Sao y bản chính, công chứng là hoạt động diễn ra khá phổ biến trong đời sống của con người, nhiều người thường nhầm lẫn sao y với công chứng. Vậy, sao y bản chính và công chứng có giống nhau hay không?
Mục lục bài viết
1. Sao y bản chính và công chứng có giống nhau hay không?
Sao y bản chính, công chứng là một trong những hoạt động phổ biến diễn ra trong lĩnh vực công chứng. Hoạt động này thông thường được người dân hoặc các doanh nghiệp sử dụng khi thực hiện các giao dịch, ký kết hợp đồng thường xuyên. Sao y công chứng tưởng chừng có những điểm giống nhau nhưng trên thực tế vẫn có những yếu tố phân định rõ ràng.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng thì công chứng được hiệu là hoạt động của công chứng viên trong một tổ chức hành nghề công chứng công việc đó là chứng nhận tính xác thực hợp pháp của hợp đồng hoặc các giao dịch dân sự khác bằng văn bản ( sẽ là hợp đồng hoặc các giao dịch hợp pháp) đồng thời cũng là cá nhân xác thực tính chính xác hợp pháp không trái đạo đức xã hội của những bản dịch giấy tờ các văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ từ nước ngoài sang tiếng Việt Nam mà theo quy định của pháp luật phải bắt buộc thành thành công chứng. Ở trong một số trường hợp các cá nhân tổ chức nhận thấy sự cần thiết của việc công chứng thì có thể tự nguyện yêu cầu công chứng mặc dù không bị bắt buộc theo quy định pháp luật
Bên cạnh đó, sao y lại là một trong những điều khoản nằm trong sự điều chỉnh của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì bản sao y được hiểu là bản sao đầy đủ chính xác nội dung của bản gốc hoặc các bản chính văn bản và bản sao y phải được trình bày theo thể thức và kỹ thuật đúng quy định. Sao y bao gồm việc sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy; sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy; Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
+ Theo quy định thì sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính của văn bản giấy sang giấy;
+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy sẽ được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy; + Trong trường hợp tiến hành sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử sẽ thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan tổ chức.
Với những nội dung nêu trên, có thể dễ dàng phân biệt bản sao y và công chứng có những điểm khác nhau cơ bản như sau:
Thứ nhất, sao y là hoạt động của cơ quan tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đầy đủ chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản. Những văn bản giấy tờ phổ biến tiến hành việc sao y có thể kể đến như sau khi căn cước công dân chứng minh nhân dân hộ chiếu… Có thể khẳng định sao y là một bản sao có chứng thực;
Còn đối với công chứng thì hoạt động này với mục đích là xác nhận tính xác thực hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản. Một số các lĩnh vực diễn ra việc công chứng như tiến hành công chứng di chúc, tặng cho, chuyển nhượng quyền sử dụng đất và bản chất của công chứng thì là việc công nhận tính xác thực nội dung được yêu cầu công chứng.
2. Một số sai lầm thường gặp khi tiến hành việc sao y và công chứng:
Sao y và công chứng là một trong những hoạt động được thực hiện bởi cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền thực hiện được nhà nước cấp phép. Mặc dù những cá nhân thực hiện các hoạt động này phải đảm bảo về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm, trên thực tế khi thực hiện sao y, công chứng cũng không thể tránh khỏi những lỗi phổ biến diễn ra như sau:
Thứ nhất, phải kể đến đó là việc cá nhân tiến hành sao y, công chứng nhưng không kiểm tra thông tin qua tài liệu gốc dẫn đến tình trạng bản sao y không đúng với các thông tin và bản gốc đã cung cấp cũng như trong một số trường hợp bị thiếu thông tin quan trọng.
Hiện nay, việc chứng minh và xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền và các thông tin vẫn còn gặp nhiều khó khăn thậm chí là có thể tiến hành hoạt động này nhưng một số cá nhân lơ là trong thực hiện công việc mà không tuân thủ quy định về việc chứng minh xác nhận nội dung sao y hoặc công chứng;
Thứ hai, phải kể đến lỗi hay vi phạm đó là không tuân theo quy định của pháp luật về sao y và công chứng. Liên quan đến việc sao y, công chứng phải tuân thủ theo đúng quy định trong mỗi hình thức khác nhau. Cá nhân có trách nhiệm trong sao y, công chứng phải thực hiện quyền và nghĩa vụ đã được ghi nhận; Nếu không tuân theo quy định của pháp luật hoặc không tìm hiểu kỹ nội dung quy định của pháp luật dẫn đến việc bản sao hoặc giấy công chứng không có giá trị pháp lý thì sẽ gây ảnh hưởng lớn đến quyền lợi của người yêu cầu sao y và công chứng. Cũng đem đến rắc rối cho các cá nhân tiến hành về sau công chứng vì có sự thoát trách.
3. Hoạt động sao y văn bản giao dịch được thực hiện ở đâu?
Hoạt động sao y hay còn gọi là chứng thực bản sao so với bản chính có thể được thực hiện tại những địa điểm được nêu tại Điều 5
– Cá nhân có yêu cầu sao y các văn bản giấy tờ có thể đến Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ hoặc các văn bản do cơ quan được cấp hoặc chứng nhận ở Việt Nam hoặc được chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài;
– Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn cũng là một trong những cơ quan có trách nhiệm thực hiện hoạt động sao y nếu có yêu cầu từ cá nhân, tổ chức. Cơ quan này sẽ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
– Cơ quan đại diện bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài sẽ chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản cho các cơ quan dưới đây cấp bậc chứng nhận: bao gồm các cơ quan của Việt Nam, cơ quan của nước ngoài hoặc của Việt Nam liên kết với nước ngoài;
– Tùy thuộc vào yêu cầu, cũng như các văn bản giấy tờ yêu cầu sao y thì có thể tiến hành tại tổ chức hành nghề công chứng bao gồm văn phòng công chứng và phòng công chứng tư nhân. Tổ chức hành nghề công chứng sẽ tiến hành chứng thực bản sao từ bản chính giấy vào văn bản do các cơ quan dưới đây: cấp chứng nhận bao gồm: Các cơ quan của Việt Nam, của nước ngoài hoặc của Việt Nam liên kết nước ngoài;
Có thể thấy, pháp luật cho phép cá nhân là người có nhu cầu sao y có thể lựa chọn một trong những địa điểm nêu trên để tiến hành về chứng thực bản sao; những địa điểm được cá nhân lựa chọn sao y có thể ưu tiên những địa điểm thuận tiện nhất đối với người yêu cầu, không hề có sự phân biệt về nơi thường trú tạm trú hoặc các quận, huyện, thị xã, tỉnh thành khác nhau.
Lưu ý rằng: việc sao y có thể lựa chọn thực hiện trực tiếp tại trụ sở hoặc tiến hành online để tiết kiệm thời gian nhất. Quy định về sao y điện tử hiện nay đã được quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ và đây là thủ tục mà cơ quan tổ chức có thẩm quyền sẽ căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao online là đúng với bản chính.
Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực online cũng là những cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính trực tiếp và được nêu tại Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Hỗ trợ cho quá trình sao y online thì cá nhân có yêu cầu có thể truy cập vào trang web của cộng dịch vụ công quốc gia để hoàn tất việc sao y online.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng;
– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Về công tác văn thư;
– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ: Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
