sơ dự thầu và bổ sung các loại tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm sau thời điểm đóng thầu là một trong những quyền lợi của các nhà thầu trong quá trình dự thầu. Vì vậy cho nên, có thể bổ sung hợp đồng nguyên tắc sau khi đóng thầu, hành vi này là phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu.

2. Trình tự, thủ tục bổ sung hợp đồng nguyên tắc sau đóng thầu: 

Căn cứ theo quy định tại Văn bản hợp nhất 2187/VBHN-BKHĐT năm 2021 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành hợp nhất Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư, trình tự và thủ tục làm rõ hồ sơ dự thầu, trong đó có hoạt động bổ sung hợp đồng nguyên tắc sau đóng thầu được thực hiện như sau:

– Bên mời thầu sẽ gửi văn bản đề nghị làm rõ hồ sơ dự thầu đến nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ phù hợp với quy định của pháp luật;

– Nhà thầu gửi văn bản làm rõ kèm theo các tài liệu, giấy tờ có liên quan theo yêu cầu của bên mời thầu;

– Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu như các nhà thầu phát hiện ra hồ sơ dự thầu còn thiếu các loại tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình thì các nhà thầu sẽ được phép gửi thêm các loại tài liệu đó đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm đó.

Các bên có thể thực hiện thông qua nhiều cách thức khác nhau. Có thể nộp trực tiếp tại trụ sở của bên mời thầu hoặc nộp thông qua hệ thống bưu chính viễn thông. Trong trường hợp xét thấy quá trình bổ sung bao gồm đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật thì sẽ tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ bổ sung còn thiếu thì ra yêu cầu bổ sung thêm sao cho phù hợp với quy định của pháp luật. Về thời hạn giải quyết, sẽ được thực hiện theo yêu cầu của bên mời thầu, được thực hiện trong thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên cần phải lưu ý, quá trình làm rõ hồ sơ dự thầu sẽ chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và các nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ, việc làm rõ trong trường hợp này là vô cùng cần thiết, đồng thời cần phải đảm bảo nguyên tắc không làm thay đổi bản chất cơ bản của các nhà thầu trong quá trình tham gia dự thầu, nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu cũng cần phải được thể hiện bằng văn bản, bắt buộc phải được bên mời thầu bảo quản giống như một phần không thể thiếu của hồ sơ dự thầu.

3. Nguyên tắc điều chỉnh hợp đồng với các nhà thầu: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 70 của Luật đấu thầu năm 2023 có quy định về nguyên tắc điều chỉnh hợp đồng với các nhà thầu. Cụ thể như sau:

– Việc điều chỉnh hợp đồng phải được thể hiện trong văn bản hợp đồng, văn bản thỏa thuận về điều kiện của hợp đồng;

– Việc điều chỉnh hợp đồng sẽ chỉ được áp dụng trong thời gian hợp đồng còn hiệu lực trên thực tế;

– Việc điều chỉnh giá của hợp đồng sẽ chỉ được thực hiện đối với hợp đồng có đơn giá cố định, hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh và loại hợp đồng theo thời hạn;

– Giá hợp đồng sau khi thực hiện hoạt động điều chỉnh cần phải đảm bảo không vượt quá giá gói thầu hoặc dự toán đã được phê duyệt bởi chủ thể có thẩm quyền. Trong trường hợp dự án và dự toán mua sắm bao gồm nhiều gói thầu khác nhau, tổng giá hợp đồng sau khi điều chỉnh cần phải đảm bảo không được vượt quá tổng mức đầu tư, dự toán mua sắm đã được phê duyệt bởi chủ thể có thẩm quyền;

– Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, việc điều chỉnh đơn giá sẽ được thực hiện kể từ thời điểm phát sinh yếu tố làm thay đổi giá cả, và chỉ được áp dụng đối với khối lượng được thực hiện theo đúng tiến độ quy định trong hợp đồng;

– Tiến độ thực hiện hợp đồng sẽ chỉ được điều chỉnh trong trường hợp: Sự kiện bất khả kháng, không liên quan đến vi phạm hoặc sơ suất của các bên tham gia hợp đồng; Có sự thay đổi phạm vi công việc, thay đổi thiết kế, biện pháp thi công do yêu cầu khách quan làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng; việc bàn giao mặt bằng không phù hợp với thỏa thuận của các bên trong hợp đồng tố gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng mà không do lỗi của các nhà thầu gây ra;

– Trường hợp điều chỉnh tiến độ thực hiện hợp đồng mà không làm kéo dài tiến độ hoàn thành dự án thì các bên tham gia hợp đồng đã thỏa thuận thống nhất với nhau về quá trình điều chỉnh. Trường hợp điều chỉnh tiến độ thực hiện hợp đồng làm kéo dài tiến độ hoàn thành dự án thì cần phải lập tức báo cáo với người có thẩm quyền để xem xét và ra quyết định cuối cùng.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Luật Đấu thầu năm 2023;

– Văn bản hợp nhất 2187/VBHN-BKHĐT năm 2021 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành hợp nhất Nghị định quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư.